Kiiresti haaratav e-kiri loetakse lõpuni

Tea tegevuse eesmärki: mida, miks ja milliseks ajaks tahad. Kui kirjutad vastust, tee endale enne selgeks, mida teine inimene tahab.

Kui kirjutad inimesele, kes ei ole kursis tegevusvaldkonna spetsiifilise sõnavaraga, siis kirjuta lihtsas keeles ja väldi mõisteid, mis on küll sinule arusaadavad, kuid kirja saajale mitte.

Siin saab tuua negatiivse näite maksu- ja tolliameti maksuteatelt: "Enammakse olemasolul tasuda kõikide kehtivate maksuteadete eelseisvate maksukohustuste summa ja enammakse vahe."

Liigenda teksti. Kasuta kirjavahemärkide järel tühikut ja eralda teemad reavahega. Plokkidena on teksti lihtsam visuaalselt haarata ja lugeda.

Väldi liigset vabandamist ja seletamist. Kirjuta, mida sa saad teha, selle asemel, mida ei saa. Kirjuta, kuidas saad olukorra lahendada, mitte sellest, miks sa ei saa olukorda lahendada. Väldi liigset vabandamist ja selgitamist. Kasuta positiivselt mõjuvaid sõnu ja väljendeid (kindlasti saame, teeme oma parima, õnneks, meelsasti, lootus, kerge, võimalus jne).

Ära kasuta negatiivseid väljendeid (ei ole, ei saa, ei oska, kahjuks, sunnitud, probleem, raske, halb, valesti, vaidlen vastu, nõuame). Näiteks kõlab negatiivse tooniga lause: "Ma ei saa teie töölepingut vormistada, kuna te ei ole toonud oma passi koopiat, mida olen teilt korduvalt nõudnud." Sama lause positiivselt sõnastatuna: "Vormistan teie töölepingu kohe, kui toote mulle enda passi koopia."

Kasuta sõnu "aga" ja "kuid" ainult siis, kui lause teine pool on positiivne. Kui lause esimene pool on positiivne ja teine negatiivne, siis kustutab nende sõnade kasutamine lause esimese poole positiivse mõju.

Näiteks: "Sul on alati väga head ideed, kuid neid ideid pole kerge ellu viia." Kui lause teine pool on negatiivne, asenda need sõnad parem punktiga ja alusta uue mõttega uut lauset.