Oskuslik outsourcing toob konkurentsieelise

Outsourcing on kahe firma kokkulepe, kus üks pakub teisele teenust, mida tavaliselt saaks ka firmasiseselt korraldada. IT- ning teistes firma juhtimiseks olulistes valdkondades muutub outsourcing aina tavalisemaks. Vahel ostetakse sisse kogu firma infohaldus, sealhulgas planeerimine ja ärianalüüs ning võrgu- ja tööjaamade installeerimine, juhtimine ja teenindamine.

Outsourcing?u peamiseks eesmärgiks on aidata organisatsioonil keskenduda oma konkurentsieelisele. Kui on välja selgitatud, millisel alal on firma kõige parem, saab ressursse raiskavad ja ebaefektiivsed protsessid mujale suunata ning tegeleda vaid protsessidega, mis toovad firmale kõige rohkem kasu. Outsourcing?u arendasid kõigepealt välja väikefirmad, kellele see oli ellujäämiseks vajalik, seda eriti turunduses ja raamatupidamises. Väikefirmadele oli odavam palgata nende protseduuride jaoks teisi firmasid, kes olid ala eksperdid. Peagi järgisid suuremad firmad nende eeskuju.

Lastes turundusega tegeleda firmadel, kel on sel alal konkurentsieelis, vabaneb ressursse, mida saab suunata uurimus- ja arendustegevusse või tootmisesse. Suurepärane näide on NIKE, kes outsource?ib oma toodete tootmise, et suunata kõik oma ressursid uue toote väljaarendamisele ja turundusele.

Outsourcing lubab organisatsioonidel luua firmade võrk, mis ei tegutse varustajatena, vaid rohkem partneritena. Sellise suhete võrgu loomine muudab ka firma paindlikumaks. Kui vajadused muutuvad, saavad firmad ruttu ümber organiseeruda ja lisada võrku organisatsioone, kellel on vajalikud oskused juba olemas. Näiteks võib palgata kodulehekülge üles panema ning haldama sellele spetsialiseerunud firma või tulemüüri installeerima ja haldama sellega tegeleva firma.

Outsource?itud firma töötab sisuliselt teise firma IT-osakonnana, lubades samas teisel firmal keskenduda oma põhitegevusalale. Kui esialgne outsource?itud agent ei suuda peafirmaga samas tempos areneda, võib outsourcing?u lepingu suunata teisele, paremate võimalustega firmale.

Outsourcing?ul on ka potentsiaalseid probleeme. Kõik firmad ei soovi anda outsource?itud firmadele ligipääsu olulistele andmetele. Samuti tekib vahel küsimus, kui suur on outsource?itud firma vastutus, kui tema pakutud teenus ei ole piisav, ja kui palju peab ta pingutama oma protsesside ühildamiseks teise organisatsiooni omadega.

Kõige suurem outsourcing?us peituv risk on kontrolli puudumine. Näiteks kui brändi omav firma outsource?ib toote tootmise, tuleb väga tõsiselt mõelda kvaliteedikontrollile. Kui outsource?itakse raamatupidamist, siis on peamiseks probleemiks vajadus esitada informatsiooni, mida emafirma ei pruugi soovida avalikustada. Turundust outsource?ides on oluline leida turundusfirma, mis suudab kõigepealt identifitseerida, millised turusegmendid reageerivad pakutavale tootele kõige paremini, ning siis luua turundussõnum, millel on turule kõige parem mõju.

Järelikult on outsource?imiseks vaja mõlemapoolset usaldust. Läbirääkimistel on ülimalt oluline, et mõlema osapoole peamiseks eesmärgiks oleks win-win-lõpptulemus.

Definitsiooni järgi on outsourcing juhtimistööriist, mis rõhutab, mida peab tegema, mitte kuidas või kes peab tegema. Teenuse pakkumise ülesanne on palgatud firma, mitte peafirma kohustus. Outsourcing toimub tavaliselt peafirmast eemal, mistõttu võib probleemiks olla kontroll. Outsource?itud firmal peavad endal olema kõik lepingus ette nähtud ülesande läbiviimiseks vajalikud ressursid ja üldjuhul makstakse ülesande lõpetamise, mitte ülesande läbiviimiseks kuluva aja eest.

Tavaliselt võimaldab outsourcing äril tegutseda kiiremini, kui see oleks tal võimalik, kasutades ise sama tehnikat ja oma töötajaid. Muutuvas majanduses, kus aeg on turul väga oluline ning kvalifitseeritud tööjõudu on vähe, muutub outsourcing järjest populaarsemaks. Näiteks prognoosib IBMi CEO Lou Gerstner, et 2003. aastal ulatub outsourcing?u turg 55 miljardi USA dollarini ja et sellest saab ?üks suurematest mängu muutvatest (IT) arengutest?.

Outsourcing?u ametlikes definitsioonides on tegemist varustajatega, kes pakuvad tooteid või teenuseid, mida varem pakuti firmasiseselt. Lihtne definitsioon paneb raskekäelisi juhte arvama, et nad saavad sellisel viisil kergesti kulutusi vähendada. Outsourcing?u instituudi tehtud küsitluse tulemused näitavad, et 61 protsenti firmadest alustasid outsourcing?ut tippjuhi direktiivi tõttu.

Parem, outsourcing?u instituudi kasutatav definitsioon ütleb: ?Outsourcing ei ole midagi vähemat kui organisatsiooni ümberdefineerimine. Outsourcing eeldab organisatsiooni, mis keskendub vähestele, hästi valitud peaoskustele, mida toetavad pikaealised firmavälised suhted paljude teiste protsesside ja ressursside läbiviimiseks.? See definitsioon väldib kiire lahenduse ja odavaima võimaluse mentaliteeti ning aitab kaasa varustustegevuse peaeesmärgile ? suurema kasu tootmisele.

Outsourcing?ut tuleks rakendada nii, et jääks rohkem aega olulisemate tegevuste jaoks, mitte selleks, et inimesi tööta jätta. Outsource?ida tuleks need tegevused, mis kipuvad sisemiste ressursside piire ületama.

Oluline on mõista, et tihti välditakse outsourcing?ut kui strateegiat ning seda kasutatakse tükkhaaval ja viimasel hetkel, kui soovitud tulemuse saavutamiseks ei ole ühtki teist teed. Näiteks võiks olla pood, kus vajadus müüjate järele kõigub hooajati. Kui inimesi on vähem vaja, on organisatsioonil piisavalt personali, et töö tehtud saaks. Kui vajadused on suuremad, tuuakse juurde lisapersonali, kes tuleb aga jälle vallandada, kui nõudlus kahaneb. Kui pood outsource?ib oma personali, saab ta oma inimressursside juhtimises paindlikum olla.

Kui outsourcing?ut kasutatakse ressursside ümberjagamiseks, võib see olla väga hea meetod keskenduda nende protsesside arendamisele, mis võimaldavad firmal luua turul konkurentsieelise.

Autor: John C. Sullivan