E-koosolek nõuab reeglite järgimist

Koosolekud saab üldiselt jaotada sisu järgi kuude liiki.

Infokoosolekud ? üks inimene edastab infot paljudele. Eesmärk ? koosoleku tulemusena on inimesed informatsioonist ühtemoodi aru saanud ja edasises tegevuses arvestavad sellega.

Tagasisidekoosolekud ? mitu inimest edastavad infot paljudele. Eesmärk ? koosoleku tulemusena on inimesed infost ühtemoodi aru saanud ja edasises tegevuses arvestavad sellega.

Probleemkoosolekud ? leitakse alternatiivseid lahendusi olemasolevale ja/või potentsiaalselt tekkivale probleemile. Eesmärk ? leida võimalikult palju alternatiivseid lahendusi, mille vahel hiljem saab valida.

Otsustavad koosolekud ? otsustusõigusega (ja vajadusel elluviijad) inimesed teevad erinevate alternatiivide vahel valiku. Eesmärk ? saavutada otsus, mida kõik osapooled on nõus järgima ja selle nimel tegutsema.

Ideekoosolekud ? otsitakse uusi võimalusi. Eesmärk ? leida võimalikult palju erinevaid ideid.

Meeskonda loovad koosolekud ? eesmärgiks on luua meeskonna liikmete vahel meeskonnatunnetust ning liita meeskonnaga uusi liikmeid.

Lisaks on igal koosolekul veel kaks eesmärki: osalejate motivatsiooni tõstmine ning omavaheliste suhete ja liidrirolli arendamine.

E-koosolek sobib kõige paremini infokoosolekute, ideekoosolekute ja lihtsamaid igapäevaseid probleeme lahendavate-otsustavate koosolekute läbiviimiseks. Kui tegemist on oluliste probleemide ja/või otsustega, siis annab alati parema tulemuse näost näkku suhtlemine. Ka meeskonda loovaid koosolekuid ei ole suurt mõtet e-koosolekuna pidada, kuna puudub otsene kontakt inimeste vahel.

Selleks, et igasugune koosolek oleks edukas sõltumata sellest, millises keskkonnas seda peetakse, on vaja teha korralik eeltöö. Koosolek tuleb ette valmistada nii teemaliselt kui ka ajaliselt. Sama tähtis on ka koosolekut juhtida nii, et kokku lepitud teemad saaksid käsitletud ning ajakavast kinni peetud. Väga tähtis on koosolekuid protokollida ning pärast koosolekut kirjalik kokkuvõte vormistada.

Kui mõni neist tingimustest täitamata jääb, on koosoleku tulemus kas siis sisu või vormi poolest tihti tagasihoidlik.

Et e-koosolek õnnestuks, tuleks lisaks üldistele reeglitele arvesse võtta veel rida soovitusi:

- Leppige kokku, miks ja kuidas e-koos-olekut on vaja pidada ? millist kasu on võimalik sellest saada. Ärge sukelduge ainult e-maailma, korraldage regulaarselt ka näost näkku kokkusaamisi.

- Leppige kokku ühesugused kirjutamise-vastamise reeglid.

- Õpetage inimesed kasutatavat tarkvara korralikult kasutama.

- On hea, kui inimestel on sarnane kirjutamise kiirus, et ei tekiks viivitusi. Kui kuulamise kiirus on kõikidel inimestel sarnane, rääkimise kiiruse erinev, siis kirjutamise kiirus on tavaliselt väga erinev.

- Leppige kokku, milliseid lühendeid te kasutate, et säästa kirjutamisele kuluvat aega.

- Kasutage emotikone, kuid ärge nendega üle pingutage (igaks juhuks täpsustage, kas kõik saavad emotikonidest ühte-moodi aru).

- Ärge unustage kohe tegemast suulist kokkuvõtet ja hiljem kirjalikku.

- Alustage ühel ajal, ärge tegelege koosoleku ajal millegi muuga.

- Mõistlik on enne üks teema või mõttekäik lõpetada, enne kui alustada uut, et ei tekiks mitut paralleelselt liikuvat mõtet, mida on raskem jälgida.

- Kasutage mõttepause oma mõtete kirja-panekuks eraldi faili (näiteks MS Word), et hiljem saaks lihtsalt copy-paste?iga teksti sisestada selleks aega kulutamata. Nii lähe head mõtted kaotsi.

- Kasutage Display Name?is lühikest nime ? pikkade nimedega läheb tekst liiga kirjuks.

- Eri osalejad kasutagu erinevat fondi värvi, et eri inimeste tekst oleks kiiresti haaratav.

- Salvestage tulemus, kuid enne kokkuvõtte tegemist on mõistlik see ?korralikuks? redigeerida.

Autor: Mats Soomre