Virtuaalne assistent võtab tüütud tööd enda kanda

Virtuaalne assistent on juriidiline isik, kes pakub sekretäri, raamatupidaja, turundaja või andmete sisestaja teenuseid firmadele ja eraisikutele. “See on just see ekstrapaar töökäsi, mis kuumal ajal puudu jääb," räägib ekontor.ee virtuaalne assistent Nadežda Šmakova 8. jaanuari Äripäeva mikroettevõtluse rubriigis.

Kui firmal on töid, mida tavaline sekretär ei jõua või ei oska teha, võib tekkida vajadus mõne out-of-box lahenduse järele. "Selles on abiks virtuaalne assistent,” märkis Šmakova.

Virtuaalne assistent pakub oma teenust tavaliselt internetipõhiselt. “Tegemist on asukoha mõttes vaba teenusega, seega ei istu virtuaalassistendi teenust pakkuv inimene füüsiliselt kliendi kontoris,” lisas www.assistendid.com-i veebi vahendusel teenust pakkuva OÜ Krisity projektijuht Kristi Purik.

Merike Jesaar OÜst Büroohaldus tõi välja, et ettevõtte asutamine on Eestis imelihtne, see on vaid paari hiirekliki kaugusel. Samuti ei vaja mikro- ja väikeettevõtted sageli kontorit või kindlat tegutsemiskohta. “Ühesõnaga on suhteliselt väikeste kuludega võimalik alustada oma äriga ja siinkohal on abiks ka virtuaalse assistendi teenus,” lisas Jesaar.

Kui traditsioonilises ettevõttes on firma visiitkaardiks sekretär, kes korraldab suhtlust klientide ning külalistega ja abistab juhtkonda, siissee  ametikoht on osaliselt kolimas ka virtuaalmaailma. "Ärijuhid tegelevad põhitegevusega ja ostavad teenuse sisse. Puuduvad lisakulud töökoha loomise, töövahendite ostmise ja palgamaksete näol. Makstakse reaalselt vajatava ja tehtud töö eest,” kirjeldas Jesaar. "Olgu see vajatav teenus siis andmete sisestamine, dokumentide koostamine, tekstide redigeerimine, personalitöö, asjaajamine või raamatupidamine."  

Assistent algajale

Teenus on suunatud väikeettevõtjatele ja ühemehefirmadele. “Miks mitte ka eraisikutele, kes oma tiheda ajagraafiku kõrvalt vajavad abi näiteks lapse sünnipäevapeo korraldamisel," kirjeldas Purik. Assistent saab sel juhul näiteks otsida välja teenusepakkujad ja küsida neilt hinnapakkumised, nii et kliendil jääb üle vaid lõplik valik teha.

"Kuid oleme pakkunud teenust ka Eesti mõistes suurtele ettevõtetele, kellel on aeg-ajalt vaja ühekordset teenust, kuid kes ei saa töötajaid üle koormata, kuna siis kannataks nende töötulemused ja motivatsioon,” lisas Purik. 

Teenuse sihtgrupiks on ka firmad, kes alles alustavad oma tegevust ja kellel ei ole veel kontorit ega ka suurt töömahtu, ning firmad, kes vajavad abi näiteks info kogumise, tõlkimise või turunduse eksperimentidega.

"Suvisel ajal aitame vastu pidada firmadel, kelle sekretärid on puhkusel,” tõi Šmakova lisaks näite. Eraldiseisvaks kliendirühmaks on ettevõtted, kes uuendavad või loovad päris uut firma kodulehte. “Info sisestamine võib olla väga tüütu, aga meie spetsialistid teevad seda kiiresti ja korrektselt,” selgitas ta.

Eestlane umbusaldab kaugtöötajaid

Teenuse populaarsus tasapisi kasvab, kuna see on soodsam variant kui põhikohaga töötaja palkamine. Samas kasvab kaugtöötajate vastu ka usaldus. “Kui firmajuhil on tähtis, et töö tehtud saaks, siis mis vahet on, kas ta näeb, kuidas seda tehakse, või mitte,” ütles Šmakova.

“Arvuti tagant lahkumata on võimalik tellida ja saada teenus reaalajas, olenemata asukohast või kellaajast. Vastused kiiretele küsimustele on vaid telefonikõne kaugusel,” täiendas Jesaar. Eriti meeldib see teenus tema sõnul inimestele, kes ise asjaajamist eriti ei armasta, aga oma erialal on seevastu tugevad tegijad.

Eestis teenus siiski veel väga populaarne ei ole. “See on väga tihedalt seotud usaldusega," märkis Purik. "Eestlane on pigem umbusklik ja harjunud kõik asjad ise ära tegema. Niimoodi koormavad väikeettevõtjad tihti ennast meeletult tööde ja tegemistega üle ja ettevõtte juhtimine ja arendamine jääb tagaplaanile. See tekitab stressi," kirjeldas ta. "Vaja on õppida ülesannete delegeerimist ja seda, et on väga palju pisiasju, millega saavad edukalt hakkama ka teised inimesed ning tänu sellele jääb üle aega tegelemaks ettevõtte arendamisega.”  

