Videokonverents hoiab kokku aega ja raha

Videokonverentsi pidamine võimaldab säästa transpordikulusid, kuid lisaks ka palju efektiivsemalt tööd korraldada: mitmed olulised kokkusaamised kipuvad ära jääma ainuüksi sellepärast, et pole võimalik kohale sõita.

Videokonverentsi planeerides tuleks esmalt mõelda, millised sõidud tehakse ainult infovahetuse pärast. Videokonverentsi abil saab kokku hoida sõidu- ja muid kulusid koosolekutel osalemiseks, kodukontorites ja välislähetustel viibivate töötajatega suhtlemiseks, klientide abistamiseks, hankijatega suhtlemiseks, ettevõttesiseste koolituste korraldamiseks või koolides kaugloengute pidamiseks. Keskmine rahvusvaheline ärireis maksab kümneid tuhandeid kroone ning keskmine ärikohtumine tähendab vähemalt kuut tundi kontorist eemalolekut. Videokonverentsi abil on võimalik säästa nii reisiraha kui ka väärtuslikku tööaega.

Kasutajaküsitlused näitavad, et ettevõtte jaoks on protsesside kiiremaks muutumine olulisem argument telekonverentsi kasutamiseks kui rahaline kokkuhoid. Võiks mõelda, millised kohtumised on ära jäänud ainuüksi sellepärast, et pole olnud võimalik kohale sõita. Või millised kohtumised peaks toimuma juba täna, aga sõiduvajaduse tõttu on sobiv võimalus alles ülehomme. Kas on juhtunud, et Tartu inimesel pole võimalik osaleda Tallinnas toimuval sisekoolitusel? Videokonverents võimaldab need probleemid lahendada.

Kolmanda küsimusena võiks mõelda seda, mis muutuks jär­jest levinuma elektroonse suhtlemise juures tulemuslikumaks, kui lisaks vestlusele oleks võimalik alati ka visuaalselt infot vahetada.

Koosolekuruumis oleme harjunud vahetama mitmesugust visuaalset infot: näitama arvutist slaide ja tabeleid, joonistama tahvlile skeeme, näitama pabermaterjale jne. See kõik on võimalik ka kaugkohtumistel. Tähtis on, et kasutajad läbi mõtleks, millist visuaalset infot oleks vaja vahetada. Sellest lähtuvalt kombineeritakse sobiv tehniline lahendus, mis võib sisaldada audio-, video-, veebikonverentsi, vahetut sõnumsidet (instant messaging), elektroonilisi tahvleid jne.

Videokonverents on mõjukuselt ja tulemuslikkuselt teisel kohal näost-näkku suhtlemise järel. Tänapäevases infoühiskonnas ja info ülekülluses on visuaalne kommunikatsioon olulisem kui kunagi varem.

Lisaks firmadele loob videokonverents head võimalused nii koolidele, arstidele kui ka avalikule sektorile. Eesti huvitavaim näide on kaugkohtupidamine.

Kaugkohtupidamine võimaldab Murru vanglas viibivatel kohtualustel kohtuprotsessidel osaleda ilma, et neid oleks vaja kohtusse konvoeerida. Kõige aktiivsemad videokonverentsikasutajad on Eestis ülikoolid.

Kõige olulisemad muutused videokonverentsivallas tulenevad sellest, et (süle)arvutid ning võrguühendused on muutunud piisavalt kiireks, võimaldamaks videokonverentse pidada otse arvutist. Kuna arvuteid on maailmas mitu suurusjärku rohkem kui videokonverentsiseadmeid, siis ootavad videokonverentsimaailma ees suured muutused.

Viimasel ajal on videokonverentsid liikunud üha rohkem internetti ja IP-võrku. Avaliku internetivõrgu kiirus on pidevalt kasvanud ja lisandunud on vajadus ühenduse salastamiseks, et kolmas osapool ei saaks konfidentsiaalset infovahetust pealt kuulata. Uuemad seadmed võimaldavad andmeedastuse krüpteerimist.

Teine oluline trend videokonverentside korraldamisel on see, et kui veel mõned aastad tagasi edastati vaid osalevate inimeste liikuvat pilti, siis praegu edastatakse peaaegu alati samaaegselt koosolekul osalevaid inimesi ja arvuti ekraanipilti, näiteks esitlusi.

Kokkuvõtteks võib öelda, et videokonverentsid on tänapäeval järjest kasvava elutempo ja levinud liiklusummikute juures heaks võimaluseks nii kulusid kui ka aega säästa ning sama ajaga rohkem tööd teha. Nagu ikka IT-lahendustega, saab iga klient otsustada, kas soetada ise seadmed videokonverentsi pidamiseks ning panna lahendus kokku oma jõududega või siis tellida teenus mõnelt teenuspakkujalt ilma kallitesse seadmetesse investeerimata.

Autor: Marko Laurits