Me ju rääkisime...

2011. aasta kevadel aga kogunes juba mitusada firmajuhti Elisa Fookus 2011 konverentsile kuulama, kuidas muu Euroopa on kaugelt töötamise oma firmade arenguvankri ette rakendanud. Mis pani inimesed huvituma lahendustest, mida veel mõne aasta eest ära põlati?

Paljud firmajuhid on tänaseks mõistnud, et vanamoodi edasi minna pole võimalik. Pärast suure koomaletõmbamisega saavutatud efektiivsuse tõusu vanade töömeetodite juurde tagasipöördumine tapaks võimaliku uue kasvu juba eos.Üks murekoht on tööjõud. Nii kui me ei räägi enam lihtsatest tükitöö tegijatest, on konkurents parimate ajude nimel kõva. Kuidas aga tuua noor ja andekas inimene oma firmasse ja samas vältida järjekordset palgarallit?

Tule noorele vastuTänane noor ja andekas, uue ajastu töötaja tahab töötada nende töövahenditega, millega on ta harjunud ning firma IT lahendusi kasutatakse ainult juhul, kui need on paremad, efektiivsemad ja mugavamad. Muidugi võib firma seada uue töötaja fakti ette, et siin on töölaud, istud siin iga päev, 9.00 – 17.00. Ent uskuge meid, parimad ajud lähevad sel juhul peagi konkurendi juurde, kus võimaldatakse töötada talle meelepärasemail viisil, kohas ja ajal.

Teiseks on vaja varasemast rohkem usaldust oma töötajate vastu. Usaldust, et nad ise suudavad oma tööaega parimail viisil hallata ja kõige efektiivsemalt juhtida. See võib tähendada ka luba teha tööd väljaspool kontorit. Aga kui tegu pole just tippjuhiga või väga iseseisva töövaldkonna eest vastutajaga, läheb kohe vaja koostööd võimaldavaid IT lahendusi, mis võimaldaks mugavalt omavahelist koostööd koordineerida ja jälgida, mis tehtud, mis tegemata.

Mõtlen siinkohal tööülessannete jagamist, dokumentide kooskõlastusringe jms võimaldavat IT põhist lahendust. Siia alla käib ka firmasisene meilikeskkond, jagatud kalendrid ja kontaktide nimekirjad, mugavad süsteemid koosolekute planeerimiseks (ja nendest kaugtöö vahenditega osavõtmist) jms.

IT lahendus ees ja taga, kas ilma ei saa? Saab, aga läheb kalliks, on kiire vastus. Kui firma asub Tallinnas, aga leiate hea töötaja Rakverest ning tema kohale toomine läheks liiga kulukaks, siis Eesti on kahjuks käega löömiseks ja järgmise töötaja otsimiseks liiga väike. Parem juurutage lahendused, et töötaja saaks pärast esmast sisseelamise aega kodu lähedalt töötada. Ja kui te ei taha, et firma andmed asetseks Google'is või töötaja mobiiltelefonis, hoolitsege firma IT-süsteemide kaasajastamise eest.

Kaugtöö pole kodutööLaialt levinud eksiarvamus kaugtöö kohta on, et see tähendab kodus töötamist. Ei pruugi. Täpsemalt öeldes - soovitatavalt mitte. Kodus on sageli liiga palju segavat ning inimene on juba kord sotsiaalne olend, kes vajab suhtlemist ja ringiliikumist.Kodust töötamise asemel võib teha tööd avalikes asutustes nagu raamatukogus, kohvikus või spetsiaalsetes kaugtööks kohandatud keskustes. Nendes, mõneti büroohotelli meenutavates kohtades on tagatud korralik internetiühendus, võimalus kasutada koosolekuruume, pidada videokonverentse, segamatult telefoniga helistada ja kasutada erinevaid teenuseid – faksi või koopiateenusest lastehoiuni välja.

Mainitud konverentsi peaesineja, Bas Boorsma rääkis eelkõige just selliste keskuste eduloost Hollandis, kus on neid loodud juba sadades nii maapiirkondadesse kui linnadesse. Igasse linnaossa ja äärelinnadesse loodud kaugtöökeskused säätavad inimesi kesklinna liiklusummikus siduri libistamisest – „tööle“ on võimalik jalutada ja nii iga päev tund või paar transpordile kuluvat aega kokku hoida.

Selliste keskuste loomiseks on Boorsma sõnul vaja kahte eeldust – arenenud telekommunikatsioonivahendeid ja kaasaaegseid juhtimisstiile. Kaugtööd pole võimalik efektiivselt korraldada, kui firmasisene infovahetus põhineb ainult suusõnalisel kommunikatsioonil või paberilipikutel. Eestis on mõlemad eeldused täidetud.

Kaugtöö oskuslik liitmine firma töökorraldusse võib anda kuni 1/3 võrra väiksemad kütusekulud ja säästa kuni 2/3 võrra töö korraldamisele kuluvat aega. Toimiva grupitöö- ja dokumendihalduse korral saab kaugtöö vahendeid kasutades kokku hoida nii mõnegi sõidu koosolekule või kontorisse pelgalt „kokkusaamise vajaduse“ tõttu. Kaugem eesmärk on vähendada töökohtade arvu kontoris alla firma igapäevaste töötajate arvu, sest „nagunii kõik korraga kontoris ei tööta“. Seda teed on läinud juba mitmed Euroopa suurfirmad.