Kuula

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Üritus võimaldab rääkida kliendiga

Reklaami vahendusel toimub ühepoolne suhtlus ? firma saab rääkida kliendile. Üritusturundus annab võimaluse kahepoolseks kommunikatsiooniks, võimaluse rääkida kliendiga. Samuti saab firma üritusega sõlmida kasulikke ärikontakte ka töövälistel tundidel.

Üritusturunduse all võib vaadelda sponsorlust (mõne üritusega ühinemist), teine võimalus on firmal üritus ise korraldada.

- Planeerimine peaks algama sihtrühma määratlemisest- ? kellele soovitakse korraldada üritus. Kas olemasolevatele või võimalikele klientidele või firma töötajatele. Sihtrühmast sõltub ürituse sisu ja vorm. Tuleb selgitada, milline üritus pakub huvi konkreetsele sihtrühmale. Kuidas teha ürituse idee sobivaks konkreetsele sihtrühmale.

Teiseks tuleb selgeks teha, miks üritus korraldatakse. Mõnus ajaveetmine ei saa olla ainus põhjus. Klient ja külaline peab tajuma ka mingit lisaväärtust, mida üritus talle pakub. Lisaväärtus kui sõnum tagab ürituse meeldejäämise pikemaks ajaks, muudab suhtumist firmasse või selle tootesse.

Populaarseks on saanud sotsiaalsete väärtuste edasiandmine ürituste kaudu, sageli toimuvad üritused mingi kampaania raames.

Oluline on keskenduda ürituse sõnumile, et hea idee ei jääks vaid loosungiks ürituse pealkirjas. Sõnum peab sobima ka firma ja sihtrühma väärtuste ja tõekspidamistega, seda peab saamaüheselt mõista ning ürituse tulemus peaks olema suhtumise muutmine.

Idee ja sõnumi väljatöötamisel tasub meelde tuletada ka üritusi, mida firma on varem korraldanud, millistes osalenud. Kas soovitakse jätkata mingi ürituse traditsiooni või kutsuda ellu uus ja originaalne üritus. Siin tasub mõelda sellelegi, millega eristub kavandatav üritus varasematest või konkurentide üritustest.

Temaatiline üritus õnnestub alati paremini, kui teema on välja toodud ka pisemates detailides, mitte vaid ürituse pealkirjas. Teemat aitavad toetada kujundus (kutsed, ruum), sobiv interjöör, ette teatatud riietumisstiil.

Eelarve ja ressursside planeerimisel tuleb läbi mõelda, kui suurt summat ollakse valmis kulutama planeeritavale üritusele konkreetse idee ja sõnumiga, kindlale sihtrühmale. Kui palju ja milliseid vahendeid on vaja ettevalmistavas töös ning ürituse läbiviimisel. Inimressursside arvestamisel on hea panna kokku meeskond ürituse kui projekti ettevalmistamiseks.

Tasub mõelda, kas üritust peaks korraldama oma firma töötajad. Kui paljudel projekti meeskonda haaratud inimestel on aega tegeleda ürituse ettevalmistamisega ja korraldamisega, nii et nende igapäevatöö ei kannataks. Projekti meeskonda tasub kindlasti kaasata inimesi erinevatest osakondadest, nii saab mitmekesisemaid ideid.

Meeskonnasiseselt peaks väga täpselt olema määratletud, kes millise alalõigu eest ettevalmistuses vastutab ja kui tihti saadakse kokku, et ettevalmistuse käigust ülevaade saada, vajadusel teha projektis muudatusi.

Üritusest teavitamine kutsetega või reklaamiga sõltub konkreetse ürituse sisust. Kutsete puhul tasub meeles pidada, et kutsed jõuaksid adressaadile vähemalt nädal enne üritust. Õhtusele ja pidulikule üritusele on hea tava saata kutsed kahele.

Ajagraafikut peaks tegema nn tagurpidi järjekorras, alustada ürituse toimumise päevast ja kellaajast ning sealt liikuda etapiviisi ettepoole.

Vaata kogu ürituse korraldamise plaani pilguga, kas teha ettevalmistused oma jõududega või kaasata üritusturundusega tegelev firma.

Ürituse toimumise ajal- peaks korraldajal jääma kindlasti aega ja võimalusi tegeleda külalistega. Suhtlemine mõjutab külaliste hinnangut üritusest ja firmast üldiselt. Igale külalisele väike kingitus on meeldejääv, kingitus võiks olla kordumatu.

Jälgima peaks külaliste reageeringuid ürituse erinevatele osadele, programm ei tohiks venida ega olla ka pealetükkiva tempoga.

Meeldiv tava on pärast ürituse toimumist saata külalisele meenutuseks tänukaart ja näiteks fotod üritusest.

Ürituste mõju hindamine- on küllalt keeruline, kuna sageli toimuvad üritused kampaaniate raames. Mõõdetakse kogu kampaania tulemusi, selle asemel et hinnata üksikuid üritusi. Samuti võib toimuda ühe kampaania sees erinevatele sihtrühmadele mõeldud üritused, näiteks firmasisesed ettevõtmised, üritused eri kliendirühmadele jne.

Ürituste, mille eesmärk on klientide arvamuse kujundamine või muutmine firmast või selle toodetest, tulemusi on võimalik mõõta hilisemates tarbijauuringutes. Kuid teatavasti kujundavad arvamust ettevõttest peale ürituste paljud muud firma igapäevategevuse küljed. Teatava hinnangu üritusele saab ka ajakirjanduses ilmunud järelkajast.

Pärast ürituse toimumist võib teha ürituse ettevalmistamist, korraldamist, toimumist, järelkaja ja hinnanguid kokkuvõttev memo. Tulevasi üritusi korraldades võib see osutuda hädavajalikuks algmaterjaliks vigade vältimiseks või ürituse arendamiseks.