Kui vaim nõuab puhkust, võta aeg maha!

Kui kliendil napib aega ja eel- ning järelekskursioonid ei tule jutukski, siis vähemalt üks kergema meelelahutusliku elemendiga õhtu kuulub mitmepäevase terviküritusega lahutamatult kokku. Tähistame neid tinglikult järelpidudena.

ASi Frens juhatuse esimees Tiit Ojaveski sõnul ei ole mingit kahtlust - peod on alati populaarsed, vahel võib välja kukkuda ka nii, et pidu jätab konverentsi varju ja osutub populaarsemakski.

"Uskumatu, aga tõsi - kui jätkupidu õnnestub, siis inimesed on märksa positiivsemalt meelestatud kogu konverentsi suhtes ja tulevad järgmisele analoogsele üritusele samuti heal meelel ning positiivse tujuga," ütleb Strand SPA & Konverentsihotelli turundusjuht Katrin Jaaska.

Selliste ajaviiteliste ürituste eesmärk on anda inimestele õdus võimalus, maitsva söögi-joogi ja kerge muusika juures isekeskis suhelda. Reisieksperdi asedirektori Kadri Jõerüüdi sõnul võib sageli konverentse teenindades märgata momente, mil isegi kohvipausi ajal võetakse üksteisel lipsust kinni - kuule, ma tahan sinuga rääkida. Meelelahutuspausidega antaksegi inimestele võimalus luua kontakte ja uusi erialaseid tutvusi ning vahetada visiitkaarte.

Tuginedes Frensi kogemusele, võiks hästi õnnestunud klassikalist üritusprogrammi ette kujutada järgmiselt. Kui osalejad hommikul järgepidi saabuma hakkavad, on omal kohal esmase emotsiooni ja õhkkonna loomiseks nn tervituspidu. Õhtul võib veel sellele jätkuks korraldada pidulikuma vastuvõtu.

Ideaaljuhul võiksid kõik konverentsiõhtud olla sisustatud meeldivate üritustega, nagu teatriskäik või mõne huvitavama kõrtsi külastamine, aga levinud on ka igaõhtused vastuvõtud. Mitmepäevaste ürituste lõpu lähenedes, näiteks enne viimast päeva võib kogu seeriale pitseri vajutada lõpupeoga (ingl k closing). Väga tihti soovitakse lõpp vormistada ka suurejoonelise galaõhtusöögina.

Nii Katrin Jaaska kui ka Reisieksperdi allüksus Conference Experti konverentsikorraldaja assistent Kelly Otsman on ühel meelel, et järjest enam eeldatakse restorani sööma minnes elavat muusikat, rahvuslikud kvaliteetansamblid on soojalt vastu võetud.

Conference Expert on oma klientidele kutsunud esinema Arsise kellade ansambli. Mitmel korral on klientidele Jaani kirikus ja mujalgi esitatud klassikalist keskaegset muusikat, kuid sugugi iga kord pole külalised suutnud häälestuda. "Tähtis on, et muusikavalik oleks kvaliteetne ja pakuks kas või väikese kultuurilise elamuse," rõhutab Jõerüüt. Jõerüüt lisab täienduseks meenutuse viimasest suurest Kuressaare üritusest, kus üles astus kontsertprogrammiga "Põhjala saarte hääled" Villu Veski. "Nii eestlastele, soomlastele, kui ka külalistele Saksamaalt, USAst ja teistest riikidest jättis esinemine võrratu mulje. Kiideti ja osteti plaate. Ainult lätlastele ei meeldinud. See lubas teha kiire järelduse - Eesti kuulub täieõiguslikult Põhjala riikide hulka," räägib ta.

Konverentsil osalejad on tahtnud ka vanalinna müüridel alpinismi harrastada või Pika Hermanni torni ronida, kuid need plaanid pole teoks saanud.

Kuna konverentsijärgsed üritused on olemuselt enamasti lihtsakoelised ja tagasihoidlikud, ei eelda nad läbiviimiseks ka erilisi oskusi.

Sestap katsuvad kõik firmad ise toime tulla, kuni tõdemuseni, et nüüd on mõistlikum vastav üritus sisse osta. Fiesta Service on korraldanud Pärnu juhtimiskonverentsil traditsiooniliste etteastete seas ka ühislaulmist. See osutus nii populaarseks, et neilt on juba küsitud samalaadset ühislaulmist ka firmapidudele, märgib projektijuht Toomas Puna.

Tiit Ojaveski sõnutsi määratleb klient tihtipeale õhtu stiili ja sellest ei soovita mingi hinna eest taganeda. Üldjuhul on kliendid ka üsna teadlikud ning omavad märkimisväärset fantaasiat soovide välja mõtlemisel, lisab ta.

"Kunagi tegime peo bürootöö konverentsile. Kurb oli vaadata kümmet meest, kes pidid ennast õhtu jooksul oimetuks tantsima, sest saalis oli 400 naist," viitab Puna sellele, et mitte igale konverentsile ei pea järgnema tantsupidu.

Autor: Riho Paramonov