Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.
Mida rohkem koosolekuid, seda väiksem rahulolu
Inimesed ei taha, et koosolekuid oleks palju, ja tajuvad oma tööaega hakituna. Seega on planeerimisel tähtis jälgida, et igal koosolekul oleks selge näidustus ja et kohale tuleksid vaid asjaga seotud inimesed.
Vähem tugev, kuid samuti järjepidev seos ilmnes uuringus ka nõupidamiskäitumise tunnuste ja nõupidamistel veedetud aja vahel - mida rohkem aega kulutatakse nõupidamistele, seda negatiivsemaid hinnanguid antakse kogetud nõupidamiskäitumise erinevatele aspektidele.
Paistab niisiis, et koosolekute puhul ei tee harjutamine meistriks. Põhjuseks on siin ilmselt kõrgemad ootused sagedaste nõupidamiste korral, kuid tõenäoliselt valmistutakse ja juhitakse ka vähem hoolikalt iga päev toimuvaid koosolekuid.
Uuring näitas, et 32% juhtidest kulutab koosolekutele enam kui 6 tundi nädalas, 29% kuni 6 tundi nädalas ning 28% kuni 4 tundi nädalas. Üheks koosolekuks valmistutakse keskmiselt 0,5-1 tund.
Võttes arvesse ilmnenud asjaolu, et sageli tuleb koosolekul osalemiseks kulutada ka sõiduaega, on koosolekutega kaasnev tegelik ajakulu juhtidel minimaalselt 25% tööajast.
Sisulise poole pealt ilmnes, et kõige kehvemini on meil nõupidamiste eesmärgipärasuse ja nende juhtimisega.
Isegi kui nõupidamise eesmärki teatakse, kalduvad arutelud sellest kõrvale ja eesmärgini, mis tihti on otsus, lihtsalt ei jõuta.
Samuti ilmnes, et tehtud otsused jäävad rakendamata või ei kontrollita hiljem nende rakendamist.
Juhtimise puhul jääb eelkõige vajaka oskusest juhtida arutelu ja korrigeerida destruktiivset käitumist.
Ka peaks enam tähelepanu pöörama võimalusele kaasata vähem aktiivseid osalejaid ja ohjata n-ö monopoliseerijaid.
Kehva tulemuse andsid ka nõupidamiskultuur ning -distsipliin. Enim häiris vastajaid koosolekute juures osalejate ebavõrdne aktiivsus, sõnavõttude laialivalguvus ning mõnede osalejate rahulolematus vastu võetud otsustega.
Peale laialivalguvate arutelude esines arvukalt etteheiteid koosolekute ajakasutuse suhtes.
Kui koosolekute algusajast peetakse üldiselt kinni, siis kokkulepitud ajaks lõpetamine paistab olema keerulisem.
Hinnangud ettevalmistusele on küll positiivsemad, kuid samas on osalejate ja ka koosoleku juhataja kehva ettevalmistust kurdetud arvukates vabavastustes.
Ühe asjaga paistab meil siiski (v.a haridusvaldkonnas) olevat hästi - suhteliselt kõrgeks hinnati rahulolu koosolekute läbiviimise keskkonna ning vajalike tehniliste vahendite olemasolu üle.
Kui üldiselt ei esinenud hinnangutes olulisi erinevusi juhtimistasandite lõikes, siis äratas tähelepanu, et projektijuhid pidasid nõupidamisi kõikidest teistest (isegi juhtidest) märkimisväärselt vähem vajalikuks.
Autor: Siret Ristmägi