Kuidas valida raamatupidamisteenust?

Alustaval väikefirmal on mõttekam raamatupidamisteenust sisse osta, kuna nii säästetakse oluliselt raha.

Vastsed ärijuhid seavad tavaliselt oma ettevõttele ka teatud eesmärgid ? kasum, käive, klientide arv, turuosa jne. Raamatupidamist sisse seades tuleb silmas pidada ettevõtte põhieesmärki ning teha oma otsused sellest johtuvalt.

Alustuseks tuleb vastata mitmele põhimõttelisele küsimusele:

Mis on firma raamatupidamise eesmärk ja missugused vahendid valida selle saavutamiseks?Kas palgata raamatupidaja või osta teenus väljastpoolt?Missugune pakutavatest raamatupidamisteenustest on firmale sobivaim?

Tinglikult võib raamatupidamise eesmärgid jagada kolme suurde rühma:

Raamatupidamine maksuameti jaoks. Tõenäoliselt 1/3 maksuametile deklaratsioone esitavatest firmadest tegeleb raamatupidamisega ainult põhjusel, et mitte seadusega vastuollu minna.

Tegemist on suhteliselt väikeste firmadega, kus praktiliselt kogu informatsioon asub juhi peas. Reeglina puudub vajadus jälgida jooksvalt kasumiaruannet, bilanssi või maksmata arveid. Sellisel juhul on tavaliselt ettevõtte raamatupidamiskulud vahemikus 1500 kuni 3500 krooni kuus ning kasutatakse raamatupidamisteenuse sisseostmist.

Kui toimiva firma puhul kulutatakse alla 1500 krooni kuus, tuleks vaadata kriitiliselt, kas tõesti on väga vähe tööd või on raamatupidamisfirma töötajate kvalifikatsioon nii madal, et see ei võimalda rohkemat küsida. Viimasel juhul võib iga kuu kokku hoitud 300 krooni tuua teile kolme aasta pärast maksuameti ettekirjutuse tasuda tunduvalt suurem summa.

Raamatupidamine juhtimisinformatsiooni saamiseks. Kui äritegevuse haare ületab ülalmainitu, kujuneb oskus elementaarsel tasemel bilanssi ja kasumiaruannet lugeda eduka tegevuse eelduseks.

Ettevõttel võib olla suur bilansiline kasum, kuid sellest hoolimata on puudu käibevahenditest (tavaliselt põhjuseks suur laoseis või ostjate poolt maksmata arved). Põhjust teadmata ei ole võimalik midagi ette võtta. See saab reeglina selgeks bilanssi- ja kasumiaruannet lugedes.

Juhtimisinformatsiooni vajavad firmajuhid peavad raamatupidamise sisseseadmisel arvestama, et klassikaline raamatupidamisteenuse sisseostmine seab nende tegevusele tõenäoliselt mingid piirangud. Seetõttu peab valima kahe variandi vahel:

a) raamatupidamisteenuse sisseostmisel kaotatakse operatiivsus ja ülevaade toimuvast, kuid võidetakse oluliselt kulutustes.b) ise raamatupidamist korraldades ollakse tõenäoliselt olukorra peremees, kuid mis hinnaga?

Vaatame mõlema variandi kulusid eraldi:

a) siia kategooriasse kuuluvate ettevõtete kulud raamatupidamisteenuse sisseostmiseks algavad tavaliselt 3000 kroonist ega ületa üldiselt 20 000 krooni.b) piisavalt kvalifitseeritud raamatupidaja soovib Tallinna piires saada vähemalt 10 000 krooni kuus, mis teeb brutopalgaks ca 17 500 krooni kuus. Rusikareegli järgi arvestatakse ettevõtte raamatupidamiskuludeks kahekordne raamatupidamiseks kuluv brutopalk, mis teeb 35 000 krooni kuus. Samuti ei tohi unustada raamatupidaja töökoha loomist ? minimaalselt 50 000 krooni.

