Valusat sõnumit peab kordama

Esimesel korral jõuab räägitu harva soovitud kujul kuulajani, eriti kui asi puudutab inimese heaolu ja tööharjumusi.

"Töötajale raske sõnumi puhul ei piisa ühest korrast rääkimisest," arvab Fakto grupi nõukogu esimees Leho Siimsen.

Eriti hoolikalt ja põhjalikult tuleb läbi mõelda teave, mis puudutab inimest isiklikult, näiteks kui on vaja ettevõtte struktuuri muuta või koondada. "Siis ei piisa, et astud üks kord inimeste ette ja teatad, et homsest on olukord selline, et peate asjad kokku pakkima," teab Siimsen pikaajalise kogemuse põhjal.

Kui Fakto grupp müüs tänavu tütarfirma Nissan Balti tagasi emafirmale, kaasnes sellega paratamatult inimeste koondamine.

"Kuigi olime müügiks juba mitu aastat valmis ega varjanud ka töötajate eest, et ükskord peame selle sammu tegema, tuli otsus neile ikkagi ehmatusena," meenutab Siimsen.

Osa inimesi oli firmas pikka aega töötanud ega teadnud, mida edasi teha. Reaktsioon uudisele oli muidugi erinev: mõned kehitasid õlgu, et vahet pole, teised elasid asja sügavalt läbi.

Siin ei piisanud Siimsenil ühest korrast rääkimisest. "Sõnumi pidi väga hoolikalt läbi mõtlema. Ega juht saagi kõiki asju, mida ta ise teab, alati välja öelda. Aga tõin võimalikult tihti jutu sisse eesmärgi ja põhjused, miks see samm firmale kasulik on ja milliseid võimalusi töötajatele pakume."

Siimsen on kogenud, et kõige olulisem on sõnumi rääkimisel pidada pidevalt asja eesmärk silme ees ja seda korduvalt rõhutada. Siis jõuab see lõpuks ka kuulajani.

"Eesmärgi tähtsust rõhutavad kõik koolitajad ja see toimib ka praktikas. Kahjuks läheb paljudel pärast koolituse läbimist see lihtne soovitus meelest ära," on Siimsen siiski edukalt teooria ellu viinud.

Ka Invicta tegevdirektor Peeter Puskai usub, et töökohtade kaotamine on valusaim teema ja siis jääb tavaliselt ühest korrast rääkimisest väheseks.

"Kui pidin 90ndate keskel koondama ühest tehasest 300 inimest, varusime selleks mitu kuud. Tuletasime korduvalt meelde, miks me seda teeme ja et sellisel kujul on tootmine ebaefektiivne."

Muidugi tuli inimestega rääkida erinevalt, mõnda tuli lausa ähvardada ja täpselt seletada, mis teda ees ootab, mõnele piisas kompensatsioonist ja ühekordsest vestlusest.

Ettevõttes kaua töötanud inimesed ei taha tunnistada, et nad töökoha kaotavad. Isiklikku tragöödiat on raske tunnistada.

Puskai arvab, et palju sõltub ka töötaja pühendumisest. Kui talle läheb korda ettevõtte käekäik, võtab ta sõnumi vastu teistmoodi, kui lihtsalt kellast kellani tööl käiv kolleeg.

Arvestama peab, et inimene, kellele meeldib rahulik töö, ei taha oma ellu midagi, mis ta elutempo segi lööb ja rohkem pingutama sunnib. Kõigil on niigi palju teha ning lisatööd ei soovi keegi.

Ka Puskai on kindel, et iga sõnumi edastamisel tuleb eesmärk läbi mõelda ja selgitada seda kuulajale arusaadavas keeles.

