Üritus võimaldab rääkida kliendiga

Reklaami vahendusel toimub ühepoolne suhtlus ? firma saab rääkida kliendile. Üritusturundus annab võimaluse kahepoolseks kommunikatsiooniks, võimaluse rääkida kliendiga. Samuti saab firma üritusega sõlmida kasulikke ärikontakte ka töövälistel tundidel.

Üritusturunduse all võib vaadelda sponsorlust (mõne üritusega ühinemist), teine võimalus on firmal üritus ise korraldada.

Eelarve ja ressursside planeerimisel tuleb läbi mõelda, kui suurt summat ollakse valmis kulutama planeeritavale üritusele konkreetse idee ja sõnumiga, kindlale sihtrühmale. Kui palju ja milliseid vahendeid on vaja ettevalmistavas töös ning ürituse läbiviimisel. Inimressursside arvestamisel on hea panna kokku meeskond ürituse kui projekti ettevalmistamiseks.

Tasub mõelda, kas üritust peaks korraldama oma firma töötajad. Kui paljudel projekti meeskonda haaratud inimestel on aega tegeleda ürituse ettevalmistamisega ja korraldamisega, nii et nende igapäevatöö ei kannataks. Projekti meeskonda tasub kindlasti kaasata inimesi erinevatest osakondadest, nii saab mitmekesisemaid ideid.

Meeskonnasiseselt peaks väga täpselt olema määratletud, kes millise alalõigu eest ettevalmistuses vastutab ja kui tihti saadakse kokku, et ettevalmistuse käigust ülevaade saada, vajadusel teha projektis muudatusi.

Üritusest teavitamine kutsetega või reklaamiga sõltub konkreetse ürituse sisust. Kutsete puhul tasub meeles pidada, et kutsed jõuaksid adressaadile vähemalt nädal enne üritust. Õhtusele ja pidulikule üritusele on hea tava saata kutsed kahele.

Ajagraafikut peaks tegema nn tagurpidi järjekorras, alustada ürituse toimumise päevast ja kellaajast ning sealt liikuda etapiviisi ettepoole.

Vaata kogu ürituse korraldamise plaani pilguga, kas teha ettevalmistused oma jõududega või kaasata üritusturundusega tegelev firma.

Ürituse toimumise ajal- peaks korraldajal jääma kindlasti aega ja võimalusi tegeleda külalistega. Suhtlemine mõjutab külaliste hinnangut üritusest ja firmast üldiselt. Igale külalisele väike kingitus on meeldejääv, kingitus võiks olla kordumatu.

Jälgima peaks külaliste reageeringuid ürituse erinevatele osadele, programm ei tohiks venida ega olla ka pealetükkiva tempoga.

Meeldiv tava on pärast ürituse toimumist saata külalisele meenutuseks tänukaart ja näiteks fotod üritusest.

Ürituste mõju hindamine- on küllalt keeruline, kuna sageli toimuvad üritused kampaaniate raames. Mõõdetakse kogu kampaania tulemusi, selle asemel et hinnata üksikuid üritusi. Samuti võib toimuda ühe kampaania sees erinevatele sihtrühmadele mõeldud üritused, näiteks firmasisesed ettevõtmised, üritused eri kliendirühmadele jne.

Ürituste, mille eesmärk on klientide arvamuse kujundamine või muutmine firmast või selle toodetest, tulemusi on võimalik mõõta hilisemates tarbijauuringutes. Kuid teatavasti kujundavad arvamust ettevõttest peale ürituste paljud muud firma igapäevategevuse küljed. Teatava hinnangu üritusele saab ka ajakirjanduses ilmunud järelkajast.

Pärast ürituse toimumist võib teha ürituse ettevalmistamist, korraldamist, toimumist, järelkaja ja hinnanguid kokkuvõttev memo. Tulevasi üritusi korraldades võib see osutuda hädavajalikuks algmaterjaliks vigade vältimiseks või ürituse arendamiseks.