Arvutikasutajal on mõistlik teha olulisematest andmetest pidevalt varukoopiaid. Mõelge korraks, kui ühel päeval pole teil enam arvutis asunud äridokumente, raamatupidamist, lepinguid, e­kirju ... Koopiate tegemist ei tasu segamini ajada andmete arhiveerimisega. Arhiveerimine on andmete pikaajaline säilitamine. Varukoopiad on aga mõeldud mingil põhjusel hävinud või kadunud originaalandmete taastamiseks. Põhjuseid, miks andmed võivad kaduma minna, on laias laastus neli: riistvaraline rike (näiteks kõvaketas läheb katki), tarkvaraline rike (nt programm jookseb kinni ja rikub kasutuses olnud faili), kasutaja kogenematus (kustutate kogemata olulise dokumendi) ja vargus.

Nagu kindlustuspoliisiga pole kunagi võimalik ennast kindlustada kõigi õnnetuste vastu, pole võimalik ka ühe andmete varundamise reeglistikuga kaitsta andmeid kõigi hädade eest. Küll aga saab suurema kindluse tagamiseks kasutada paralleelselt mitut erinevat varundamise meetodit.

Riistvaraliste rikete vastu kaitsmiseks saab andmeid hoidvas serveris kasutada kettamassiive ehk RAIDe ja jagatud failisüsteemi (DFS). See tähendab, et samad andmed kirjutatakse korraga mitte ühte, vaid mitmesse kohta. Kui mõne andmekandjaga midagi juhtub, on võimalik teistelt andmekandjatelt andmeid edasi kasutada ja probleemne riistvara või tarkvaraviga kõrvaldada. Sellised parandamised jäävad tavakasutajale tavaliselt märkamatuks ning mingit andmekadu ei ole.

Tähtsate äridokumentide hoidmiseks saab kasutada ka Windowsi Offline Folderit. See on mõeldud eelkõige mobiilsetele kasutajatele. Süsteem on lihtne: dokumendid peavad paiknema firma sisevõrgus asuvas serveris. Kui mobiilne kasutaja teatab oma Windowsile, et tegemist on Offline Folderiga, kopeeritakse kõik andmed võrgust ka vastavasse arvutisse. Edaspidi, kui ühendus serveriga on olemas, ühtlustatakse arvutis olevad ja serveris paiknevad dokumentide versioonid. Kasutades serverina Windows Server 2003 perekonna liikmeid, on võimalik serveris paiknevatel ketastel sisse lülitada funktsioon nimega Shadow Copy. Tegemist on tehnoloogiaga, kus tehakse regulaarselt varukoopiad muutunud andmetest. Lisaks dokumendi viimasele versioonile võimaldab see kasutajatel vaadata ja vajadusel ka taastada dokumendi eelmisi versioone. See aitab ka juhul, kui olete kogemata dokumendist midagi kustutanud ning seejärel juba dokumendi ära salvestanud.

Andmebaase on mõistlik varundada (või kopeerida, kui andmeid on vähe) välistele varundusseadmetele ? nt kõvaketas teises serveris, CD- või DVD-plaat, lint jms. Selleks saab kasutada programmi Windows Backup, mis võimaldab ka regulaarset varundamist. Varukoopiate hulk sõltub andmetest ehk sellest, kui palju tööd olete nõus uuesti tegema ning kui kaua võib võtta aega varukoopiast andmete taastamine. Piisav tihedus võib olla kord nädalas, päevas või tunnis.

Autor: Erki Savisaar