"Pole mõtet rääkida liiga kõrgelennulistest summadest, need pole töötajale tihti mõistetavad. Mida lähedasem on eesmärk, seda paremini see omaks võetakse," usub Puskai

Rasket sõnumit tasub ka etappide kaupa rääkida ning tuua välja töötaja kasu või võimalused. Kindlasti tuleb rõhuda, mis nende töös paraneb. Omakapitali tootlikkus on liinitöötajale liiga kauge mõiste ning tõenäoliselt lastakse see lihtsalt kõrvust mõõda.

Kui sõnum on töötajale negatiivse, ei piisa tavaliselt ühest korrast rääkimisest.

Eriti hellad on inimese heaolu ja harjumusi puudutavad teated, näiteks kulude kärpimised ja koondamised, kus emotsioonid löövad kergelt välja ja ratsionaalne mõtlemine lükkub tagaplaanile.

Siis hakatakse esmalt mõtlema, kas mina jään alles ja mis minuga juhtub. Teadvus ei taha negatiivset sõnumit vastu võtta ja hakkab sellele vastu töötama.

Börsiettevõttel on sõnumit ka seepärast raske edastada, et pead teavitama kõiki korraga. Siin on alati risk, et kusagilt lekib info enne välja ja tekivad kuulujutud.

See on ohtlik, sest tavaliselt on esimene informatsioon väga tähtis, esmaste kuulujuttude ümberlükkamine nõuab palju aega ja vaeva. Parem on püüda hoida algusest peale sõnum selge ning edastada kõigile ühesugust infot.

Eesti Loto viimaste aastate kasum on jõudsalt kasvanud, kuid samal ajal oleme palgataset hoidnud tööjõuturul pakutava keskmisel tasemel.

Kuna aga töötajad peavad ettevõtte häid tulemusi oma töö viljaks, on mulle korduvalt esitatud küsimus, miks ei näe nad paranenud tulemusi oma palga kasvus.

Selgitasin mitmel koosolekul, mis vahe on firma omanikul ja töövõtjal: üks võtab endale riski ja vastutuse ettevõtte eest, kandes halbade majandustulemuste korral isiklikult kahju, kuid heade tulemuste puhul saab ka kasumist peamise osa.

Töötaja jälle ei riskeeri, olles vaba lahkuma firmast, millel halvasti läheb, kuid saades parimal juhul vaid väikese osa kasumist.

Tööandja lähtub ikkagi palga maksmiselt enda võimalustest ja tööjõu turuhinnast.

Seda informatsiooni paistis inimestel olevat raske vastu võtta, kuid pärast paari-kolme selgitamist sain tagasidet, et vähemalt mõni inimene on teadmise omaks võtnud.

Küsisin ka nüüd inimestelt, kas on ette tulnud olukordi, kus olen enda arvates selget teemat neile liiga lühidalt edastanud, uskudes ise, et ka teised mõtte lennult haaravad.

Selgus, et paraku see alati nii pole olnud, kuid ülemusele ei julgeta enda arusaamatust välja näidata.

Ehk peaks iga juht aeg-ajalt töötajatelt küsima, millal nad mõnest sõnumist juhiga ühtmoodi aru saama hakkasid.

Kõige keerulisema sõnumi pidin edastama paari aasta eest sadakonnale tootmistöölisele ühes Eesti väikelinnas.

Olin selles ettevõttes algul nõustaja ja hiljem täitsin tootmisjuhi kohta. Lihtsatele inimestele oli vaja lihtsate sõnadega öelda, et tuleb paar kuud kõvasti pingutada, muidu panevad omanikud uuest aastast firma kinni ja kõik võivad oma töökohtadest ilma jääda.

Pean tunnistama, et enamikule see sõnum kohale ei jõudnud. Pigem suurenesid firmasisesed vargused ja hakati uusi töökohti otsima, kui oldi valmis endast veel rohkem andma. Sain aru, et kuigi püüdsin olla veenev ja usutav, ei tundnud ma maainimeste mõtteviisi.

Selle vea parandamine võttis hulk aega ja tegin seda töötajate vahetute ülemuste kaudu. Mälutreenerina võin aga öelda, et mitte ainult kordamine pole oluline, vaid esmalt tuleb jõuda võimalikult kuulaja tasandini.

