Kuidas valida dokumendihalduse tarkvara

Kaasaegsed võrgulahendused võimaldavad ettevõtte baasprotsesside efektiivseks toimimiseks vajaminevat info haldamist reaalajas.

Saavutamaks soovitud efekti, tuleb enne ostu asutuse siseselt läbi viia struktuuri kaardistus, mille tulemusena peab saama vastused järgmistele küsimustele:

- millist tüüpi dokumente tahetakse registreerida ja hallata;

- kes on süsteemi aktiivsed kasutajad;

- kes on süsteemi passiivsed kasutajad;

- kas süsteem peab olema klient--server arhitektuuril baseeruv või internetipõhine.

Valitav tarkvara peaks toetama tarkvaraplatvorme (NT, Unix, AIX jne), et ei jäädaks jalgu kogu firma infosüsteemi arengule.

Funktsionaalsuse all hinnatakse eelkõige kasutamislihtsust, toimikute struktuuri ja dokumendiliikide, loendurite ja arhiveerimise dünaamilisust ning otsingumootorite ja aruandegeneraatorite võimsust ja käepärasust.

Süsteem võib olla puhtalt dokumentide haldamise keskne (näiteks Postipoiss või PC Docs) või on dokumentide haldamine ainult üks moodul tarkvarast (näiteks Lotus Notes). Oluline on süsteemi laiendamise ehk süsteemiga täiendavate moodulite (klientide haldus, protsessihaldus jne) liitmise võimalus.

Tarkvara peaks olema lihtsalt, täiendavate lisakuludeta kohandatav vastavalt kasutaja vajaduste muutumisele.

Kuna dokumentide haldamise tarkvara soetatakse aastateks, tuleb kriitiliselt hinnata toote arenguperspektiivi ning tarnija võimet reageerida süsteemi tõrgetele ning tellija erisoovidele.

Hinnake võimalust saada juurde spetsiifilisi funktsioone, mida standardpakett ei sisalda. Selles küsimuses on Eestis loodud toodetel (Amphora, Postipoiss) oluline eelis.

Lõppkasutaja jaoks on muu hulgas tähtis saada kiiresti nõu telefoni või elektronposti teel ning võimalus kutsuda tootekonsultanti oma ettevõttesse kohale.

Süsteemi valikul tuleb jälgida, kas tegu on valmistootega (näiteks Postipoiss), mida saate ise oma tarbeks kohandada, või on tegu tarkvaralise keskkonnaga (Lotus Notes, Amphora), mis kujundatakse lõppkasutajale sobivaks süsteemiks.

Peale selle tekivad lisakulud kasutajakoolitusele ning hooldusele. Tähelepanuvääriv on kindlasti hilisemate uute kasutajate koolitamise küsimus.

Kümne kasutaja korral jääb dokumendihalduse tarkvara hind tavaliselt 25 000 ja 90 000 krooni vahemikku.

Autor: Jorgen Sumin