Viime riigi raamatupidamise e-arvetele
Avaliku sektori asutused on valmis e-arvete vastu võtmiseks, kuid kuna e-arvete üldine kasutamine on Eestis jätkuvalt väike, ei õnnestu arvetega seonduvaid kulusid ja aega soovitud mahus kokku hoida, kirjutab rahandusministeeriumi halduspoliitika asekantsler Raigo Uukkivi.
Avalikule sektorile esitatakse hinnanguliselt kokku 2 miljonit arvet aastas e-arvetes, PDF-arvetes ja paberarvetes. Riigi raamatupidamises lõplikult e-arvetele üleminekuks saatis rahandusministeerium kooskõlastamiseks ja arvamuste avaldamiseks seadusemuudatuse eelnõu, millega soovitakse teha e-arvete saatmine avalikule sektorile kohustuslikuks. Tulemusena saab vähendada arvete töötlemise tööaega – ja hulka, selleks kuluvat maksumaksja raha ning tõsta raamatupidamisteenuse kvaliteeti.
E-arvete kasutamises oleme Euroopa Liidus pigem mahajääjate hulgas. Era- ja avaliku sektori vahel liigub 19% arvetest e-arvetena, 64% PDF-arvetena ja 17% paberarvetena. Seega liigub ligi 83% arvetest arve esitaja ja saaja vahel elektroonilistes kanalites.
Jätkuvalt arvatakse ekslikult, et e-arve on ka e-kirja manuses olev PDF-arve, kuid see ei ole nii. E-arve on masinloetav arve, milles olevad andmed on arvutite vahel masinloetavad ja inimene ei pea mitu korda andmeid sisestama.
Mitu aastat vana plaan
Juba 2016. aastal arutati riigikogu majanduskomisjonis plaani muuta avalikule sektorile e-arvete saatmine kohustuslikuks, kuid leiti, et e-arvete operaatorite turul esineb turutõrge ning kolm suurt e-arvete käitlejat ei soovi uusi teenusepakkujaid turule lasta, mis tekitab ohu monopoolseks olukorraks. Lisaks oli komisjon seisukohal, et ettevõtjad ei peaks tegema täiendavaid kulutusi riigiga arveldamiseks. Praeguseks on leitud riigikogus tõstatatud probleemidele lahendused.
Riik on loonud e-arvete edastamiseks tasuta võimaluse registrite ja infosüsteemide keskuse loodud e-arveldaja tarkvaras. E-arveldaja külge on võimalus liidestuda kõikidel e-arvete edastamisega tegeleda soovijatel juhul, kui ei teki kokkuleppeid juba turul tegutsevate operaatoritega. E-arveid saab avalikule sektorile tasuta edastada piiramatus koguses ja tähtajatult.
Tarkvara asub e-äriregistri ettevõtjaportaalis ja seda saavad kasutada nii ettevõtjad ise kui ka nende volitatud isikud, näiteks raamatupidaja, finantsjuht jt. E-arveldaja on liidestunud Eestis tegutsevate operaatoritega ja e-arveid on võimalik saata kõikidele, olenemata sellest, milline on vastuvõtva asutuse e-arvete käitleja.
Mitmeti kasulik e-arve
E-arvete kasutamine on ettevõtjatele kasulik mitmeti. Need võimaldavad oluliselt vähendada andmete töötlemiseks kuluvat tehnilist tööd ja aega. Tulemusena saab kokku hoida selleks kuluvat raha ja raamatupidajatel jääb rohkem aega sisuliseks tööks.
Lisaks tagab e-arvete kasutamine andmete ajakohasuse. Tekib terviklik ülevaade arvetest ja see lihtsustab raamatupidamise kuu lõpetamist õigeaegselt, sest arved on kõik juba "sisse kantud". Nii jäävad ära viivitused finantsjuhtimises raamatupidamise tüütute tehniliste nüansside tõttu.
E-arved liiguvad partnerite vahel kiiremini ja nii saab lühendada näiteks maksetähtaegu ning kiirendada tarneahelat ja asjaajamist. Väheneb ka teiste töötajate tööaeg arvetega töötamisel. E-arved liiguvad otse tarkvarasüsteemi, mistõttu saab arveid lihtsalt kinnitada, sisuliselt ühe nupuvajutusega ekraanil ja seda ka nutiseadmest.
E-arved aitavad paremini toetada äritegevuse juhtimist. E-arveid kasutades saab rohkem andmeid finantsanalüüsiks, mis abistab näiteks juhtidel otsuste langetamist. Terviklik info ühest kohast annab juhile või juhtkonnale kiire ülevaate ettevõtte käekäigu ja hetkeseisu üle. Näiteks saab reaalajas jälgida oma nutiseadmest makstud ja maksmata arvete seisu ja nii on olemas pidev ülevaade ettevõtte rahavoogudest.
E-arved talletatakse kaustade asemel digiarhiivis, kust on kõik arved kiirelt leitavad ning neid ei pea enam otsima paberkaustadest või digiserverist – selleks saab kasutada e-arvete digiarhiivi otsingumootrit.
E-arved on samm lähemale digitaalsele, kiirele ja moodsale ärikeskkonnale, kus peamine aeg kulub sisulisele äritegevusele ning tehnilised toetavad funktsioonid on parimal võimalikul moel automatiseeritud.
Üleminek tuleval suvel
Selleks, et e-arvete kasutuselevõtt riigiga arveldamisel toetaks parimal viisil uue põlvkonna raamatupidamiskorraldust, ootab rahandusministeerium arvamusi seaduseelnõu muudatuste kohta novembri lõpuks.
Kui valitsus kiidab eelnõu heaks, siis järgnevad arutelud riigikogus enne lõplikku seaduse vastu võtmist. Kui eelnõud toetatakse ja kiidetakse heaks, siis tekib riigiga arveldamisel e-arvete saatmise kohustus alates 1. juulist 2019. aastal.