Kumb valida? Otsustamise üheks aluseks võiks olla järgmine valem: kui raamatupidamisega ise tegeledes tõuseb ettevõttele rohkem tulu, kui hoitakse kokku raamatupidamise sisseostmise teel, siis tasub raamatupidajat palgata, vastasel juhul ostke teenus väljastpoolt.

Raamatupidamine äritegevuse analüüsiks ja kliendiprofiilide loomiseks. Kui ettevõtte majandustegevuse haare ületab teatud piiri, muutub raamatupidamises olev informatsioon ning selle töötlemine strateegiliselt tähtsaks. Sellistel ettevõtetel õnnestub harva vastavat teenust sisse osta. Siiski esineb näiteid, kus seda lahendust rakendatakse. Eestis selles sektoris veel tõsiseltvõetavaid pakkumisi ei ole.

Tinglikult võib Eestis pakutavad raamatupidamisteenused jagada järgnevalt:

1. Deklaratsioonide esitamine majandustegevust mitteomava firma kohta.

Vaatamata näilisele lihtsusele unustavad ärijuhid tihti nulldeklaratsioonid esitamata. Seaduse järgi on maksuametil õigus teha selle kohta ettekirjutus. Kui äriühingu dokumentatsiooni korrektsus on oluline, tasub see teenus sisse osta korralikult raamatupidamisfirmalt.

2. Klassikaline raamatupidamisteenus

Kõige enam levinud raamatupidamisteenuse vorm, mida kasutavad tuhanded ettevõtted. Vaatamata suhtelisele odavusele on oluliseks puuduseks finantsinformatsiooni jõudmine suure hilinemisega (4?7 nädalat) ettevõtte juhtkonnani.

Samuti tekib algdokumentide üleandmisega raamatupidamisfirmale tihti viivitusi ja arusaamatusi. Enamikule väikeetevõtjatest on see seni ainuke võimalus oma raamatupidamist mõistlikus korras hoida.

3. Online (veebipõhine) raamatupidamine

Tegemist on pigem interneti keskkonnaga arvete väljastamiseks ja lihtsamaks raamatupidamiseks. Tasub meeles pidada, et vaatamata nimele online on tegemist pigem võimalusega mingisugust internetipõhist raamatupidamistarkvara kasutada. Olulise osa tööst teeb ikka lõpuks inimene (raamatupidaja). Programm ega arvuti ei suuda sisuliste otsuste tegemisel tihti inimest asendada. Raamatupidamisteenuse lepingu peate aga lõpuks kellegagi ikkagi sõlmima.

4. Online raamatupidamisteenus

Terviklik täisfunktsionaalne raamatupidamine, mis toimib internetis. Majandustarkvara funktsioneerimise ja teenuse kvaliteetse osutamise eest vastutab sama raamatupidamisfirma. Võimaldab teenuse sisseostu ettevõtetel, kel see senini on olnud välistatud. Sobib suurepäraselt hotellidele, hulgiladudele, konsultatsioonifirmadele, ja paljudele teiste valdkondade firmadele. Ei sobi reeglina näiteks toitlustusettevõtetele ega automüüjatele, kes kasutavad oma spetsiifilist müügitarkvara.

Võimaldab säästa alustamisel üle 60% ja jooksvalt üle 50% raamatupidamiskuludest. Eestis toimivad edukalt mitmed firmad, kes ostavad sisse online raamatupidamisteenust.

5. Rändraamatupidaja

Rändraamatupidaja on klassikalise raamatupidamisteenuse erivorm. Tema plussiks loetakse, et raamatupidaja külastab kord nädalas ettevõtet.

Miinusena tuleb vaieldamatult märkida, et üksikuna töötaval raamatupidajal on raske seaduste arenguga kursis olla ning ta on tihti sunnitud kasutama erinevaid raamatupidamistarkvarasid. Selle tulemusena ei tunne ta ühtegi neist hästi.q

Vt. ka võrdlustabelit: Valides tuleb lähtuda oma vajadustest, mitte hinnast

Autor: Argos Kracht