Eesti eesistumine toob hankesaju

Kuna riik soovib ürituste korraldamiseks leida partnereid erasektorist, läheb riigihangete portaalis peagi aktiivseks tegutsemiseks. Üritusi, mille tarbeks hankeid korraldatakse, hakkavad väisama liikmesriikide ametnikud ja ministrid, mistõttu on vajalike teenuste spekter lai: organiseerimist vajavad majutus, transport ja toitlustus.

Ettevõtjatele võimalus

Tähtsamate sündmuste ajaks tuleb tagada prominentide turvalisus. Peab kujundama sisustuse ja hankima konverentsimööbli. Lisaks tuleb rentida tehnika, luua kultuuriprogramm, teha veebileht ja nii edasi. „Loodetavasti saavad oma teenuseid pakkuda paljud ettevõtted,“ sõnas eesistumise meeskonnas hangete eest vastutav Kadri Kilp.

Kui suur enamus üritusest ehk umbes 180, jääb ministeeriumide korraldada, siis 18 n-ö kõrgetasemelist üritust organiseerib riigikantselei, täpsemalt selle Eesti eesistumise meeskond. Kultuurikatlas korraldatavate ürituste hulka kuuluvad ministrite mitteametlikud kohtumised ja konverentsid, näiteks e-, energeetika ja finantsraamistiku teemadel. „Keskmiselt läheb üks ministrite kohtumine maksma hinnanguliselt 300 000 eurot,“ avaldas Kilp.

Kuna eelmisel nädalal leppis valitsus kokku, millised üritused üldse toimuma saavad, on lõplik eelarve ning ajakava veel väljatöötamisel. Viimane pidavat valmima novembri lõpuks.

Küll aga toimub enamus tippsündmusi juulis ning septembrist novembrini. „Augustis on Euroopa Liidu institutsioonidel tavaliselt puhkus. Samuti ei korraldata mitteametlikke kohtumisi vahetult enne jõule ja aastavahetust,“ selgitas Kilp.

Hanked töösse

Tippsündmuste hankeid hakatakse aga välja kuulutama juba sel kuul. Näiteks majutusteenuste hange avaldatakse augusti jooksul. Kultuurikatla sisekujunduse ideekonkurss ja bussi- ning logistikateenuste hanked septembris. Oktoobris jõuab järg konverentsi- ja tõlketehnika ning veebikülje hangete juurde.

Riigikantselei soovib enamasti sõlmida lepingud terveks 2017. aasta juulis algava ning detsembriga lõppeva eesistumisperioodiks. Kilbi sõnul on kõik kohtumised ja konverentsid olemuselt üsna erinevad, mistõttu vajadus konkreetse teenuse järele on iga sündmuse puhul erinev. „Transpordi, toitlustuse ja majutuse kulu sõltub osavõtjate arvust, oluliselt mõjutab kohtumise või konverentsi hind see, kui mitmesse keelde tuleb toimuvat tõlkida,“ selgitas ta.

Kui hinnanguliselt kolmandik eelarvest kulub tippsündmustele, siis ülejäänud raha jagatakse ministeeriumide vahel n-ö eksperttaseme ürituste ja konverentside korraldamiseks. Sellest, mis suurusjärgus summad millistele ministeeriumidele lähevad, on Euroopa Liidu eesistumisprogrammi nõuniku Marge Varma sõnul veel vara rääkida. „Nüüd alles tegelik ja täpne planeerimine koos ministeeriumidega algab,“ selgitas ta. 

15 miljonit jaguneb Varma sõnul lisaks tipp- ja eksperttaseme kohtumistele veel mittetulundussektori üritustele, välisriikides peetavatele kohtumistele ja konverentsidele ning kaheksale parlamenditaseme kohtumisele, kus meie riigikogule sõidavad külla Euroopa ametivennad ja -õed.

Eesistumise nihe paanikat ei toonud

Intervjuu Eesti Euroopa Liidu Nõukogu eesistumise kommunikatsioonijuhi Tiina Urmiga:

Kas on koostatud või koostamisel plaan, milliseid muudatusi tuleb teha, et Eesti saaks enda eesistumisega varem pihta hakata?

Tegevusplaan on paigas ja kõik, mis vaja ära teha, on kaardistatud. Küsimus on kiirema käigu sissepanemises. Otseselt me midagi teistmoodi ei tee. Peame lihtsalt ajakava ümber mängima.

