Virtuaalne koosolek toob töötajad kokku

Võrgukonverents on hea lahendus firmadele, kel vajadus koosolekuid pidada, ent kelle töötajaid on raske ühte ruumi kokku tuua ? kas siis asutakse erinevates linnades või kasutatakse töötamiseks kaugtöö võimalusi. Võrgukonverents aitab kokku hoida nii aja- kui sõidukulusid, mida eeldaks ühes ruumis peetavast koosolekust osavõtt. Seda meetodit võib julgelt kasutada näiteks seminaridel, üldkoosolekutel või väljasõiduistungitel, kui on võimalus kasutada internetiühendust.

Võrgukonverentsi käimalükkamine ei nõua erilisi pingutusi ja oskusi. Piisab, kui on olemas vastav tarkvara ja arvutivõrk, mille kaudu informatsiooni edasi kantakse. Internetiühenduse kasutamine annab koosolekuga liitumise võimaluse kõigile, kes selleks soovi avaldavad.

Võrgukonverentside pidamiseks olevaid programme on mitmeid. Kasutada võib ka MSN Messengeri, kuid heaks vahendiks võib pidada ka Microsofti vabavaraprogrammi Windows NetMeetingut. NetMeetingu programm võimaldab juhtivaks arvutiks määrata ükskõik millise arvuti, millega soovijad ühendust võtavad. Seega määratakse üks arvuti koosoleku pidajaks, millega teised liituda saavad.

Programmi installeerimise järel tuleb kasutajal end registreerida. Piisab, kui sisestada registreerimisvormi oma ees- ja perekonnanimi ning e-posti aadress. Seda infot koosolekust osavõtjad üksteise kohta näevadki.

Kui koosolek on avatud ka internetti, oleks soovitatav luua privaatne koosolek, mis kaitstakse võõraste eest parooliga. Sellisel juhul saavad koosolekule siseneda ainult parooli teadvad inimesed ja kogu informatsioon on võõraste eest kaitstud. Parooli lekkimisel võib arvutite identifitseerimiseks kasutada ka erinevaid sertifikaate, mida arvutid omavahel vahetavad.

Koosolekuga liitumiseks on vaja ühendust võtta koosolekut pidava arvutiga. Selleks on liitujal vaja teada koosolekut pidava arvuti IP-aadressi, mida tuleks eelnevalt küsida koosoleku planeerijalt. IP-aadressi saab teada NetMeetingu Help-menüüst, valiku alt About Windows NetMeeting.

Kui aadress, millega liituda, on teada, tuleb klõpsata programmi aknas telefoni pildiga nupul (Place Call), nupule vajutamisel küsitakse selle arvuti aadressi, millega ühendust soovitakse. Aadressi sisestamise järel on ühendus loodud. Seejärel jääb üle oodata, et koosoleku planeerija osalemissoovi aktsepteeriks ja siis on võimalus kasutada kõiki NetMeetingu võimalusi.