Ehitusfirmad takerduvad Exceli-kultusesse

See tähendab, et ühtse infot talletava süsteemi asemel on kasutusel palju eri tabeleid ja puudub ülevaade, milline neist on õige ja milline mitte.

Iga ettevõtte põhihuviks on kasum ehk töö ja tehtu eest arvete välja saatmine – kui arvet kliendile ei saadeta, pole ka tegevusel mõtet, rääkis protsessijuhtimise seminaril Tiik, kes on 25 aastat õpetanud Soome turul firmasid korraldama eelarvestamisprotsesse.

Arve saadab tavaliselt välja ettevõtte “majapidamissüsteem”, mistõttu on oluline selle arveldussüsteemi arvelduskõlblike ridade tekitamine, mis eeldab omakorda sisendit tööde ja materjalide näol. Arvelduse seisukohast on oluline roll tegevuse juhtimisel. Lisaks on tähtis, et kõik asjad oleksid seotud lepingutega – ei saa arveldada asju, mis pole lepingutega kaetud, lisas ta.

Kümned failiversioonid tekitavad segadust

Eesti ettevõtete probleemiks on Tiigi sõnul Exceli kummardamine. “Kõike tehakse Excelis, isegi riigieelarvet, ma ei mõista seda,” nentis Tiik.

Tema sõnul tehakse eelarvestus tihti nii, et sel pole projektiga mingit pistmist. “Kui eelarve on valmis ja projekt käes, kutsub juht meeskonna kokku, laud tehakse puhtaks ja hakatakse arutama, kuidas asju teha. Alles siis hakatakse mõtlema, milline on planeeritud sisu ja kuidas seda teha,” kirjeldas Tiik. Ta jätkas, et töö käigus saadetakse osapoolte vahel sadu Exceli faile. “Exceli tabelitest on 17 erinevat versiooni ja keegi ei tea, milline neist õige on. Ka võrgus salvestatud lepingutest on 17 eri versiooni, ilma et keegi teaks, milline neist on õige ja milline vale,” kirjeldas ta.

Kui tööks vajalikud komponendid saadakse ostetud, alles siis hakatakse kirjeldama kuluartikleid. “Ja algab sama jama, et keegi ei tea midagi,” märkis Tiik.

Projektijuhid kulutavad 40% tööajast Tiigi sõnul sellele, et täidavad Exceli tabeleid, kuna juhid nõuavad seda. Kõige banaalsemaks muutub asi tema sõnul siis, kui infot hakatakse üle viima ettevõtte majapidamissüsteemidesse, kuhu tuleb kirja saada reaalsed kulud ja info arvete kohta, mis kliendile välja saadetakse.

Aeg kulub sahmerdamisele, mitte tööle

Tiigi sõnul puudub enamasti ettevõtetes tegevusi ühildav süsteem. “Aeg ei kulu mitte kliendi jaoks töö tegemisele, vaid sisemise sahmerdamise peale,” märkis ta. Mõistlikum oleks tema sõnul tegevusi juhtida. “Sellisel moel, et oleks tuvastatud, millisteks osadeks on projekt jagatud ja et oleks selge, milliseid töid on vaja teha ja millal need peavad algama ning lõppema.”

Töö kestvus saadakse planeeritud sisu järgi – kui firmas on välja mõeldud, kuidas tööd tehakse, milliseid seadmeid, oskusi ja materjale on selleks vaja, võimaldab süsteem leida õiged inimesed õigesse kohta.

Segane planeerimine pärsib operatiivsust

Kuna tööle on klient andnud täideviimiseks sobiva ajaakna, moodustub selle alusel planeeritud aeg, mille põhjal ettevõte teab, millal peab alustama ja milline on töö kestvus.

Kui mingil põhjusel tekib töödes viivitus, on ettevõtte jaoks oluline küsimus, kas olemasolevate ressursside juures suudetakse kinni pidada tähtajast või juhtub, et töödega minnakse üle, või ka vastupidi, et jõutakse hoopis varem valmis. “Ma ei tea ühtegi firmat Eestis, kes suudaks sellist probleemistikku hallata,” märkis Tiik ja lisas, et just see on töö efektiivsusest ja juhtimise olulisusest rääkides kõige olulisem aspekt.

“Oleks vaja süsteemi, mis näitaks ära, et juhul, kui ressursse ei lisata, jäädakse töödega hiljaks. Või et kui ressursse on üle, siis annaks see info, et inimesi saab mujal kasutada,” kirjeldas ta.

Samas pole Tiigi sõnul võimalik ühtegi projekti algusest lõpuni ette valmis planeerida. “Küsimus on pigem selles, mil viisil on projektijuht võimeline operatiivses keskkonnas projekti juhtima nii, et ajagraafik oleks planeeritud. Selle taga on projektijuhi oskus ja töövahendid,” nentis Tiik.

