Kuidas teatada muudatustest?

Tehnilised abivahendid nagu mail, telefon ja intranet on muutunud nii igapäevasteks, et palju asju aetakse nende vahendusel. Paljud juhid seisavad praegu olukorra eest, kus nad peavad töötajatele teatama muudatustest – struktuuri muudatustest, koondamistest, strateegia muudatustest jne. Kuid kas nendest abivahenditest on sellises olukorra pigem kasu või kahju?

Toon konkreetse näite ühest väikesest muudatusest. Üks mu sõber rääkis järgmise loo. Nimelt sai ta mõni nädal tagasi maili töörühmajuhilt, et töörühma koosolekul osalevad edaspidi vaid konkreetselt kitsama valdkonna inimesed. Tegelikult olid koosolekud ammu muutunud jututoaks, mille väärtus oli suhteliselt kaheldav, pealegi venisid koosolekud alati väga pikaks – kirjeldas sõber. Seega tegelikult positiivne sõnum, mis tekitas temas aga tõsise negatiivse vastureaktsiooni. Peale loomuliku esialgse psühholoogilise reaktsiooni, et teda on grupist välja arvatud, tekkis tal tõsine küsimus, et kui ta enam koosolekul ei osale, siis kuidas tehakse erinevate valdkondade vahel koostööd. Seepeale saatis ta töörühmajuhile mürgise maili vastu, miks see ei ole hea idee ja miks nii ei lähe. Sama reaktsioon tekkis loomulikult ka kõigil teistel, kes enam gruppi ei kuulunud.

Hiljem analüüsisime koos, et mis tekitas sellise negatiivse reaktsiooni asja suhtes, mis tegelikult oli positiivne. Pealegi on mu sõber inimene, kes üldiselt läheb muudatustega hästi kaasa. Jõudsime järelduseni, et negatiivne reaktsioon tekkis puhtalt maili teel sõnumi edastamisest.

Selleks, et inimesed muudatust aktsepteeriksid, peavad nad aru saama põhjustest.

Mail iseenesest peab olema piisavalt lakooniline ja lühike, et seda loetaks ja seega ei ole võimalik seal kõiki põhjendusi ja selgitusi välja tuua. Seega loeb igaüks sellest välja seda, mida tahab. Ebapiisava põhjenduse puhul hakatakse põhjuseid eeldama, mis aga sageli ei lähe kokku tegelikkusega. Näiteks luges minu sõber mailist välja, et kahe valdkonna vahel enam koostööd teha ei soovita, kuigi tegelikult taheti vaid koosolekut muuta tõhusamaks ja fookusseerida ühele teemale.

Enne kui sa istud arvuti taha ja kirjutad maili pealkirjaga muudatused, soovitan mõelda, kas see ikka on kõige tõhusam kommunikatsiooni viis ja milliseid reaktsioone ainuüksi sellise maili saamine võib esile kutsuda. Kuigi see võib tunduda esmapilgul kõige aja- säästlikum, ei pruugi see hiljem tegelikkuses nii olla.