Valikuvõimalus või valikuvõimatus?

Olen osaliselt nõus Kristi Pooli väitega (vt ÄP 27.11), et Eesti ettevõtetes ei osata tarkvara valida. Tegelikult polegi ju, mille vahel valida. Võin seda üsna kindlalt väita erinevate majandustarkvarade kohta, sest olen neist enamiku esitlusi näinud ja paljudega ka töötanud.

Mida siis tahab üks ettevõte tarkvaralt, millesse ta nii või teisiti peab investeerima. Firma juhatusele on seadusega pandud kohustus korraldada firma raamatupidamine vastavalt kehtivatele seadustele ning esitada nõutavad aruanded maksuametile, äriregistrile, statistikaametile.

Kohustuse täitmiseks võetakse tööle raamatupidaja või luuakse raamatupidamisosakond, mis peab tagama kõigi tehingute kirjeldamise seadustest tulenevalt. Raamatupidaja valib tarkvara, mida on lihtne kasutada ja mis võimaldab kõige väiksema vaevaga täita talle pandud ülesandeid. Tarkvara peab olema selline, kuhu on lihtne andmeid sisestada, kust saab aruanded kerge vaevaga välja trükkida, saata faili kindlasse formaati.

Selleks, et ettevõtte juhatus saaks maksimeerida firma väärtust, peab ta oskama ära kasutada ettevõtte tugevad küljed ja korrigeerima selle nõrkusi. Selleks võetakse tööle finantsjuht, kes analüüsib finantsaruandlust, mis kujutab endast firma möödunud, käesoleva ja tulevase rahandusolukorra hindamist.

Ta valib tarkvara, mis võimaldab operatiivselt analüüsida firma olukorda, teha prognoose, planeerida kulusid ja tulusid, koostada eelarvet. On hea, kui tarkvara võimaldab koostada finantsaruandluse kompleksanalüüse. Loomulikult tahab ta, et tarkvara võimaldaks väikese vaevaga töödelda raamatupidamisandmeid ümber finantsanalüüsi tarbeks.

Firma põhiväärtuse moodustab intellektuaalne kapital ? inim- ja struktuurkapital. Inimkapital on kõik see, mis mõtleb, s.o töötajate hoiakud, kompetentsus, loovus, õppimis- ja kohanemisvõime. Seda kapitali saab firma rentida, kuid mitte omandada. Struktuurkapital on kõik see, mis firmas alles jääb, kui töötajad koju lähevad ? kliendi, tarnija ja partnerite suhete süsteem, firma struktuur, kultuur, plaanid, projektid jm.

Selleks, et juhtida personali ja korrastada struktuuri, luua firma mainet, võetakse tööle personalijuht, suuremas firmas ka suhtekorraldaja. Personalijuht valib tarkvara, mis võimaldab analüüsida kaadrit, prognoosida tulevikus tekkivaid vajadusi ja muudatusi.

Tarkvara peab olema abiks, et hinnata töötajate pädevust ja leida võimalusi nende parimaks rakendamiseks ? aitama personalitöötajal täita talle pandud kohustusi kõikvõimaliku aruandluse esitamisel ja dokumentide säilitamisel.

Et kogu info, mis firmas tekib ja liigub, säiliks, oleks süstematiseeritud ja identifitseeritav, võetakse tööle infojuht. Tema ülesanne on tagada tõrgeteta info liikumine, selekteerimine ja säilitamine.

Tagamaks kergema vaevaga kogu süsteemi kiire ja tõrgeteta funktsioneerimine, valib ta tarkvara, mis töötab kiiresti ja vigadeta sõltumata riistvarast, on tuntud ja lihtne kasutada. Tarkvara peab võimaldama igakülgseid kasutajaõiguste variatsioone, hilisemat kasutamise analüüsi ning olema integreeritud. Ei mingeid andmete ühest baasist teise sikutamist.

Kui nõudmised tarkvarale on läbi mõeldud ja kirja pandud, on aeg valida selle põhjal tarkvara. Ainult kust leida seda, mis tõepoolest vastaks vajadustele? Ja kui on tegu veidi keerulisema süsteemiga, mis siis saab? Nii valivadki firmad tänaseni endale tarkvara põhimõttel kõigist halbadest võtta võimalikult vähe halb!