Läbirääkimiste korraldamine pole tühiasi

Läbirääkimiste ettevalmistamise sisulise küljega tegeleb iga edust huvitatud ärimees põhjalikumalt, samas ei tohi aga unustada tervet rida olulisi tehnilisi küsimusi, mis esmasel pilgul võivad tunduda tühisena.

Läbirääkimiste ruumi arukas valik aitab igati kaasa soovitud tulemuse saavutamisele. Ruum peab olema avar ja õhuküllane, soovitavalt loomuliku valgusega. Eriti hakkavad akendeta ruumid rõhuma pikemaajalistel tööpäevadel. Kindlasti tuleb jälgida seda, et läbirääkimiste ruumi aknad oleks korralikult pestud ning akende vahelt ei puhuks tuul. Paraku sama ebameeldiv kui tuuletõmbus on ka kõrvetav päike, mis katmata akendest sisse võib särada. Ruum peab olema hästi valgustatud, normaalse temperatuuriga ja korrektse mööbli ning tehniliste vahenditega.

Korrektne mööbel tähendab, et töölaud peab olema õige kõrgusega, laua pind sile ja loomulikult ei tohi laua all turritada naelad või kellegi sinna kleebitud närimiskummi. Samas ei soovita kasutada ratastega toole, sest pisut vabama käitumise korral võib tool ootamatult asukohta muuta.

Lauapinda peaks ühe inimese kohta olema vähemalt 60--80 cm, normaaltingimustes aga umbes üks meeter. Lauale asetatud tehnilised vahendid, näiteks mikrofon, ei tohi segama hakata töötegemist, seega vastavalt vajadusele tuleb valida ka laua laius. Lauale paigutatavad dokumendid on soovitav asetada kaante vahele. Kaante all ei tule mõista alati hinnalisi nahkkaasi, otstarvet täidavad ka tugevamad pappkaaned.

Ka lauale asetatavatele kirjutusvahenditele kehtib sama nõue, nad peavad täitma oma otstarvet. Kirjutusvahend, mis on küll hinnaline ja efektne, aga millega kirjutamise alustamiseks tuleb paberile kriipse vedada, ei ole otstarbekas. Ühele töölauale peaksid vajaduse korral kuuluma ka pliiatsid, kustutuskumm, joonlaud jne.

Aukohal on laual ikkagi tööks vajalikud vahendid, mitte aga lilled või joogid. Vaieldamatult teeb kaunis lillekompositsioon ruumi rõõmsamaks, arvestada tuleb aga sellega, et ta ei tohi osutuda segavaks elemendiks, seega ei tohi kompositsiooni kõrgus takistada laua ääres istujate omavahelist suhtlemist. Samuti ei soovita töölauale tugevalõhnaliste lilledega kompositsiooni.

Pikema nõupidamise puhul on igati omal kohal karastusjoogid. Kui need asetada töölauale, siis peavad nad olema kättesaadavad kõikidele laua ääres istujatele ilma täiendavate pingutusteta. Klaasid ja joogid võib asetada sobilikule alusele, millel peab kindlasti olema ka salvrätik. Pudelid ja klaasid peavad olema täiesti puhtad. Iga jookide kandiku juurde peab kuuluma ka pudeliavaja ning alus, millele saab panna korgid.

Juhul kui kõik töölauale ei mahu, võib samasse ruumi sobilikku kohta teha eraldi joogilaua. Vägagi populaarne on meil seni veel harva tarvitatav jäävesi sidruniviiludega. Seda võib igaüks endale soovi järgi kallata. Töölauale ei ole soovitav panna jooke kas plastik- või plekktaaras.

Klaasid, mis asetatakse töölauale kandikul, on sobilikum valida tugevapõhjalised, kaunid peene jalaga pokaalid jäägu vastuvõtusaalidesse.

Äärmiselt oluline on ruumis delegatsioonide paigutus, olenevalt korraldaja poolt valitud laua kujust võib see olla vägagi erinev, põhimõte aga üks -- külalisele antakse mugavam koht. Tavaliselt on see näoga akna poole, samas tuleb aga arvestada sellega, et külalise selja taha ei jääks pidevalt kasutuses olevaid uksi või midagi muud sellist, mis tema tähelepanu hajutaks.

Sageli kasutatakse läbirääkimiste tähtsuse rõhutamiseks laualippe. Loomulikult on see igati tervitatav nähtus, unustada ei tohiks vaid seda, et lippudele peab kuuluma aukoht, seega ei ole sugugi vajalik asetada laualipud läbirääkimiste lauale. Lipud võivad paikneda eraldi laual. Eelnevalt tuleb igal juhul meelde tuletada, mida ütleb lippude kasutuse ja asetuse kohta vastav seadus.

Juhul kui läbirääkimistel osalejate keeleoskus ei ole perfektne, tuleb igal juhul läbirääkimistel kasutada professionaalse tõlgi abi ja mitte lootma jääda kolleegide või alluvate keeleoskusele. Tõlkimine on äärmiselt raske töö ja nõuab oma ala head tundmist. Suurepärane õpetaja ei peagi toime tulema tõlgi tööga.

Läbirääkimiste ettevalmistamisel on võimalik kokku hoida peaaegu igalt poolt, kuid professionaalse tõlgi pealt kokkuhoidmine on suurim rumalus. Mida väiksemad on teie kui läbirääkimiste ühe osapoole kogemused, seda enam on soovitav kasutada tõlgi abi. Isegi juhul, kui te ise keelt valdate, on tõlkimise aeg teile mõtete kogumiseks ja vastuste läbimõtlemiseks.

Läbirääkimised ei saa toimuda nagu Ameerika filmis: teravmeelne lause ühelt poolt, särtsakas vastus teiselt poolt. Läbirääkimised eeldavad mõttetööd ja ei ole sugugi häbiväärne vahepeal omavahel nõu pidada ja asja üle järele mõelda.

Läbirääkimiste ruum ei kuulu nende kohtade hulka, kus suitsetatakse. Kui tõesti teisiti ei saa, siis tehakse seda väljaspool läbirääkimiste ruumi. Arvestada tuleks ka sellega, et isegi teises ruumis ja kohvipausi ajal ei pruugi suitsetamine sobiv olla, kuna kõik ei kuulu suitsetajate hulka.

Kohvipauside ja lõunavaheajal ei peaks toidu ja joogiga liialdama. See kõik peab kaasa aitama heale enesetundele, mitte aga sügavalt uniseks tegema.