Kuus müüti IT-teenuste outsourcing?ust

Enamikul lugejaist on küllap kujunenud oma arvamus outsourcing?u kohta ? nii isikliku kogemuse baasilt kui ka tuttavatelt saadud info põhjal. Selgitan viimase nelja aasta jooksul klientide hulgas enim levinud müüte outsourcing?u kohta.

Kõige levinum on vaieldamatult müüt selle kohta, et outsourcing on alati kallim kui ise tegemine. Selle põhjuseks on asjaolu, et ettevõtted panevad teenuse ostmisel küll reeglina paika nõuded teenusele, kuid ei kontrolli, kas näiteks nende sisemine IT suudab antud hetkel neid nõudeid täita või mitte. Outsourcing?u ja isetegemise hinna võrdlemisel vaadatakse siis ka vastavalt kahte hinda: teenusepakkuja hind, mis tuleneb pakkumiskutsest, ja oma IT-osakonna nn hind, mis tuleneb tänastest kuludest, mitte sellest, kas IT-osakond reaalselt nende kuludega suudab tagada pakkumiskutses seatud nõudeid (töötajate asendamine puhkuste ajal, varuseadmete olemasolu, ööpäevaringne monitooring jms).

Osaliselt aga on müüdil tõepõhi all ? Eesti IT-teenuste turg on täna veel liialt killustunud ja enamik teenusepakkujatest ei ole suutnud saavutada soovitud mastaabiefekti, mis omakorda toob kaasa ka kõrgemad hinnad, sest erilahenduste pakkumine üksikutele klientidele on lihtsalt kulukam kui standardteenuste pakkumine sadadele klientidele. Ega siin muud ei aita, kui IT-firmad peavad lõpuks hakkama fokuseerima ja ühinema, et saavutada soovitud mastaabiefekti.

Enamik ettevõtete juhte kardab kontrolli kadumist või nõrgenemist IT-funktsioonide üle. Laialt on levinud arvamus, et kui IT-spetsialistid on ettevõtte palgal, on neid kergem kontrollida kui teenusepakkujat. Sageli ilmneb aga, et ettevõtte juhtkonnal puudub igasugune ülevaade IT-osakonna tegevuse üle (arvutite kasutamine ettevõttes, ülevaade IT-osakonna tegevustest ehk kuhu kaob IT-spetsialistide aeg jne).

Enamik suurematest IT-teenuse pakkujatest Eesti turul pakub juba täna piisavalt põhjalikku aruandlust teostatud tööde ja tegevuste kohta, mis võimaldab ettevõtte juhil hinnata vastava IT-funktsiooni tööd. Kindlasti aga tuleb arvestada sellega, et IT-outsourcing?u korral tuleb muuta ettevõttes seni juurdunud tavasid IT-spetsialistidega suhtlemisel ja siin tuleb paljuski lähtuda teenusepakkuja seatud reeglitest.

Paljudel juhtudel oleme viimastel aastatel outsourcing?u teenuse pakkumisel kogenud firmade IT-juhtide ja -spetsialistide vastuseisu. Ilmselgelt on selle taga hirm ebakindluse ees ? hetkel sõltub ettevõtte IT-süsteemide hooldus ja arendus nendest, aga mis saab teenusepakkuja tuleku korral? Reaalsuses ei kao outsourcing?u lepingu sõlmimisel vajadus IT-juhi ja -spetsialistide järele kuhugi. Hoopis vastupidi ? IT-juhi roll tõuseb, sest teenuselepingu sõlmimisega vabaneb ta rutiinsetest igapäevamuredest stiilis ?miks pearaamatupidaja arvuti ei tööta, kust leida vajalik lisakomponent serverile? jms. Outsourcing?u puhul jääb IT-osakonnal üha enam aega arendustööde teostamiseks ja tellimiseks, mis siiani on jäänud reeglina ressursinappuse taha ? igapäevased rutiintööd röövivad kogu aja.

Ettevõtte juhtidel on sageli hirm muutuda sõltuvaks teenusepakkujast ehk siis teenusepakkuja küsib üha suuremat teenustasu, aga tema vahetamine on keeruline ja kulukas. Teenusepakkuja vahetamine ei ole sugugi keerukas juhul, kui ettevõte omab ülevaadet (dokumentatsiooni, aruandlust jms) olemasolevate IT-süsteemide ülesehituse ja konfiguratsiooni kohta. Paljudel juhtudel aitab teenusepakkujaid n-ö korrale kutsuda ka avaliku konkursi väljakuulutamine outsource?itud teenuse peale.

Outsourcing?u lepingu sõlmimisel ei suuda teenusepakkuja kindlasti hoomata kogu kliendi äri spetsiifikat. Paljudel juhtudel sõlmivad ettevõtted IT-firmaga näiteks arvutitöökohtade hoolduse lepingu, aga ootavad samas ka, et teenusepakkuja teeks omapoolseid ettepanekuid kogu ettevõtte IT-süsteemide arendamiseks. Sellises situatsioonis on IT-firmalt kaunis raske oodata arendusettepanekuid, kuna ettevõte on ostnud arvutitöökohtade haldamise teenust, mitte IT arendamise teenust.

Müts maha IT-juhtide ja -üksuste ees, kes on suutnud saavutada olukorra, kus äripool on rahul IT tegevusega. Ettevõtteil, kus IT-süsteemid töötavad probleemideta, on suurim tõenäosus saavutada kulude kokkuhoid IT-funktsioonide outsource?imisega. Töökorras ja funktsioneerivate süsteemide halduse ülevõtmine ja edasine hooldus on ka IT-teenuse pakkujale lihtsam ja odavam. Samas vabanevad ettevõtte IT-spetsialistid rutiinsete haldusfunktsioonide täitmisest ja saavad rohkem tegeleda oma ettevõtte IT-süsteemide arendusega. q

Autor: Enn Saar