EPP: unistus sai teoks – virtuaalkontor on valmis

„Äri alustades teenindasid meie müügiesindajad nelja piirkonda, kattes tervet Eestit. Siis kasutati müügitellimuse vormistamiseks märkmikku ja pliiatsit ning tellimus edastati faksi ja koduse lauatelefoni kaudu. Tellimused jõudsid kohale pärast tööaega, kui müügiesindajad n-ö põllult tagasi olid, sest mobiile tellimuste koheseks esitamiseks ei olnud. Meie müügiassistendi pensionärist ema ehk mamma istus õhtuti kodus telefonivalves ja pani saabunud tellimused kirja. Hommikul sisestas assistent need majandustarkvarasse ja saatis faksiga lattu, järgmise päeva hommikul sõidutati tellitud kaubad kauplustesse,“ meenutab Krjutškov ettevõtte tööd algusaastail.

Lihtsamaks läks asi, kui müügiesindajad said mobiiltelefoni, mida oli võimalik sidustada Telema pihuarvutitega ja mille abil sai tellimused vormistada ja edastada otse logistikakeskuse majandustarkvarasse.Oluline hüpe toimus majandustegevuse üleviimisel internetipõhisesse majandustarkvarasse Directo, mis võimaldab sidustada logistikakeskuse serverit Tallinna müügiesinduse ja kodukontoritega interneti teel. Kogu OÜ EPP info- ja kirjavahetus oli jaanipäevani Telia renditud serveris ning pika aja jooksul muutus oma server ja serveriruum Krjutškovi sõnul väga südamelähedaseks.

Mõte pilveserverist hirmutas alguses

„Pilveserverile üleminekut pidurdas teadmatus uute riskide ees seni, kui Telia Eesti suurkliendihaldur Hans Partvei soovitas alustada üleminekut aasta alguses. Kuulasime tutvustusi, lugesime mõnda edulugu, kaalusime uuendusega seotud riske ja otsustasime minna kogu kupatusega pilveserverisse. Ülemineku käigus vahetasime välja vananenud tehnoloogilised seadmed – nüüd oleme väga hästi varustatud info vastuvõtmise, edastamise ja töötlemisvõimalustega. Tegelikult olen kogu firma toimimise aja hoolitsenud selle eest, et kõigil müügi ja logistikaga tegelevatel töötajatel oleks võimalikult uus tehnoloogia.“

Krjutškov märgib, et juhtimise tasandilt vaadatuna sobib pilveteenus Office 365 just kõige paremini meeskonnale, kus töötajad paiknevad üle Eesti kodukontorites ja teenindavad kliente oma piirkonnas. Pilvelahendus annab hea võimaluse meeskonna sidumiseks ja meeskonnatunde tekitamiseks Skype’i ärirakenduses ja meeskonnatöö lehtedel. Nii Skype’i ärirakendusi kui ka tavalisi koosolekuid on kerge organiseerida integreeritud e-kirja kaudu.

OÜ EPP korraldabki nüüd iganädalasi müügikoosolekuid Skype’i ärirakenduse abil. Kuna firma müügiosakond asub Tallinnas, peakontor ja logistikaosakond Karksi-Nuias ning müügiesindajad üle Eesti laiali, saab sel viisil kiiresti küsimusi lahendada, säästes tööaega ja raha, mis varem kulus sõidule. „Selliseid Microsoft Office’i programme nagu Excel, Word ja Powerpoint on kerge kaastöötajatega jagada ja seal on hea ühiselt muudatusi teha – see lihtsustab tööd ja annab selge pildi töö käigust kõigile osalejatele. Kogu suhtluse kaastöötajatega saab koondada ühte keskkonda, kust on kohe näha, kes on parasjagu saadaval. Dokumendid on ühiskasutuses ja neid on vajaduse korral mugav töödelda, kui pääsed internetivõrku,“ loetleb ta. Töötajad on samuti kiitnud süsteemi, kus ei pea enam dokumente e-kirjaga saatma ning ühiskasutuses olevate failide puhul on võimalik määrata, kes saab neid muuta ja kes üksnes vaadata.

Töötajatele meeldivad ka operatiivsed Skype’i koosolekud, sest tänu sellele on vähem vajadust neid peakontoris teha. Skype ei asenda küll silmast silma kohtumisi, kuid on väga kiire. Eriti hoiab see kokku aega ja raha, kui mõni osavõtja või koolitaja on välismaal.

„Teenuse käivitamisel tekkis viivitusi ja kui me süsteemi kasutama hakkasime, oli mõnda aega sebimist ja küsimist rohkem kui tavaliselt. Nüüd on esmased rakendused käivitatud ja me hakkame tutvustama töötajatele võimalusi, mis võiksid mõjutada nende efektiivsust,“ ütleb Krjutškov.

Hans Partvei, kliendihaldur

EPP on olnud suurepärane koostööpartner nii telekommunikatsiooni- kui ka IT-valdkonnas. Ettevõtte juht Pjotr Krjutškov on alati tundnud huvi IT- ja telekomimaailma suundumuste vastu ja me oleme nendel teemadel palju arutlenud. Pjotr on laia silmaringiga, sihikindel ja uuendusmeelne juht. Tema süsteemsus ja järjepidevus avaldab muljet. Uutele teenustele üle minnes oleme koostöös teinud üksikasjaliku plaani ja ajakava, mis ettevõtte tööd kõige vähem häiriks.

Mul on hea meel, et minu hallata on ettevõte, mis väärtustab koostööd ja on avatud uutele lahendustele.

EPP tähistab sel aastal 25. tegevusaastat ja lähtub põhimõttest „Sinule ja Sinu perele“. EPP tegutseb klassikalise hulgimüügifirmana, klientideks kaupmehed, apteekrid ja jaotuskeskused, kes müüvad kooli- ja kontorikaupa, apteegikosmeetikat, ravipesu, hambahooldus- ja hügieenitooteid, kodukaupa ja kinkematerjale. Firmas töötab 15 inimest, kellest 13 kasutab virtuaalkontorit.

Äsja alustas ettevõte müügi korraldamist sotsiaalmeediakanalites B2C klientidega ja sidustab keskkonnad nüüdisaegse veebikaupluse platvormiga. Veebipoes arendatakse välja B2B kliendi iseteeninduskeskkond, mis vastab tänapäevastele nõudmistele.