Vajaduspõhine teenus

Teenus toimib vastavalt tellija vajadusele reaalajas. “Andmevahetus ja konsulteerimine toimub e-posti ja telefoni teel, vajadusel tuleb virtuaalne assistent ka kontorisse assisteerima,” kirjeldas Jesaar. “Näiteks on ettevõttel vaja protokollijat koosolekule või on assistenti paaril päeval kuus, et oleks korraldatud ettevõtte dokumendihaldus kohapeal,” lisas ta.

Teenus toimib kahes suunas – ühelt poolt on olemas pakutavate teenuste nimekiri, teisalt pakuvad kliendid omapoolse nägemust oma vajadustest. “Läbirääkimistel leiame optimaalse lahenduse või soovitame, kuhu võiks veel pöörduda. Kui kõik sobib, sõlmime lepingu ja alustame töödega,” selgitas Šmakova, kuidas teenus toimib. Pakutavate teenuste valik on üsna lai sõltuvalt sellest, mida teenusepakkujad oskavad ja suudavad kõige paremini teha.

On ettevõtjaid, kes kasutavad erinevaid teenusepakkujaid. “Näiteks võivad kinnisvaramaaklerid kasutada virtuaalse assistendi teenust kuulutuste uuendamisel, sisestamisel või veebist maha võtmisel ning ka lepingute üldandmete täitmisel. Või siis näiteks uuenenud logode väljavahetamiseks tootepiltidel,” loetles Purik võimalusi. Abistatakse nii tabelite täitmise ja üldmeilidele vastamise kui ka keerukama sisuga meilide edastamisega ettevõtte juhile. Raamatupidajate jaoks saab assistent sisestada andmebaasidesse ette antud andmeid, võimalik on kontori- ja kantseleitarvete tellimine jne.

Pikem koostöö tähendab soodsamat hinda

Teenuse hind sõltub paketist – mida pikkaajalisem on koostöö, seda soodsam on teenus. Hinnakujunduses lähtutakse töö spetsiifikast ja keerukusest ning ajakulust. “On olemas ka väga kitsa valdkonnaga pakkumised. Näiteks firma Facebooki-lehe haldamine maksab 30 eurot kuus," märkis ekontor.ee virtuaalne assistent Nadežda Šmakova.

Üks suur ja aktiivne teenusrühm oli aasta lõpus jõulukingituste ja kaartide ostmine või kujundamine ja väljasaatmine. "Tavaliselt on see sekretäri töö, aga kui assistendil on niigi jõulueelsel ajal palju tööd, langeb see juhi õlgadele. Kujutage ette spetsialisti, kellele te maksate spetsialisti palka koos kõigi maksude ja preemiatega selle eest, et ta pakib kingitusi, trükib sadu aadresse jõulukaartidele või saadab jõulumeile. Miks mitte delegeerida see töö virtuaalsele assistendile, makstes ainult teenustasu?” viskas Šmakova küsimuse õhku.

Puriku sõnul kujuneb teenuse hind sellest lähtuvalt, et kliendile peab see olema soodsam täiskohaga assistendi või sekretäri palkamisest. Nii arvestatakse turu keskmise töötasuga antud valdkonnas. "Üldine põhimõte on, et hulgi on soodsam. Kasutame üldiselt tunnihindu, kuid alati on sõltuvalt töö iseloomust võimalikud ka erikokkulepped," märkis ta. "Seega on kliendil mõistlik enne läbi mõelda ja seejärel meiega arutada, kui mitu tundi ta kuus meie abi vajaks,” lisas ta.

Kui tegu on ühekordse tööga, piisab paarist tunnist kuus. "Nii et igal juhul tuleb see soodsam kui värvata endale tööle inimene," märkis Purik. "Palgates tööle assistendi, kelle netotasuks on 600 eurot kuus, läheb see ettevõttele maksma ligi 988 eurot kuus," tõi ta näiteks. Lisades, et samas võib juhtuda, et tegelikult ei ole juhil võimalik kogu tema tööaega sisustada. "Aga palgatud töötajale tuleb töötasu ja riigile ka makse tasuda sellegipoolest."

Jesaare sõnul peab tellija endale selgeks tegema, millist teenust ta vajab ja kui palju sellele reaalselt aega ja raha kulub. "Kas on mõistlikum luua vastav ametikoht või osta teenus väljast? Kas on vaja mitut erinevat teenust? Ja kas konkreetne teenusepakkuja vastab nõudmistele-vajadustele?" loetles ta.

Olemas on nii tunnitasupõhine kui ka paketipõhine teenus. "Viimane on reeglina odavam, sest siis on tellija ja teenuse pakkuja koostöö regulaarse iseloomuga. Tunnitasupõhist teenust on mõistlik osta siis, kui teenust on vaja harva ja lühiajaliselt, näiteks paar korda aastas mõned tunnid,” märkis  Jesaar.