Info vajab süsteemsust

Ükski keskastmejuht ei taha sattuda olukorda, kus tema alluvate jaoks oluline informatsioon on nendeni jõudnud mitte temalt, vaid mõne kolleegi vahendusel. Kui see õnnetu keskastmejuht info edastamise ajal veel juhtub olema mõnel koosolekul, siis selleks ajaks, kui tema töötajate juurde jõuab, valitseb osakonnas juba paras segadus või halvemal juhul paanika, ning keskastmejuhil tuleb appi võtta kõik oma teadmised raskete vestluste vallas. Tõsi, sellisel olukorral on ka üks väike, aga tõesti vaid väike pluss keskastmejuhi jaoks ? ta ei pea enam mõtlema, kuidas tema oleks sõnumi töötajateni viinud. Tekkinud segadust saaks hõlpsasti vältida, kui ettevõttes toimiks alati kindel informatsiooni edastamise süsteem.

Ettevõtte sisekommunikatsiooni organiseerimisel tuleb loomulikult tähelepanu pöörata palju enamatele küsimustele kui vaid info edastamise kord. Peeter Võrk soovitab oma artiklis eelkõige tähelepanu pöörata kolmele informatsiooniga seotud tegevusele. Esiteks, informatsioon, mida jagatakse ja mille põhjal otsuseid tehakse, peab olema õige. Teiseks, info tuleb edastada õigesse kohta ning kolmandaks, seda tuleb teha õigel ajal. Sisekommunikatsiooni toimimiseks tuleb ettevõttes panna paika info liikumise süsteem.

Eesti Energia sisekommunikatsiooni juht Veiko Valkiainen on veendunud, et sisekommunikatsiooni abil on võimalik suurendada ettevõtte väärtust. Seda aga vaid juhul, kui ettevõte suudab panna töötajad põhiväärtusi järgima nii, et töötajad need ka siiralt omaks võtavad. Sisekommunikatsiooni seisukohalt üheks olulisemaks, aga samas üheks raskemaks väljakutseks peab Valkiainen ettevõtte ja töötajate väärtuste ühtlustamist. Ettevõtte põhiväärtused tuleb viia töötajateni eesmärgiga, et nemad omakorda oma käitumisega ettevõtte väärtusi klientidele edasi peegeldaksid.

Sisekommunikatsiooni organiseerimisel tasub võimalusel kindlasti kasutada ettevõtte siselehe või intraneti abi. Nii saab korrektselt edastada palju sellist infot, mis muidu võiks ettevõttes levides oluliselt moonduda.

Lisaks e-postile on paljudes ettevõtetes üha olulisem infokanal suhtlustarkvara ehk messenger. Lisaks sellele, et nii saab infot mugavalt edastada, vähendab see üle tööruumi kostvat juttu ja aitab kolleegidel seega paremini tööle keskenduda. Kusjuures suhtlustarkvara saab sageli edukalt kasutada ka teiste ettevõtetega suhtlemiseks.