Millistes valdkondades on enim valupunkte?

Julgeks öelda, et tumedaid alasid tänaseks ei ole. Umbkaudu 50 inimest peab pool aastat varem Brüsselisse minema ning see nõuab personalijuhtidelt intensiivsemat tööd. Ka inimesed ise peavad oma elu kiiremini ümber korraldama. Paraku ei saa sündmusi automaatselt ümber tõsta 2018. aasta esimesest poolest 2017. aasta teise poolde. Tuleb kaardistada sisulised muudatused, mida see kaasa toob. Kuid me teame, mida peame selleks tegema.

Kas teil on inimeste Brüsselisse kolimisega seoses sõlmitud ka eelkokkulepped, mis tuleb nüüd tühistada?

Kümned inimesed on juba Brüsselis tööd alustanud. Lisaks on Eesti alaline esindus Brüsselis pidevalt mehitatud. Me ei hakka üürima ega ehitama uut maja, vaid saame praeguste ruumidega hakkama. Ruumid on ka juba selleks kohandatud ning inimesed saavad seal kiiresti tööga pihta hakata.

Varem oli eesistumise eelarveks planeeritud 75 miljonit eurot. Raha oli planeeritud leida 2017. ja 2018. aasta eelarvest. Nüüd peab kõik tulema aga 2017. aasta omast. Kas te teate, kuidas see raha kokku saadakse?

See on rahandusministeeriumi valdkond ning ma ei tahaks härra Sesteri mängumaale tungida. Küll aga saan öelda seda, mida ta on öelnud, et see raha on leitav. Tegutseme selle nimel, et uus ajaline järjestus ei tooks kaasa eelarvetõusu, kuid me ei saa seda lõpuni välistada. Eelarvest suurima osa moodustavad tööjõukulud (ca 43 miljonit eurot – toim). Töö hulk eesistumine nihkumise pärast ei muutu. Inimesed lihtsalt alustavad ja lõpetavad varem.

Te peate juba koostatud kalenderplaani muutma, mis tähendab paratamatult ka planeeritust rohkem töötunde ning lisatasustamist. Seega näib mulle, et selle arvelt eelarve ikkagi natuke kasvab.

Kui me tervikperioodi läbi arvutame, on pilt selgem. Praegu me lisatunde ei loe ja tööd teeme ikkagi missioonitundest ja soovist asja hästi teha. Meie meeskond on entusiastlik ja pühendunud. Eesmärk on saada asjad kiiresti paika ning kõik annavad selleks parima.

Tiim töötab siis mõningal määral ilma tasuta?

Kui te räägite teiste eesistujatega, siis unistada sellest, et eesistumise ajal on sellega tegelevate inimeste päevad 8- ja nädalad 40-tunnised, on väga naiivne lootus. Me oleme püüdnud avaliku teenistuse seadusesse sisse viia natuke paindlikkust, et eesistumise ajal tehtavaid ületunde hiljem tasustada, näiteks vabade päevadega. Selge on see, et eesistumine on sõltumata riigi suurusest, rikkusest või ettevalmistusest väga-väga intensiivne ning meie inimesed peavad selle nimel väga pühendunult tööd tegema.

Kavatsete hakata personali juurde palkama. Millised oleksid põhivaldkonnad, kuhu inimesi juurde vaja on?

Oleme enim rõhku pannud sisuliste küsimustega tegelevatele inimestele, s.t töörühmade juhtide leidmisele. Nendel töökohtadel on personal suuresti paigas, inimesed sinna tulevad eeskätt avaliku sektori töötajaskonnast ja neil on Euroopa Liidu kogemus olemas. Nüüd on meil kindlasti vaja leida palju lisajõudu sündmuste korraldamiseks. On tõenäoline, et sellist abi võib vaja minna ka ministeeriumidel, kuna tavapärases töömahus nad selliste asjadega ei tegele. Kindlasti lähevad hinda oskuslikud projektijuhid.

Kas seoses ajakava muudatusega on osad tiimi liikmed tööst ka loobunud?

Praegu mitte. Ma ei tea, kas on siia teadlikult valitud inimesed, kellele meeldivad väljakutsed ja kes pingete ees kartma ei löö. Pigem on ootamatu nihkumine võimendanud entusiasmi ja töötahet. Seda tajutakse kui suurt ja põnevat väljakutset. Tahetakse asju hästi teha. Keegi ei ole mütsi nurka visanud.