IT-lahendused muudavad juhi töö tulemuslikumaks

Ettevõtte juht peab suutma hallata kogu organisatsiooni tööd tervikuna, ja seda võimalikult väikeste kuludega.

Kaasaegsel juhil tuleb võtta vastu otsuseid väga erinevate valdkondade lõikes. Otsuste aluseks on eelkõige info. Ettevõtte juht peab omama ülevaadet, millega tegelevad tema alluvad, kuidas liigub info ühes tegevuslõikes, millised on klientide nõudmised ja vajadused jne. Infot on palju ja et seda hallata, peab info olema eelkõige süstematiseeritud ja kättesaadav.

Levinuim on info edastamine inimressursi ja paberimajanduse abil. Kuid siin võib näha kohe otseseid ohte ja miinuseid. Info, mille ainsaks kanaliks on personaalne suhtlus, jääb sageli pidama väikese ringi piiresse ja probleemide tekkel on raske jälgida selle põhjuseid.

Uueks ja universaalseks lahenduseks on internetipõhised infohaldussüsteemid, mis võimaldavad hallata tervikuna kogu organisatsiooni erinevaid tegevusi. Tavaliselt on tegemist infotehnoloogilise keskkonnaga, mida häälestatakse lähtudes ettevõtte vajadustest. Nii juhil kui ka meeskonna liikmetel on seejuures võimalik sujuvalt jälgida kogu ettevõtte tegevust, infoliikumist, klientidega seonduvat jne.

Uute süsteemide eeliseks on multifunktsionaalsus, kuna need ühendavad mitmed erinevad lahendused ühtseks tervikuks. Rakenduse abil saab tegeleda

kommunikatsiooniga (e-kirjad, uudised, kontaktid, foorumid),dokumendi haldusega (failide edastamine, säilitamine, dokumendiregister),meeskonnatöö erinevate tahkudega (tööülesannete jaotus, kalendrid, foorumid),protsessihaldusega (kliendi päringute töötlus, dokumentide menetlus),iseteenindusega (registreerumine üritustele, CVd).

Juhi seisukohalt loob see võimaluse saada ülevaade kõikidest protsessidest, ilma et selleks peaks ekstra kokku kutsuma koosolekut või inimestelt aru pärima. Samuti võimaldab see operatiivselt infot leida, olgu see siis mõni telefoninumber või dokument.

Kaasaegsetes infohaldussüsteemides säilib iga liigutus ja muudatus, mis tähendab, et kaob ära see inimlik faktor, kus töötaja saab väita, et ta on küll ülesande täitnud, aga et see on kuhugi ära kadunud.

Seega paraneb töö kvaliteet ning jälgitavus, kuna salvestatakse kõik tegevuste detailid ? mis osakonnale on näiteks antud ülesanne tegeleda kliendi pretensiooniga ning kui kiirelt on sellele vastus leitud. Lõpptulemusena kasvab töö ja teenuste kvaliteet, kuna vigu tekib vähem ja nendele saab kiiremini reageerida.

Internetipõhiste IT-lahenduste suureks eeliseks traditsiooniliste meetodite ees on paindlikkus ? infole pääseb juurde igal hetkel ning igast kohast.

Füüsilise ruumi ja aja tähtsus ei ole enam nii suur, kuna nii juhil kui ka töötajal on juurdepääs antud süsteemile igalt poolt. Jooksvate küsimustega on võimalik seega jooksvalt tegeleda: piisab vaid arvuti ning interneti olemasolust.

Mida annavad need uued IT võimalused? Julgen väita, et IT võimaldab muuta juhi ja organisatsiooni tööd kulu-efektiivsemaks.

Kui iga arvutiga töötaja puhul saaks tööaega kokku hoida vaid 2 päevas, siis 20 töötajaga organisatsioon hoiaks kokku kuus üle 8 tööpäeva, mis rahalises vääringus on ligikaudu 12 000 krooni kuus.

Kui siia lisada veel teenuste kvaliteedi kasv, müügivõimaluste avardumine ja kvaliteetsem juhtimise info, võib ettevõte saavutada olulise konkurentsieelise.

Autor: Avo Aasma