Võta eesmärk tükkideks
Suure eesmärgi lammutamine väiksemateks eesmärkideks on üks IT-valdkonnast pärit agiilse juhtimise võtteid, mis töötab suurepäraselt mistahes eesmärgi saavutamisel, kirjutab Eesti Energia teenindusprotsesside juht Eva-Maria Kangro.
Igal konkreetsel hetkel ei suuda me kunagi 100% ette näha, kas see, kuidas me asju teeme, on kõige tõhusam viis. Agiilselt lähenedes ei looda ühe korraga lõplikku lahendust, vaid arendatakse seda protsessi käigus pidevalt paremaks ehk redisainitakse. Selleks on vaja julgust panna oma ideed proovile, katsetada jooksvalt erinevaid võimalusi ning koguda klientidelt või keskkonnalt tagasisidet. Kui seda teha väikeste etappide kaupa on võimalik riske maandada ja tuvastada vigu juba protsessi alguses.
Elu on näidanud, et ei ole harv juhus, kui projekt saab valmis ning tagasiside käigus selgub, et juba selle alguses on tehtud viga, mis mõjutab lõpptulemust. Agiilse mõtteviisi tunnus on pidev uuenemine protsessi käigus. Vahel selgub, et tõhusamalt tegutsemine tähendab esialgsest plaanist loobumist. See on isiklikul tasandil väga suur väljakutse, sest inimesena ei ole me harjunud ümber mõtlema.
Liigume sprintide kaupa
Kui suur ambitsioonikas eesmärk on väiksemateks ülesanneteks jagatud, on aeg hakata süsteemselt katsetama ehk sprintide kaupa liikuma. Eesmärgist lähtuvalt valitakse tervest ülesannete jadast välja see kõige olulisem.
Agiilses juhtimises on prioritiseerimine väga tähtsal kohal. Meile meeldib mõelda, et me oleme rööprähklejad ja suudame teha mitut ülesannet korraga. Reaalsus on aga see, et me lihtsalt lülitame ennast pidevalt ümber ühelt ülesandelt teisele. Selle vältimiseks on oluline, et korraga oleks käsil üks konkreetne ülesanne ning iga liige teaks oma rolli selle saavutamisel. Sprindi olemus on see, et liigume spiraalis ringi kaupa aina kõrgemale. Üks sprint ehk tsükkel kestab keskmiselt 1–2 nädalat, sõltuvalt ülesande keerukusest. Perioodi lõppedes tullakse kokku ja vaadatakse tulemustele väga kriitiliselt otsa. Kogu teekond eesmärgistamisest tulemusteni analüüsitakse samm-sammult läbi ning vajadusel konkretiseeritakse eesmärki, redisainitakse lahendusi ja testitakse uuesti. Kui kõik läheb ootuspäraselt, liigutakse edasi järgmise ülesande juurde.
Algusest peale on oluline kaasata meeskond igasse protsessi etappi, alates eesmärgi sõnastamisest kuni tulemuste analüüsimiseni.
Eva-Maria Kangro agiilse juhtimise koolituse kohta leiab rohem infot Äripäeva Akadeemiast.