23.02.00, 00:00

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine

Kuidas valida dokumendihalduse tarkvara

Kaasaegsed võrgulahendused võimaldavad ettevõtte baasprotsesside efektiivseks toimimiseks vajaminevat info haldamist reaalajas.

Saavutamaks soovitud efekti, tuleb enne ostu asutuse siseselt läbi viia struktuuri kaardistus, mille tulemusena peab saama vastused järgmistele küsimustele:

Artikkel jätkub pärast reklaami

- millist tüüpi dokumente tahetakse registreerida ja hallata;

- kes on süsteemi aktiivsed kasutajad;

Hetkel kuum

28.06.25, 06:00

Elektrilevi kiri tekitas päikesepaneelide omanike seas paanikat

30.06.25, 06:00

JMV autoäri Coop Panga rahaga: probleemsed automüüjad võlusid panga ära

29.06.25, 06:00

Eesti esimese kaubamaja edulugu lõppes mannetu pankrotivaidlusega

01.07.25, 12:52

Ettevõtte antud laenud võivad kätkeda ohtlikke maksuriske

Artikkel jätkub pärast reklaami

- kes on süsteemi passiivsed kasutajad;

- kas süsteem peab olema klient--server arhitektuuril baseeruv või internetipõhine.

Valitav tarkvara peaks toetama tarkvaraplatvorme (NT, Unix, AIX jne), et ei jäädaks jalgu kogu firma infosüsteemi arengule.

Artikkel jätkub pärast reklaami

Funktsionaalsuse all hinnatakse eelkõige kasutamislihtsust, toimikute struktuuri ja dokumendiliikide, loendurite ja arhiveerimise dünaamilisust ning otsingumootorite ja aruandegeneraatorite võimsust ja käepärasust.

Süsteem võib olla puhtalt dokumentide haldamise keskne (näiteks Postipoiss või PC Docs) või on dokumentide haldamine ainult üks moodul tarkvarast (näiteks Lotus Notes). Oluline on süsteemi laiendamise ehk süsteemiga täiendavate moodulite (klientide haldus, protsessihaldus jne) liitmise võimalus.

Tarkvara peaks olema lihtsalt, täiendavate lisakuludeta kohandatav vastavalt kasutaja vajaduste muutumisele.

Kuna dokumentide haldamise tarkvara soetatakse aastateks, tuleb kriitiliselt hinnata toote arenguperspektiivi ning tarnija võimet reageerida süsteemi tõrgetele ning tellija erisoovidele.

Hinnake võimalust saada juurde spetsiifilisi funktsioone, mida standardpakett ei sisalda. Selles küsimuses on Eestis loodud toodetel (Amphora, Postipoiss) oluline eelis.

Lõppkasutaja jaoks on muu hulgas tähtis saada kiiresti nõu telefoni või elektronposti teel ning võimalus kutsuda tootekonsultanti oma ettevõttesse kohale.

Süsteemi valikul tuleb jälgida, kas tegu on valmistootega (näiteks Postipoiss), mida saate ise oma tarbeks kohandada, või on tegu tarkvaralise keskkonnaga (Lotus Notes, Amphora), mis kujundatakse lõppkasutajale sobivaks süsteemiks.

Peale selle tekivad lisakulud kasutajakoolitusele ning hooldusele. Tähelepanuvääriv on kindlasti hilisemate uute kasutajate koolitamise küsimus.

Kümne kasutaja korral jääb dokumendihalduse tarkvara hind tavaliselt 25 000 ja 90 000 krooni vahemikku.

Autor: Jorgen Sumin

Seotud lood

Nii eraisikud kui ettevõtted saavad Autoportaali oma müügikuulutuse lisada täiesti tasuta.

30.06.25, 14:39

Oled uue auto otsingul? Kuidas leida oma järgmine sõiduk parimatel tingimustel?

Enimloetud

Suur lugu

30.06.25, 06:00

JMV autoäri Coop Panga rahaga: probleemsed automüüjad võlusid panga ära

Saated

30.06.25, 16:02

Kristjan Liivamägi: eestlast ootab ees karm kohanemine

Uudised

29.06.25, 06:00

Eesti esimese kaubamaja edulugu lõppes mannetu pankrotivaidlusega

Saated

30.06.25, 12:24

Aruandega hilinejale terendab automaatkontroll. “Masin ei puhka”