Muidu peabki kordama jääma. Kui aga kuulaja suudab sõnumist iseenda ja oma tööga seostada, tuleb hiljem palju vähem kulutada aega ülerääkimistele.

Mul on kombeks alustada raskema sõnumi edastamist natuke kaugemalt ja anda väheke laiem ülevaade sellest, mis on toimunud ja kuhu me tahaksime jõuda. Siis olen ma jõudnud põhjusteni, miks just selline otsus praegu on tehtud ja kuidas me seda ellu kavatseme viia.

Seejärel püüan ma selgitada, kuidas ettevõtte elu hakkab toimuma ja mis konkreetselt igaühe jaoks muutuda võib, vajadusel selgitan ma seda personaalselt.

Sõnumit edastades püüan ma mõelda ja rääkida samal tasemel sihtgrupiga, töölistele sõnumi edastamine ei toimu kindlasti samamoodi kui juhtkonna puhul.

Ma olen aeglane inimene ja räägin hästi aeglaselt, võib-olla sellepärast saadakse minust paremini aru ja ma ei mäleta ka ühtegi juhtumit, kus mul oleks tulnud ühte asja mitu korda üle rääkida.

On juhtunud, et mingi sõnumi edastamise käigus muudan ma esitust vastavalt tekkinud reaktsioonile või jagan oma mõtte isegi mitmeks osaks, mille ma siis esitan hiljem.

Küll meeldib mulle pärast kontrollida, kas kõik on ikka asjast nii aru saanud, nagu ma esialgu mõtlesin.

Kontrolli tulemusena võib välja kasvada hoopis uus sõnum, mis on minu arust üpris loogiline, kuna elu ja töö on pidevalt muutuvad protsessid.

Emotsionaalselt keerulisim on töötajale teatada, kui töösuhe on lõppemas.

Positiivsetest sõnumitest on keeruline uute plaanide tutvustamine ja nende põhjendamine. Siin aitab sõnumi jaotamine osadeks, samuti inimeste kaasamine sõnumi koostamisse ja edastamisse.

Kellel see ees seisab, peaksid leidma endas rohkem julgust teema lõpuni selgeks rääkida. Miks mitte võtta teema lõpetuseks asi uuesti kokku - kes mida teeb ja kas mõlemad pooled said asjast ühtmoodi aru.

Teatud olukorras võib olla parem sõnumeid edastada või kokkuleppeid teha e-kirja teel, seal on vähem emotsiooni, rohkem konkreetsust ning jälg jääb maha.

Keerulised asjad saab teha lihtsaks, kuid üldjuhul ei tohiks sõnumi edastamine olla ühesuunaline: oluline osa selles on ka kuulamisel.

Keerulist sõnumit võib esitada osadena, võimalusel ka teist poolt vahepeal ära kuulates. Lõpuks tee lühike kokkuvõte, kus oluline saab korratud.

Üldjuhul järgnevad sõnumitele ka tegevused ja eesmärgi täitmine. Kontroll eesmärkide täitmise üle peab ikka jääma.

Kõige valulisem info, mida olen edastanud, on olnud seotud majanduslikult mittetasuvate kaupluste sulgemisega.

Kuna aga ühtegi kauplust ei suleta üleöö, on olnud alati piisavalt aega töötajatele selgitusi jagada.

Elementaarne selle juures on, et juht peab töötajate ees jääma ausaks, mitte loopima üldsõnalisi selgitusi. Siis ei teki ka probleeme.

Mis aga klientidesse puutub, siis kõige raskem on olnud klientidele selgeks teha, et kasutatud kaupu ei saada tasuta, nende kaupade kogumise, transportimise ja sorteerimise käigus tekivad kulud, millest kujuneb kaupade omahind. Selle selgitamine on ilmselt lõppematu protsess.