Vahetage dokumentide koopiad posti teel

Digitaalse allkirja staatuse õiguslik reguleerimatus tähendab praktikas seda, et elektroonilisel teel saadetud lepingut või muud dokumenti ei ole Eesti kohtus võimalik kasutada tõendina, kui dokumendi koostaja ei tunnista, et on dokumendi koostanud ja/või saatnud. Et Eestis puudub täna õiguslik regulatsioon ja kohtupraktika digitaalsete dokumentide suhtes, on probleemide vältimiseks soovitav vahetada interneti teel saadetud dokumentide allkirjastatud koopiad hiljem kindlasti ka posti teel. Sellest tuleneva täiendava töö mahu ja kulu kompenseerib kindlustunne, et teie dokumendid on vaidluse korral tõendina kasutatavad.

Kohtuliku menetluse üks kõige olulisemaid osi on tõendamine. Lepingulistes vaidlustes on tõendamise üks tähtsamaid ülesandeid ja eesmärke lepingu poolte tegeliku tahte selgitamine. Seepärast on oluline, et vaidluse puhuks oleks säilinud (arhiveeritud) ka kogu poolte vaheline elektrooniline kirjavahetus ning samuti suuline kommunikatsioon (elektronpost, telefonikõnede salvestused) kõigi lepingute teiste pooltega.

Samuti on tähtis, et kogu kirjavahetuse suhtes oleks võimalik täpselt kindlaks teha aeg, millal see toimus ning võimalusel ka koht, kust kirju saadeti.

Kuigi kehtiv õigus ei sätesta otseselt elektroonsete kannete ja telefonikõnede salvestuste õiguslikku staatust, võib nende säilitamine siiski aidata teid hilisemates õiguslikes vaidlustes lepingute olemasolu või nende tingimuste üle.

Dokumente tuleks säilitada vähemalt kümne aasta jooksul, mis on Eestis kehtiv üldine hagi aegumise tähtaeg.

Interneti vahendusel äritegevust korraldavad ja dokumente vahetavad äriühingud peaksid kujundama ühtse dokumentide ja andmete arhiveerimise süsteemi, mis võimaldaks säilitada ja vajadusel kiiresti leida andmeid üksikute tehingute ja nende tingimuste kohta.

Andmete kaitse eesmärgil tuleks elektrooniliselt arhiveeritud andmeid hoida eraldi andmebaasis, millele ei ole online-ligipääsu.

Arhiveeritud andmete andmebaas peaks olema varustatud tehnilise lahendusega, mis võimaldaks jälgida, kes ja millal on andmebaasi sisenenud ning seal muudatusi teinud. Andmebaasi sisenemine ja seal muudatuste tegemine ilma, et vastav isik oleks kindlaks määratav, peaks olema välistatud tehniliste lahenditega.

Elektroonsel kandjal salvestatud informatsiooni üks olulisi ja erilisi omadusi on võimalus sellist informatsiooni kiirelt suurtes kogustes paljundada.

Samas on elektroonsel kandjal salvestatud informatsiooni ka kerge suurtes kogustes kiirelt hävitada. Seetõttu on elektroonsete dokumentide säilitamise juures oluline, et andmebaasis salvestatud andmeid aeg-ajalt andmekandjatele kopeeritaks ning andmekandjad füüsiliselt kindlas kohas (näiteks seifis) hoiustataks.