Hommikuks olid aruande esitanud napilt enam kui pooled

Uudised

30.06.25, 11:24

Terras nimetas Eesti Posti nõukokku Swedbankist lahkunud finantsjuhi

Uudised

28.06.25, 06:00

Elektrilevi kiri tekitas päikesepaneelide omanike seas paanikat

Viimased uudised

Kasulik

01.07.25, 17:15

Kalkulaator: arvuta välja, kui suurt tulu võlakirjad toovad

Börsiuudised

01.07.25, 17:13

Balti börsid sulgusid valdavalt rohelises, Wall Street vajus kahjumisse

Saated

01.07.25, 16:18

Ootamatu risk hävitas suure osa investor Toomase tootlusest

Saated

01.07.25, 16:00

Pereäri juhtivad vennad: pidime isale meelde tuletama, et nüüd on teised rollid

Uudised

01.07.25, 15:55

Isegi Kreml tunnistab, et Vene majandus on languses

Saated

01.07.25, 15:43

Rohekiirendi eestvedajad: mõjuhindamine muutub uueks äriliseks standardiks

Uudised

01.07.25, 15:30

Maksukuriteos süüdistatav ettevõtja määras endale priske dividendi

Saated

01.07.25, 15:19

Idufirma: pakume kasutatud arvutit odavamalt kui Big Maci eine

“See on pooltõde,” kostis Arakas küsimusele, kas talle on pakutud Tallinna linnapeakandidaadi kohta.

Reformierakond meelitas linnapeaks mitut tuntud ärimeest

Bolti kahjum ületas 100 miljoni euro piiri

Asutajate firmad maksid miljoneid dividende

Suurimast USA tervisekindlustuspettusest teatanud pressikonverents eile, räägib tervishoiuteenuste peainspektori kohusetäitja Juliet Hodgkins

USA süüdistab 10miljardilise meditsiinipettuse tegemises ka eestlasi

Reformierakond meelitas linnapeaks mitut tuntud ärimeest

Surrestik OÜ juhatuse liige ja omanik Ants Põldsam.

Maksukuriteos süüdistatav ettevõtja määras endale priske dividendi

Vene tarbija pole veel valusat pitsitust tundnud, ent majanduse makronäitajad suurt õitsengut ei prognoosi.

Isegi Kreml tunnistab, et Vene majandus on languses

Ülesvõte sellest, kui Hispaania Guardia Civil valmistub kurjategijaid kinni võtma 25. juulil.

Eesti osales hiigelsuure krüptopettuse uurimises

Kiirhinnang: hinnatõus ulatus juunis üle 5%

Kohtualuseid kaitsev advokaat Küllike Namm on ise kahes kriminaalasjas süüdistatavana kohtu all.

Riigikohus võttis tuntud advokaadi korruptsiooniasja menetlusse

Oled uue auto otsingul? Kuidas leida oma järgmine sõiduk parimatel tingimustel?

Tänasest on Swedbankis välisaktsiate ostu- ja müügitasu üle poole soodsam.

Pankade tehingutasude hinnasõda sai jätku

HPE aktsia hüppas esmaspäevase kauplemispäeva algul 13%.

Hewlett Packard’i aktsia tõuseb tänu kohtuasja lahendamisele

Magasin maha siinsamas nina all toimetanud hea võimaluse

Juunikuu viimasel kauplemispäeval edenes Tallinna börs 0,14%.

Balti börsid lõpetasid kuu viimase päeva rohelises, USA aktsiad sihivad uusi rekordeid

Alanud nädalal tuleb euroalalt mitu vihjet siinse majanduse ja Christine Lagarde’i juhitava Euroopa Keskpanga järgmiste võimalike sammude kohta.

Sel nädalal oluline: viis asja, mida oodata

Äriplaan 2026

Uurime välja Eesti majanduse arengusuunad 2026. aastal, et ettevõtjatel ja tippjuhtidel oleks, millele tuginedes järgmist aastat planeerida.

Kas eksport ja kaitsetööstuse areng võiksid Eesti majandusele uue käigu sisse aidata? Kuidas näevad Põhjamaade ettevõtjad ja tippjuhid Eesti võimalusi rahvusvahelisel areenil ning kas nad plaanivad siia investeerida? Kuhu investeerivad ning millele tõmbavad pidurit Eesti ettevõtjad? Missugune on riigi äriplaan 2026. aastaks? Kõigile nendele küsimustele saad vastuse 17. septembril Eesti mõjukaimal majanduskonverentsil Äriplaan!

Enda kogemust tulevad Eestisse jagama ülemaailmse ulatusega Rootsi masina- ja metallitööstusettevõte Hanza AB asutaja ja tegevjuht Erik Stenfors ning Telia Company president ja tegevjuht Patrik Hofbauer.

Toimumisaeg:
17.09.2025
Alguseni:
2 k 15 p 16 t
Toimumiskoht:
Tallinn