Töötajate jälgimisest tõuseb tulu

Piirates töötajate vabadus sidevahendite kasutamisel suureneb ettevõtte efektiivsus ja tõuseb firma turvalisust.

Sisekorraeeskirjade puudumine ressursside kasutuse osas ohustab ka väikeettevõtte toimimist.

Vahetevahel kuuleme kurtmist, et müügimehed lahkuvad firmast müstiliste andmebaasidega, milleta ettevõte ei saa edasi töötada ja raamatupidajad kustutavad tüliga firmast lahkudes andmeid, millede taastamine väga kulukas ja aeganõudev. Selliseid probleeme saab edukalt vältida läbimõeldud sisekorraeeskirjadega. Iga töötaja kohustustest sõltuvalt tuleb luua temale sobiv profiil IT-vahendite kasutamiseks. Kui klientide andmebaas on vaid müügimehe arvutis, tekib viimasel loomulik kiusatus firmast lahkudes ?oma asjad? kaasa võtta ja tööandja arvutist materjalid kustutada. Andmebaaside kadumise vältimiseks tuleks kõik firmale olulised dokumendid hoida serveris, kuhu salvestatakse uus info ja kust nähakse arhiveeritud materjale. Serverist dokumentide kustutamine ja modifitseerimine tuleks aga lubada vaid mõnele inimesele. Samuti aitab julgeolekut tagada regulaarne varukoopia tegemine. Selle raudreegli vastu eksitaksegi kõige rohkem. Kui baasturvalisus loodava ja hoitava informatsiooni säilimiseks on tagatud, tuleb kriitilise pilguga üle vaadata inimeste tööharjumused.

Isiklikud huvid ja tööaeg kipuvad väga sageli sassi minema ja märkamatult jäävad tegemata firmale olulised toimingud. Mõningane ressursside kasutamise piiramine toob positiivseid tagajärgi parema töökultuuri ja tulemuslikuma töö näol. Kõige rohkem ahvatlusi tulemusliku töö rikkumiseks pakub loomulikult kontorilaua taga istujale arvuti. Suurimad ohud tööandjale on võimaluste väärkasutamine ja sealt johtuv ajakadu ning teiseks töökeskkonna kahjustamine viiruste ning illegaalse tarkvaraga. Failijagamise programmid, nagu Napster ja kaZaa, loovad otsekanalid suvalistesse arvutitesse. Lisaks tööaja raiskamisele (muusika, filmide, programmide tõmbamine internetist) ja firma internetiühenduse koormamisele ohustab see ka arvutiparki. Allalaetav materjal on sageli nakatatud viiruste või nn Trooja hobustega. Samuti võidakse jagada osa faile või arvutikasutaja oskamatusest suisa kogu ketas välja ning firmasisene info muutub seeläbi avalikuks. Internetti oma failide saatmise tagajärg on enamasti hullem kui ise kanali koormamine. ADSL-ühendused ei ole võrdsete alla- ja üleslaadimiskiirustega, seega võib tööarvutist väljaveniv film panna firma internetiliikluse praktiliselt seisma ja häirida oluliselt tööd. Igapäevane on meiliserverite ülekoormamine mitme mega suuruste lisanditega kirjade hulgipostituse tõttu. IT juht peab selgitama, mida toob endaga kaasa nt 3MB suuruse filmijupi saatmine 30 sõbrale, samuti tutvustama FTP võimalusi. Sageli saadetakse ka töösse puutuvaid vajalikke suuri dokumente edasi meiliga, kuna inimesed pole teadlikud alternatiividest.

Pikalt ei pea peatuma piraattarkvara teemal. Oskamatu arvutikasutaja saab internetist hõlpsasti kätte programme, mille avastamine firma arvutitest võib tänaseid trahvisummasid arvestades võrduda pankrotiga. Loomulik on, et töötaja saab tööajal vahetada tuttavatega mõned e-kirjad ja käia oma internetipangas. Küll aga peaks firmajuht kaaluma, kas mitte kellaajaliselt piirata mõnedele internetilehekülgedele ligipääsu. Kui hommikune ajalehelugemine võtab vaid pool tunnikest tööaega, siis jututoad, vestlusringid ja portaalid kommentaarilistidega võivad märkamatult röövida kogu tööpäeva. Alahinnata ei tasu sõltuvust suhtlemisest. Jututubade haigus võib töötulemustele sama halvavalt mõjuda kui alkoholism, vahe on vaid selles, et lõhnadega töötajat märgatakse kohe, klaasistunud pilguga jututoasõltlane avastatakse üldjuhul alles siis, kui töö tegemata ja kahju sellest juba konkreetselt mõõdetav.

Arvuti n-ö ohutuks muutmisel tuleks alustada sisekorrast. Töötajale tuleb selgitada omavolilise tarkvara installeerimisega seotud ohtusid ning teavitada sanktsioonidest. Tänapäevaste operatsioonisüsteemidega Win2000 pro, XP, NT on võimalik piirata kasutaja õigusi kohalikus arvutis ja keelata arvuti parameetrite muutmine ning programmide paigaldamine, mis pahatihti muudavad töökeskkonna ebastabiilseks ja panevad arvuteid n-ö hanguma. Firmasiseselt tuleb paika panna, kas arvutitesse tohib koguda muusikat, filme jms. Kas suhtlustarkvara online vestluste pidamiseks on õigustatud ja mõjub töötulemustele positiivselt? Normaalses firmas on olemas tulemüür, millega saab piirata töötaja interneti kasutamist - millistele lehekülgedele pääseb, kuhu mitte.

Ka sidekulutused kuuluvad firmadel suuremate väljaminekute hulka. Analüüsige nende tekkemehhanisme. Paljudes firmades on töötajatele eraldatud mobiilid ja töökõnede limiit. Tegelikult kasutatakse limiiti erakõnedeks ja vajalikud töökõned sooritatakse enamasti lauatelefonilt. Seega on tööandja heast ideest saanud Trooja hobune, sest kõned laualt mobiilile on tunduvalt kallimad mobiililt mobiilile helistamisest. Lihtsaim rohi on keerata firma keskjaamas kinni kõned mobiilidele nendel inimestel, kellel firma taskutelefon ja limiit. Samuti piirake välismaale helistamist. Lisaks rakendage kõnearvestussüsteemi, mis aitab täpselt jälgida ja analüüsida väljuvaid ja sisenevaid kõnesid iga abonendi lõikes. Kui mobiilile helistamine on tööülesannete täitmiseks hädavajalik ja töötaja peab seejuures kogu aeg kontoris viibima, pole mõtet osta mitmeid mobiiltelefone, vaid telefonijaama külge hoopis nn fiksmobiil: saate helistada laualt mobiilile sama hinnaga, mis kehtib mobiililt mobiilile kõnedele.