Keerukam süsteem seoks kogu info üheks

Tiigi hinnangul kulub ehitusettevõtetes liialt palju aega tilulilu peale – kõik osapooled märgivad infot kuhugi üles. “Kui juba niikuinii peab kirjutama, siis võiks selle kirjutada kohta, kust see jõuab õigesse arenduskanalisse,” soovitas ta. Tiigi sõnul nõuab see küll mõttemaailma muutust, ent tulemuseks on võimalus tegevusi praegusega võrreldes hoopis teise vaatega kontrollida.

Keerukamad süsteemid võimaldavad töid siduda lepingupõhiste müügiühikutega. “Kui ollakse nii kaugel, et tööd on tehtud ja tegevused hinnatud ja kinnitatud, saadab süsteem selle kohta kliendile tagasiside, millele see annab omakorda vastuse, avades nii kanali arve saatmiseks.”

Sooritades erinevaid töid, annavad need realiseerumise alusel info kasutatud materjalide, seadmete ja ajakasutuse kohta. “Kui töötaja kirjeldab tahvlis või mobiilis kulud ära, peab keegi võtma vastutuse, et see on õige, ja seejärel toimub kulumite kinnitamine, mis omakorda avab tee kulumite viimiseks majapidamissüsteemi,” kirjeldas Tiik, kuidas on võimalik protsesse automatiseerida.

Vajalik on tuvastamissüsteem, mis näitab, milliseid lepinguga kokku lepitud kulusid ehitades on tekkinud, mis kliendilt sisse nõutakse. “Vaadeldes mingit tööd, mida paigaldus- või ehitusfirma teeb, räägime planeeritud kuludest – planeerides tööd, planeerime ühtlasi, milliseid oskusi, seadmeid ja materjale on vaja. Taolise baasinformatsioonita on planeeritud sisu loomine üsna keeruline,” märkis Tiik, kelle sõnul on küsimus selles, kuidas viia planeeritud sisu otse tööprotsessidesse.

WC-poti vahetuse hinda lihtne arvutada

Tiik selgitas, et kui kliendilt tuleb pakkumuskutse, võetakse see kaasaegses süsteemis vastu eelarvestusprogrammis. “Kui meilt küsitakse elektripaigaldaja tunnitasu, on seda lihtne öelda. Aga kui hinnata on vaja WC-poti vahetust, tähendab see tehnilist lahendit, mis koosneb WC-potist, kinnitusseadmetest ja lisaks tööst,” tõi ta näiteks. Tehnilised lahendused võivad olla väga keerukad, ulatudes terveid eluruumide komplekse puudutava infoni välja. “Kui klient annab ehitusfirmale oma vajaduse väljenduse, siis eelarvetuse mõte on, et tehniline lahend moodustaks eelarvestusena ettevõtte kulu, näidates samas, mida on tööks vaja,” selgitas Tiik.

Eelarvestusprotsessis on tööks vajalik info, lisaks on seal näha isik, kes vastutab selle eest, et tulem vastaks planeeritule. Kuna klient on andnud tööks sobiliku ajaakna ja on teada, milliseid materjale, oskuseid ja seadmeid vaja on, annab see materjali logistikaks vajaliku info, mille põhjal saab saata laiali ostutellimused.

Süsteemi eeliseks on lisaks lihtsamale arveldamisele ka ostuprotsessi lihtsustamine. “Kui ettevõttes on mitu projekti, on võimalik kõik vajalikud ostud ühendada. Mis tähendab hinnavõitu – mitme projekti pealt koondostupakkumisi tehes on hinnad hoopis teised võrreldes sellega, kui iga projekti jaoks tehakse need eraldi,” lisas Tiik.

Kommentaar Protsessijuhtimise vilju näeb alles kolme aasta pärast

Kristjan OtsmannOÜ Selge Pilt juhatajaEnamik protsessijuhtimise juurutamisprojektidest hävineb seetõttu, et inimestel on erinev arusaam protsessijuhtimise juurutamise mõistetest, selgus ajakirjas Harvard Business Review avaldatud uuringust.

Teiseks selgus, et protsessijuhtimiseks puudub selge vajadus, st et alati polegi vaja protsesse juhtida. Kolmandaks, et protsessijuhtimine ei keskendu kliendile kui lõppkasutajale, vaid see muutub protsessiks protsessi pärast. Lisaks on ettevõtete vaade tegevusele liialt lühiajaline – protsessijuhtimise vilju näeb 3–6 aasta pärast, mitte enne.

Seega, muutused võtavad kauem aega, kui arvatakse. Samas, kui protsess läheb korda, on muutused selgemad, kui oodatakse. Probleemiks on ka inimesed, kes ei usu tulemustesse – kui levinud on arvamus, et üks või teine asi pole võimalik, on eesmärkide saavutamine keeruline.

Juuli Ehituse kuukirjast saab lugeda ka, mis teeb Telia uue peakorteri eriliseks, millega üllatab LAEV ja mida peab teadma eelarvest.