Korralik infovahetus firma üksuste vahel säästab aega ja raha

Olukorras, kus firma tegutseb mitmes kohas ? kontor asub ühes, ladu teises paigas ning on veel mitmeid jaemüügikohti ? on tõsine probleem saada ülevaadet laoseisudest ja müügitulemustest. Lisaks jõuavad dokumendid raamatupidaja kätte liiga hilja. Viivitub arvete eest tasumine ning raskeneb tähtajaks maksude arvestamine.

Selle probleemi lahendamiseks saab edukalt kasutada majandustarkvara, millele delegeeritakse rutiinne infovahetus kaupade ja raha liikumise kohta. Ettevõtjale tähendab see kalli inimressursi nõudluse vähenemist ja töötajad saavad tegeleda tähtsamate ülesannetega.

Tänaseks on Eestis ettevõtteid, kus 20 kaupluse lao- ja raamatupidamine tehakse kahe keskuses asuva arvuti kaudu, kauplustes tegeletakse vaid esmatähtsa ? müümisega. Kaasaegne majandustarkvara peab infot vahetama

- kiiresti

odavalt,

inimese sekkumiseta.

Parima lahenduse saavutamiseks on oluline, et programmid (kassa, ladu, tootmine, pearaamat jne) kuuluksid ühte tooteperekonda, sest nii välistatakse erinevate programmide suhtlusraskused ja pole vaja õppida tundma mitme programmi kasutamisloogikat.

Peale programmi valiku tuleb valida ka optimaalne sidekanal. Eesti turul on tänaseks võimalik valida nii püsiühendusel kui ka nõudmisel loodaval andmevahetusel põhinevaid programme.

Püsiühenduse puudus on asjaolu, et majandusarvestuse kirjeldamiseks vajalikud andmemahud on suhteliselt väikesed ning liinid seisavad suurema osa ajast kasutamata. Reaalne vajadus püsiühenduse järele tekib siis, kui soovitakse digitaalset videovalvet (valvatavat objekti jälgitakse eemalt) või piiramatult Internetis surfata.

E-kirja teel info vahetamisel eeldavad mitmed programmid inimese abi, kuid inimene kipub eksima ja unustama. Samuti ei suuda mitmed programmid edastada infot kahes suunas ning seega on lahendus poolik.

Sidekanalitest on praeguseks võimalik valida kahe peamise alternatiivi vahel, kuid erinevaid võimalusi tuleb pidevalt juurde:

- püsikanalid (internetipüsiühendus),

nõudmisel loodavad sidekanalid (modemühendus telefoniliinide kaudu).

Valiku juures peaks arvestama info mahtu ja muudatuste realiseerumise sagedust (kiirust) ning olemasolevate võimaluste ärakasutamist.

Näitena võib tuua firma keskuse ning nelja kaupluse vahelisele andmevahetusele tehtavad kulud. Finantstarkvara vajab sideks mõne minuti sideaega päevas, seega tasub püsiühendusega harukontoreid keskusega ühendada vaid siis, kui on vaja ka muid püsivaid sidelahendusi.

Autor: Margus Reimand