Kasvav IT-eelarve võib firmale ka kasu tuua

Alati ei tasu kümme protsenti kasvanud IT-eelarvet tragöödiana võtta, sest paljud kulud võib liigitada nn heade kulude kilda.

Artiklis vaadeldakse tegureid, mis kasvatavad IT-kulusid ning hinnatakse nende mõistlikkust ettevõtja seisukohast. Ka osutatakse võimalustele kulusid vähendada ja hoiatatakse valdkondade eest, mis esmapilgul pakuvad kokkuhoidu, kuid kuuluvad pahade kokkuhoidude klassi.

Kulude kasv IT-vallas võib olla automaatne ning sageli IT- ja finantsjuhi kontrolli alt väljas. Näiteks absoluutnäitajates tähendab iga uus töötaja uut arvutit, telefoni, rohkem serveriruumi jms. Seetõttu IT-kulud absoluutarvus (vastandatuna kuludele ühe kasutaja kohta) kasvavad koos töötajate arvuga. Sarnaselt mõjutab ka teenindatavate geograafiliste asukohtade arv otseselt IT-kulusid ? rohkem tugiisikuid, võrguvara jms.

Edasi kulu- ja kokkuhoiuvõimalustest, mida on juhtidel lihtsam mõjutada. Liikudes parimast halvimale, on IT-kulusid peamiselt kasvatavad tegurid välja toodud kõrval asuval joonisel. Ärikriitilisus (ärimudeli oluline toetumine IT-lahendustele) eeldab vigu taluvat riistvara, tugevdatud turvalisust, katkematut ühendust, süsteemi kättesaadavust. Nende kuludega peavad näiteks pangad leppima ? see on nende äri osa ja kuulub kindlasti heade kulude hulka.

IT-teenuseid tarbitakse üha enam. Saadetakse rohkem e-posti, kasutatakse internetti, luuakse ja säilitatatakse enam dokumente ja kasvatatakse nii IT-kulusid töötaja kohta. Kui seda teha kallimate alternatiivide arvel ja äri eesmärkidest lähtuvalt, võib kulud liigitada heade hulka.

Konkurentide surve ja turul ellujäämise soov sunnib ettevõtteid investeerima uude tehnoloogiasse, nagu võimalusterikas portaal, mida kliendid peavad loomulikuks lisaväärtuseks. Enamasti hakkab uus tehnoloogiline lahendus asendama vana, kuid algselt (vähemalt arendusperioodil) nad töötavad koos ja põhjustavad täiendavaid IT-kulusid.

Standardimata IT arhitektuur põhjustab täiendavaid kulutusi IT-toele. Sama kehtib ka enamiku standardimata protsesside kohta ? ühtlustamata ja põhjendamatult erinevad protsessid võrduvad üldjuhul täiendavate kuludega.

Tehnoloogiafirmade hinnakujundus on põhjuseks, miks uue tehnoloogia hankimine on kuluefektiivsem kui eelmise generatsiooni ülalhoidmine. Üks võtetest, mida tarnijad kasutavad, on eelmise generatsiooni toodete hooldusteenuste hinna tõstmine. Seetõttu võib vananenud tehnoloogia põhjustada ebameeldivaid täiendavaid kulutusi.

Kui kasutajatel on võimalik tellida teenuseid nn ühiskassast, kaob vastutus kulude tekkimise eest. Kui samal ajal puudub IT- või finantsjuhil võimalus jälgida kasutamist ja kulusid, kaasnevad sellega tõenäoliselt halvad juhtimisotsused ja täiendavad halvad kulud. Liigsete teenustasemete ja erikohtlemise nõudmine viib IT-kulud kiiresti üles. Eriti siis, kui kulu ei ole seostatav konkreetse kasutajaga.

Parimalt halvimale liikudes on kokkuhoiuvõimalused toodud alumisel joonisel. PricewaterhouseCoopersi andmeil suunatakse ligi pool IT-eelarvest kolmandatele osalistele ehk teenusepakkujatele ja tugevate lepingute sõlmimine on peamine kulude mõjutamise vahend. Suurusest tulenev ostja jõud on oluline, kuid tähtsaim tarnija kulude juhtimisel on ettevõtte võimekus läbirääkimistel.Teine ülioluline võimalus kulude kontrollimiseks on tehnoloogia kasutamise kontrollimine. Kõige paremini saavutab selle selgete reeglitega. Nt kui töötajad kasutavad tehnoloogiat isiklikuks otstarbeks, tekitab see firmale kulutusi (kaugekõnede, hea internetiühenduse eest tasumine, koduarvuti tugi).

Kindlustades peamiste IT-protsesside ühise mõistmise, dokumenteerimise ning regulaarse jälgimise, vähendate halvast kvaliteedist ja eriolukordadest tingitud varjatud kulusid. Ajapikku kogunevad IT tugiisikute repertuaari ka ebaoluliste rakenduste toetamine. Vähe kasutatavate teenuste väljajuurimine võimaldab hoida kokku kulusid ning mitte põhjustada olulist meelehärmi kasutajate seas.

Kokkuhoiu pahupoolest rääkides tuleb silmas pidada rusikareeglit. Kui kokkuhoid IT-alal põhjustab äriliselt põhjendatud tasemega teenuste vähenemise või katkemise, siis tuleks otsusega olla väga ettevaatlik. Vähendades kulusid ühes valdkonnas, võime põhjustada soovimatuid muutusi mujal. Nt arvutitoe töötundide vähendamine võib põhjustada selle, et algajad tüütavad pidevalt kolleege ning halvemal juhul vähenevad tulud.

IT-eelarve analüüsimisel tuleb üles näidata nii järjepidevust kui loovust. Kõige keerulisem on IT-tegevuste seostest ja mõjudest arusaamine ning stsenaariumite tõlkimine üheselt mõistetavasse keelde (nt rahasse). PricewaterhouseCoopersi hinnangul hakatakse paari aasta jooksul enamikult IT-juhtidelt eeldama tehnoloogia väärtuse juhtimisest (technology value management) arusaamist.