ISO standardi müüt ja tegelikkus

ISO standardite järgne juhtimissüsteem on pea kümme aastat ettevõtete tähelepanu köitnud ja nagu on kohane korralikule tondile, on tema kohta igasugused tondijutud levinud. Kord on räägitud ISOst kui imerelvast konkurentsis läbilöömiseks. Kord jälle kui hirmsast bürokraatiast, mis saab kirstunaelaks ettevõtte dünaamilisele arengule. Aastat kaks-kolm tagasi ületas ISO sertifikaadi omistamine ettevõttele uudisekünnise. Siis räägiti ka ISO süsteemide peatsest hääbumisest ja tervikliku kvaliteedijuhtimise helgest tulevikust. Ei ole 10 aastat ja peaaegu 400 ISO juhtimissüsteemi sertifikaadiga ettevõtet märkimisväärselt tondijutte mõjutanud.

Mida kujutab endast ISO juhtimissüsteem? Võtame näiteks kvaliteedijuhtimise ISO 9001. Ettevõtted on oma kvaliteedijuhtimise süsteemist rääkides öelnud: oleme tugevad dokumendihalduses ja kvaliteedijuhtimises, meil on valudetailide kvaliteedijuhtimissüsteem ja ISO ei sega meil tööd teha. Tegemist on põhimõtteliselt vale lähenemisega. Kõik tundub uhke ja hea seni, kuni me ei süüvi kvaliteedijuhtimissüsteemi olemusse.

Standardis ISO 9000:2000 toodud kvaliteedijuhtimissüsteemi mõistet võib defineerida kui juhtimissüsteemi, mis tegeleb organisatsioonis kvaliteediga seonduva suunamise ja ohjamisega.

Kui ettevõttele on omistatud kvaliteedijuhtimise sertifikaat, tähendab see seda, et ta on oma juhtimissüsteemi üles ehitanud või täiendanud lähtuvalt ISO 9001 standardis toodud nõuetest. Seega kvaliteedijuhtimisest rääkides ei pea me silmas tootmist ega dokumendihaldust, vaid juhtimissüsteemi, mis standardis esitatud põhimõtete järgimise kaudu tagab kliendi rahulolu.

Standardite järgi loodud juhtimissüsteemide kohta on avaldatud vastakaid arvamusi. Kiidetud on kvaliteedijuhtimissüsteemi ettevõtte juhtimist korrastava mõju eest. Laidetud on ümberkorraldustega kaasneva organisatsioonisisese segaduste ja bürokraatia pärast.

ISO süsteem ja olemasolev juhtimissüsteem hakkavad teineteist segama, kui omavahel satuvad konflikti süsteemide eri põhimõtted.

Organisatsioonis kehtivaid põhimõtteid võib vaadelda kui organisatsiooni väärtushinnanguid. Organisatsioonis saavad olla ainult ühed väärtushinnangud ehk põhimõtted. Kui organisatsioonis tekivad vastuolulised väärtushinnangud, toob see kaasa organisatsioonisisese segaduse ja loob pinnase ISO-müütide tekkeks.

Nii mõnigi kord on organisatsioonid püüdnud ISO süsteeme ?selektiivselt? rakendada. Järgida organisatsiooni osas allüksustes ühtesid (ISO) põhimõtteid ja osas allüksustes teisi põhimõtteid on sama hea kui käskida inimestel olla ühel päeval head ja teisel päeval halvad. Midagi peale stressi ja arusaamatuste sellega ei saavutata.

Mis puudutab bürokraatiat ISO juhtimissüsteemides, siis bürokraatia ei teki ise ega ole ka ISO standarditega peale sunnitud.

Bürokraatia tekib püüdest standardites toodud põhimõtted viimase detailini lahti kirjutada ja ?kadudeta? töötajateni edastada.

Selleks on tavaliselt kaks põhjust ? informatsiooni edastamise vajadus ja kartus midagi olulist kahe silma vahele jätta. Mõlemad põhjused on pigem tingitud nn ettekirjutavast infoedastusstiilist kui standardist.

- Lolita Peterson, PDM & Dokumentatsiooni grupijuht

Standard on konsensuse alusel koostatud ja tunnustatud organisatsiooni poolt vastu võetud dokument, mis on suunatud korrastatuse optimaalse taseme saavutamisele antud kontekstis. Standardi eesmärgiks on toote või protsessi hea toimivuse ja turvalisuse tagamine, tõhus tootmine ja hõlpsam kaubavahetus. Standardite rakendamisel ettevõttes luuakse baas juhtimise ning toodete/teenuste kvaliteedi edendamiseks ja tagamiseks.

