Järgmise aasta IT eelarve väiksem – mida teha?

Aeg on tegeleda tehnoloogi jaoks „igavamate“ tegevustega

Juba sel aastal oli Masu positiivse mõjuna märgata nutikuse kasvu IT valdkonna tegevuste ja prioriteetide valimisel.

Vahepealsetel aastatel tehti väga palju IT investeeringuid – soetati riistvara ja infosüsteemi rakendusi. Varju jäid tehnoloogi jaoks „igavamad“ tegevused – süsteemi dokumenteerimine, olemasolevate lahenduste täies mahus kasutusele võtmine, strateegia ja tegevusplaani koostamine, andmeturbe parandamine, inimeste koolitamine.

Dokumenteeri infosüsteem

Üks „igavamaid“ tegevusi IT valdkonnas on dokumenteerimine. Selleks on vaja erilist soont, et armastada dokumentide ja hoida neid õiges kohas. Ettevõtte jätkusuutlikkuse vaatenurgast on äärmiselt oluline, et kõikide lahenduste ja infosüsteemide rakenduste puhul on võimalik ennast kehtestada omanikuna. Valitsema peab olukord kus „päeva pealt“ on võimalik vahetada IT spetsialist või IT partnerit.

Olemas peab olema põhiline omaniku dokumentatsioon – tehnilised kirjeldused, kasutus-, hooldus- ja paigaldusjuhised, konfiguratsiooni kirjeldused, tööde register ning kõige eelneva ülevaatlik kokkuvõte.

Kehtesta dokumentide asukohale kindel koht, kogu kõikvõimalikest allikatest olemasolevad materjalid sinna kokku ja asu muude vajalike dokumentide hankimisele-loomisele.

Kehtesta infosüsteemi kasutamise protseduurid

Inimestele meeldib kui on olemas teadmine kuidas asju tuleb ajada ning millised on kokkulepped. Isegi kui nõuded on ebameeldivad, on selgus asjades kindlust tekitav.

IT valdkonnas on nii töökindluse tagamise, kui andmekaitse vaatenurgast vaja kehtestada reegleid infosüsteemi kasutamisele. Tagada on vaja usaldusväärne elektrooniline identiteet, kehtestada piirangud (piraat)tarkvara kasutamisele ja leppida kokku muudatuste elluviimise töökorraldus.

Sagedamini kehtestatavad põhilised protseduurid:

1) Infosüsteemi kasutamise kord

2) Kasutajatunnuste väljastamise kord

3) Avariide likvideerimise kord

4) Muudatuste läbiviimise kord

Analüüsi ja parenda andmeturbe olukorda

Andmeturbe tagamisel on alati väga suur valik parendamistegevusi, mis riski vähendavad. Nii tehnoloogilisi, füüsilisi ja organisatoorseid.

Esimese sammuna on vaja ära teha riskianalüüs, saada ritta puuduvad kaitsemeetmed ja nende olulisest lähtuv meetmete rakendamise tegevuskava. Olulisemad riskid maanda kohe.

kindlat arusaama ja vahendeid põhitegevuse kiireks taastamiseks ettevõtet tabanud kriisiolukordades.

Valik taktikalisi ja strateegilisi „tubaseid“ tegevusi

1) Koosta IT strateegia ja tegevusplaan 2010-2012

2) Rakenda olemasolevad lahendused 100% - koolita inimesi ja korrasta infosüsteem

3) Dokumenteeri infosüsteem

4) Kirjelda ja kehtesta põhilised protseduurid

5) Analüüsi ja parenda andmeturbe olukorda

Ideid mida järgmisel aastal IT-s ette võtta, leiab kindlasti juurde järgmisel nädalal toimuval IT konverentsil „Visioonist lahendusteni“).

Erkki Leego

Hansson, Leego & Partner juhtivpartner