Uus ülesanne, ülesanne 39

Ettevõte eksisteerib juba 13 aastat ning on kasvanud läbi ühinemiste suurettevõtteks. Ostutegevus toimub kogu Eestis ning töötajad asuvad eraldi üksustes, sealhulgas ka raamatupidajad.

Ostuprotsessiga on seotud mitu inimest - ostujuht sõlmib lepinguid hankijatega ja raamatupidaja sisestab arved raamatupidamisprogrammi, kontrollib ja kogub peale ostuarve seadusest tulenevaid dokumente, peab need üle kontrollima ja vaatama, et teised vajalikud paberid oleksid olemas.

See süsteem on väga hea hankijale, kes müüb oma kaupa erinevates kohtades ning saab samas kohe ka dokumendid vormistada, ent ettevõtte jaoks tundub hetkel ebaefektiivne, sest arvetega tegeleb palju inimesi.

Lisaks tuleb saata eri üksuste arved paberkujul peakontorisse - sinna jõuavad need alles mitme kuu pärast -, kus peakontori raamatupidaja omakorda arvete olemasolu üle kontrollib.

Samas on kontserni poliitikaks ka efektiivsus ning kulude kokkuhoid kõigis valdkondades.

Kuidas ja kas peaks juht korraldama ostuprotsessi - arvete sisestamist ja dokumentatsiooni kontrollimist, et järgida kontserni poliitikat, kuid samas tagada hankijatele võimalus osta kaupa ja vormistada arveid kodu ligidal. Kas praegune süsteem on mõistlik?

Autor: Ülle Mägi