Arvestades kavandamise ja tootmise protsessis kindlaid vastavusnõudeid, on suurem tõenäosus, et toode/teenus vastab kliendi ootustele kvaliteeditaseme ja turvalisuse osas. Standardid ?sunnivad? juhte oma juhtimistegevust ja -otsuseid üle vaatama ja analüüsima, protsesse korrastama ja täiustama, kõiki ressursse optimaalsel viisil kasutama, pöörama tähelepanu töökeskkonnale, tagama klientide ja kõigi huvipoolte tasakaalus rahulolu.

Tunnustatud standardite rakendamine tõstab ettevõtte konkurentsvõimet siseturul ja on rahvusvahelisele turule pääsemise eeltingimuseks. Veel kord ? standardi olemasolu näitab, et ettevõte on saavutanud teatud kontekstis kindla taseme.

Ettevõte, kes ei oma standardit, võib loomulikult toimida väga efektiivselt, omades kõigis valdkondades kõrget korrastatuse taset. Vajadusel on selle tõestamine aga tülikas ja aeganõudev protsess. Äripartnerid eelistavad väga sageli kiiret kinnitust sõltumatult kolmandalt osapoolelt.

- Tiit Hindreus, Bureau Veritas Eesti OÜ juhataja

Standarditesse on kogutud tuhandete ettevõtete kogemus üle maailma. Ettevõte ei pea ratast leiutama ja kõik omal nahal läbi elama, et jõuda arusaamisele, mis osad on vajalikud toimival ettevõttel.

Standardid annavad üldised reeglid, kuidas oma ettevõtte süsteem üles ehitada, ja iga ettevõte valib konkreetsed tegevused ise, mis sobivad just sellele ettevõttele. Saamatu juht ei leia sealt imerohtu, mille abil kohe ettevõtte tulu suureneb. Kui ettevõte leiab, et ei vaja abi standardite näol, siis on tal selleks täielik õigus.

Ettevõtted, kes kasutavad samu juhtimissüsteemi standardeid, näiteks ISO9001:2000, võivad kindlad olla, et omavahel suheldes räägitakse samadest mõistetest ja eeldatakse samu käitumismalle kõigilt. Suheldes ettevõttega, kellel ei ole standardijärgne süsteem juurutatud, võib oodata üllatusi, mis kahjuks võivad osutuda ebameeldivateks.

Ehkki standardi rakendamine on vabatahtlik, on see konkurentsitingimustes tihti muutunud kohustuslikuks elemendiks. Näiteks ehitussektoris on sertifitseeritud kvaliteedisüsteemi olemasolu nõudeks riigihankekonkurssidel. Kui selle nõude täitmine annab orienteeruvalt 10 punkti sajast, siis on see tõsine argument ettevõttele süsteemi juurutamiseks ja sertifikaadi taotlemiseks.

- Õie Vasko, Coats Eesti ASi kvaliteedijuht

Sertifikaadita ettevõttel, kus asjad on korras ning kliendid rahul, pole mingit vajadust silmi maha lüüa sertifitseeritud ettevõtete ees. Arvan, et nii mõneski arukalt juhitud ettevõttes on asjad tunduvalt paremas korras kui sertifikaadi nimel juhtimissüsteemi kohendanud firmas. Samas olen ka veendunud, et edukas (sertifikaati mitteomavas) ettevõttes on enamik ISO 9001 standardi nõudeid täidetud.

Kui ettevõte on majanduslikult edukas, kõik sidusgrupid on rahul ning asjad igapidi korras, siis on ettevõtted nimetanud kvaliteedijuhtimisstandardi rakendamise põhjusena kahte asjaolu:

1. Ettevõte on lühikese aja jooksul väga kiiresti kasvanud ja seetõttu on vaja konkreetset vastutuse jaotust (kokkulepet, kes, kus ja kuidas midagi teeb). ISO 9001 standardi nõuete järgimine on siin väga hea abimees, sertifitseerimine pole just vajalik.

2. Kui klient nõuab:

a) sertifikaati ? tuleb lasta juhtimissüsteem sertifitseerida sõltumatul audiitoril;b) juhtimissüsteemi vastavust standardi nõuetele ? klient võib ise viia läbi nn teise osapoole auditi.

Standardi nõue on, et ettevõte peab oma tegevust analüüsima, analüüsi tulemuste alusel korrigeerima ning võimalikke möödalaskmisi ennetama. See on eelduseks, et ettevõte on jätkuvalt edukas ning võimeline vältima suuremaid kriise. Garantiid aga selles standard anda ei saa. Kui ettevõte valib analüüsiks mitteolulised andmed ja jätab kõrvale need, mis tema tegevust oluliselt mõjutavad, siis ei aita küll ükski rohi.

Autor: Andres Martma