Ettevõtte majandustarkvara valikul tuleb jälgida ka uusi nõudeid

Vajadus järjest kiirema ja täpsema infot järele on ajendiks, miks paljud ettevõtted on otsustanud soetada uue majandustarkvara või vahetada vana sobilikuma vastu. Kuid küllaltki sageli soetatakse praegusi ja tulevasi vajadusi arvestamata tarkvara, mis ei rahulda.

Investeeringuid, sealhulgas ka tarkvara ostu, tuleks hinnata, lähtudes firma strateegiast. Kui ettevõtte tegevuses on ette näha muutusi, siis peaks nendega investeerimisotsuste tegemisel arvestama.

Tarkvara ostmisel tuleks arvestada näiteks järgmiste asjaoludega:

- tehingute maht;

- sisend- ja väljunddokumentide hulk;

- kasutajate arv;

- millist infot ja kui kiiresti vajatakse;

- riistvara võimalused;

- võrguühendused jne.

Tuleks arvestada ka keele valiku ja ergonoomikaküsimustega.

Ebaselgest infosüsteemi kujundusest võib tekkida vigu andmete sisestamisel või väljundinfo kasutamisel.

Tarkvara vahetades on kasulik analüüsida olemasoleva programmi puuduseid, mille kõrvaldamine muudaks programmi kasutamise oluliselt efektiivsemaks. Ostes tarkvara veel käesoleval aastal, tuleb veenduda, et see vastab 2000. aasta nõuetele. Eestis võetakse ilmselt mõne aasta pärast kasutusele euro, mis seab samuti tarkvarale mingid nõuded. Määrata tuleb, millised on äritegevuse seisukohalt tingimata vajalikud nõudmised ning millised annavad lisaväärtust, kuid pole elutähtsad. Esitatavate nõudmiste kohta tuleb koostada spetsifikatsioon. Valikut lihtsustab nõudmiste järjekorda panemine, kus olulisemaid nõudeid rahuldav tarkvara on eelistatud.

Esmalt peab olema ülevaade sellest, mida vajatakse. Alles seejärel tasub uurida, mida tarkvaramüüjad pakuvad.

Tarkvarafirma puhul on oluline stabiilsus ja usaldusväärsus. Kui kasutajatele pakutav abi pole piisav või puudub, siis võib ka hea tarkvara osutuda kasutuskõlbmatuks. Pakkuja kohta annab informatsiooni näiteks toote tutvustuse või dokumentatsiooni kvaliteet.

Eriti ettevaatlikult tuleks suhtuda vähetuntud või uutesse pakkujatesse. Isegi kui tarkvara tarnija toetus on kvaliteetne, sisaldub uues tarkvaras vigu, mis pikemaajalise kasutamise puhul on kõrvaldatud. Võimaluse korral tuleks hankida infot ka pakutava tarkvara senistelt, sarnase äritegevusega kasutajatelt.

Olenevalt info operatiivsusest seatakse kasutajatoele erinevad nõuded, millest sõltub hoolduslepingu maksumus. Oluline on, kas probleemide korral peab abi olema kättesaadav 24 tundi ööpäevas ja seitse päeva nädalas või piisab tööajast, kas ostuhind sisaldab koolitust ja kas uued versioonid saadakse automaatselt või tuleb need eraldi tellida. Samuti tuleb uurida, milliseid muudatusi kavatsetakse programmi teha, ning hinnata tootja võimet programmi edasi arendada. Näiteks 1999. aasta alguses kehtima hakanud sotsiaalmaksuseadus muutis sotsiaalmaksu arvestusele esitatavaid nõudeid, mille tõttu pole endised palgaarvestusprogrammid suures osas kõlblikud.

Enne lõpliku ostuse langetamist tuleks tarkvara testida igapäevases tegevuses kasutatavate andmetega. Ettevaatlikult tuleb suhtuda ka konsultantidesse, kes ise mõnda tarkvarapaketti müüvad.

Autor: Andres Treier