Võidab see, kes on kiirem

Paljud organisatsioonid peavad üheaegselt toime tulema nii muutunud väliskeskkonnaga kui ka sisemiste muudatustega, nagu näiteks struktuuri muutused, koondamised, strateegia muutused jne. Kuidas sisemisi muudatusi läbi viiakse, sellest sõltub ka see, kuidas tullakse toime muutunud väliskeskkonnas. IBM Global CEO 2008. a. uuringu „Enterprise of the future“ põhjal on kasvanud organisatsioonidel vajadus muudatuste järele. Kuid seejuures on praegusel hetkel kasvanud kolm korda vahe organisatsiooni muutumisvajaduse ja organisatsiooni tegeliku muutumisvõime vahel võrreldes 2006. aastaga. Seega on eduvõtmeks võime kiiresti ja oskuslikult muudatused ellu viia.

Võtame näiteks kaks firmat. Mõlemad on sunnitud praeguses olukorras tegema strateegilisi otsuseid ning muudatusi, mis puudutavad efektiivsust ja muudatusi organisatsiooni struktuuris ning osade töötajate koondamist. Ühes neist on täielik segadus ja frustratsioon. Kliendina tajud, et sa ei saa selgeid vastuseid, müüja poolt tuleb erilahendused kooskõlastada, aga ei ole selge, kui kaua see aega võtab, kes sellega tegeleb või kelle vastutus see on – struktuur on muutunud, kuid rollid ebaselged. Seega võtab kogu protsess palju aega. Saad aru, et töötajad on stressis ja äraootaval seisukohal ning näed, et eriti ei pingutata.

Ühes investeerimisfirmas näiteks öeldi hiljuti ühele suurele kliendile, et ootame veel mõne kuu, vaatame, mis turg teeb. Tegelikult oli töötaja äraootaval seisukohal ja mõtles, et kui teda koondatakse, siis pole mõtet praegu pingutada, parem uues kohas alustada suure kliendiga.

Teises firmas on ka muudatused, aga need on läinud sujuvalt. Kliendina sa peaaegu ei tajugi, et midagi on toimunud. Sinuga ollakse sõbralik ja pakutakse ise erilahendusi enne, kui sa veel küsidagi jõuad.

Sel ajal, kui üks firma maadleb ikka veel oma sisemiste probleemidega, pöörab teine juba tähelepanu klientidele ja uutele võimalustele. Ei ole vist küsimust, millise firma klient tahaksid olla, kas seal, kus mõeldakse sinu peale või seal kus on suur segadus. Kui viia muudatused paremini ja kiiremini läbi, säästab firma raha, sest perioodi, kus on suur segadus, iseloomustab ka madal efektiivsus ehk see mõjutab otseselt firma rahakotti ning pealegi võib kaotada kliente.

Milles on vahe muudatuste läbiviimisel nendes kahes firmas? Vahe on selles, et teises firmas olid muudatused põhjalikult planeeritud ja läbi mõeldud. Teine väga oluline edufaktor on see, et muudatuste sõnum on hästi kommunikeeritud keskastmejuhtidele ja iga töötaja tasandile nii, et igaüks teab täpselt, mida uus olukord tema jaoks tähendab. Väga oluline on ka säilitada ja taasluua usk organisatsiooni tulevikku, mis kipub majanduslanguse ja suurte muutuste käigus kaduma.

Üks minu klient ütles, et neile tagas õnnestumise see, et nad teadsid täpselt, mida, millal ja kuidas teha ning mida teha siis, kui ei lähe nii, nagu oli planeeritud. Nad olid põhjalikult planeerinud, kuidas ja mida töötajatele öelda ning kuidas saavutada muudatuste dialoog nii, et töötajatel ei kaoks usk firmasse ja tulevikku, et nad oleksid kaasatud ning valmis panustama uute eesmärkide püstitamisesse ja saavutamisse.

Selleks, et paigal seista peab kiiresti jooksma, kuid oluline on ka teada, kus suunas. Seega võidavad need, kes suudavad paremini ja kiiremini muudatused ellu viia.

Artikli autor Implement Baltic muudatuste juhtimise konsultant ja tegevjuht Helen Pastarus.