Kui palju maksab IT kasutamine?

Kuidas saab ettevõtte juht hinnata, kui palju üldse IT peale kulutada ja kas need investeeringud ka mingit kasu annavad või toodab arvutite kasutamine ettevõtte põhitegevuse toetamisel üksnes suurt kahjumit?

Tõsi, on mõned valdkonnad, kus ei saa üldse ilma arvutita hakkama, sest vastasel juhul muutub infovahetuse organiseerimine väga problemaatiliseks. Näiteks liigub väga palju infot, eriti suuremahulist, ringi vaid elektroonilisel kujul -- viimasel ajal põhiliselt CD-l või diskettidel. Rääkimata elektronpostist ja Internetist.

Üldreegel: kasutatavat infotehnoloogiat (nii riist- kui ka tarkvara) ei ole mõtet välja vahetada seni, kuni ta täidab korralikult neid funktsioone, milleks seda kasutatakse.

Paraku juhtub ka nii, et firmas kasutatavad tekstiredaktorid peab välja vahetama uuema versiooni vastu vaid sel põhjusel, et kogu muu maailm on üle läinud näiteks MS Wordi uuele versioonile, milles salvestatud dokumente teie programmid enam avada ei suuda.

Kuidas ettevõtte juht saaks siiski mingi ülevaate, kui palju ta IT peale kulutab ja kui palju see talle kasumit/kahjumit toodab?

Investeeritud raha ei saa arvutada ainult arvutite ostuks kulutatud summade järgi, sest sellele lisanduvad veel kulud personali koolitusele, arvutivõrgu rajamisele, tarkvara ja kuluvahendite hankimisele, tehnohooldusele, andmekaitsele jne.

Kulude ja kasu hindamiseks kasutatakse mitut metoodikat. Näitena võib siin nimetada TCOd (Total Cost of Ownership) ja TBOd (Total Benefit of Ownership).

Esimene metoodika annab vastuse küsimusele, kui palju läheb firmale maksma IT vahendite omamine ja teine püüab kaudselt hinnata, kui palju IT vahendite kasutamine kasu toob.