Tarkvaraaudit aitab kulusid planeerida

Tarkvara maksumus on võrreldes riistvara maksumusega aastate jooksul tõusnud, kuid lõviosa firmade investeeringust ja IT-kulutustest neelab ikkagi arvutipargi hooldus selle töökorras oleku tagamiseks. See hõlmab esialgset juurutustööd, haldust, vajalikke koolitusi jms. Protsentuaalselt võiks kulud jaotada järgmiselt: umbkaudu 20 protsenti kulutustest läheb riistvara ja tarkvara soetamiseks, ülejäänud osa ressursist võtab arvutipargi haldus. Ja just see viimane 75?85% on koht, kus pea igal ettevõttel on võimalus oma vööd pingutada.

Samas, millest tuleks kulude kokkuhoidmisel alustada? Kas keelata oma IT-juhil osaleda koolitusel, mida too on viimased kolm kuud oodanud? Või võtta hoopis kasutusele rohkem vabavara, mille eest ei tule maksta igakuiseid rendisummasid? Tegelikkuses on targalt talitatud esimeseks sammuks hoopis hetkeolukorra täpne kaardistamine ning seda saab hästi teha tarkvaraauditi abil.

Rääkides tarkvaraaudititest võib välja tuua kolm erinevat taset: tarkvara inventuur, tarkvara analüüs ja tarkvarastrateegia väljatöötamine. Kuigi ettevõte võib piirduda näiteks vaid tarkvarainventuuriga, mis sisuliselt tähendab tema asutuses kasutatavate kõikide arvutiprogrammide loendamist ja nende fikseerimist, eeldab iga järgnev tase eelneva taseme läbimist.

Tarkvarainventuur ? tarkvaraauditi esmane etapp, mille käigus kaardistatakse ettevõttes kasutusel olev tarkvara ja kooskõlastatakse litsentseeritav tarkvara omandatud litsentsidega. Auditi tulemusena selgitatakse tarkvaraprogrammide kasutustingimusi, loetletakse olemasolevad või puuduvad litsentsid ning esitatakse soovitused suurema tõhususe saavutamiseks.

Tarkvaraanalüüs ? tarkvarainventuuri põhjal hinnatakse ettevõttes kasutusel olevat tarkvara ja selle kasutamise efektiivsust. Näiteks võib töötajatega läbi viia intervjuud, mille tulemusena selgitatakse välja tööks reaalselt vajalik tarkvara ja töötajate kasutamisharjumused. Analüüsist selgub, millised programmid on otstarbekad, millised vajaks asendamist lihtsamate ja odavamate programmide vastu ning kuidas efektiivsemalt ettevõttesiseselt tarkvaraprogrammide kasutamist jagada.

Tarkvarastrateegia väljatöötamine ? koondab nii tarkvarainventuuri kui ka tarkvaraanalüüsi tulemuse ja seab suuna edasisteks investeeringuteks. Koostöös ettevõtte võtmeisikutega töötatakse välja ühtne tarkvarapoliitika, mis sätestab ka selle, kas tavatöötajal on õigus tööarvutisse omal vabal volil installeerida erinevaid tarkvaraprogramme või mitte. Samuti sisaldab strateegia arvutiparki tehtavate investeeringute plaani ning selgitusi, millist tarkvara ja millistel tingimustel soetada. Lisaks võib välja töötada ka vastavad tööjuhised, mida saab koos töötajatega ühiselt arutada.

Samas on tarkvaraaudit iseenesest staatiline, sest see kaardistab vaid hetkeolukorra. Juhul kui auditi tulemused või väljatöötatud strateegia jääb vaid ettevõte juhi lauale tolmu korjama, ei ole sellest just palju kasu. Sellistel puhkudel jääb tarkvaraaudit teadvustamata võimaluseks. Oluline on just see, kuidas saadud infot edasi tarvitatakse. Kõrvalolev tabel selgitab mõningaid vajalikke samme.

Loomulikult oleneb tarkvaraauditi maht eelkõige asutuse arvutipargi mahust. Väikese suurusega ettevõtted võivad piirduda vaid tarkvarainventuuriga, mis kaardistab kogu olemasoleva tarkvara ja annab ka nõu programmide optimaalse rakendamise osas. Samas võib neis ettevõtetes ja asutustes, kus on palju arvuteid ja kasutajaid, ühtse arvutistrateegia puudumine olla kaalukate lisakulutuste allikaks. Kokkuvõtvalt võib tarkvaraauditit iseloomustada nii: olgu asutus ja arvutipark kui suur tahes, täpse ülevaate ja tulevikusihi omamine on eeliseks igas olukorras.

Internetiühendus ja seega ka arvutid on olemas 83% Eesti ettevõtetest.

Erik Mandre, BSA Eesti Komitee koordinaator:

Olen palju kokku puutunud asutustega, kus töötajad kurdavad, et nende arvutid on aeglased ja takistavad tööd. Töötaja soovib, et tööandja tema arvuti võimsusse investeeriks. Ettevõtte juht peab langetama otsuse. Ühelt poolt soovib ta võimaldada oma töötajale parimaid töötingimusi, mis motiveeriks töötajat. Teisalt teab ta, et võimsamaid arvuteid oleks vaja ka teistel töötajatel, kuid nende soovide täitmine nõuaks juba arvestatavat investeeringut, milleks ressurssi ei pruugi olla.

Tegelikult on infosüsteemid sageli ülekoormatud just tarkvara ebatõhusa kasutamise tõttu ? töötajail on mahukad ja kallid programmid nende ülesannete täitmiseks, mida saaks lahendada ideaalselt ka mõne abiprogrammiga. Lisaks on arvutitesse omavoliliselt allalaaditud igasugu vabavaralisi programme, prooviversioone, arvutimänge jms, mis muudavadki süsteemi töö aeglaseks. Tarkvaraaudit annab ülevaate kõikidest ettevõtte arvutitesse installeeritud programmidest, mille baasil saab juba kaardistada reaalselt vajaminevad programmid. Kõik see võimaldab omakorda luua asutusesisese ühtse tarkvarastrateegia-poliitika, millega tutvumine ja mille järgimine peaks olema kohustuseks kõikidele töötajatele.

Autor: Ion Alender