Kuidas ajasurvega toime tulla?

Pisut üle poole Euroopa ettevõtete juhte (54%) arvab, et peamised tööprobleemid, mis tekitavad psühhosotsiaalseid riske, on intensiivne töö ja pingelised tähtajad – nii selgus Euroopa tööohutuse ja töötervishoiuagentuuri uuringust, mis tehti 27 Euroopa Liidu riigis töökeskkonna uute riskide kohta, kirjutab 14. märtsi Äripäev kuidas-rubriigis.

Ajasurve tekitab kiirustamist ja pealiskaudsust, halveneb töö kvaliteet ja kannatab pühendumine. Surve ja soorituse seost iseloomustab juba rohkem kui sajand tagasi kirjeldatud Yerkesi-Dodsoni seadus, mille järgi keerulisemate ülesannete korral parandab surve teatud piirini tulemust, kuid mingis punktis toimub murdumine ning sooritus muutub kehvemaks, tuues kaasa hulga psüühilisi probleeme, stressi ja läbipõlemisohu. Pidevale tõhustamise survele saab kahjudeta järele anda ainult teatud piirini.

Tööandja saab ajasurvet leevendada. Suurbritannia tööterviseameti konsultant ja tuntud stressiuurija Stephen Palmer soovitab tööandjatel hoolikalt jälgida, et ajasurve ja töö intensiivsus ei kipuks kahjustama töötajate sooritust ja psüühilist tervist. Tööandjate kohustus on jälgida, et personali hulk oleks töö tegemiseks piisav, töökorraldus selge ja läbi räägitud, tööjuhendid arusaadavad - neid ei pea taga otsima või ise leiutama -, tehnilised vahendid korras ja töötajad koolitatud. Puudujate sujuvaks asendamiseks peaks sama tööd oskama teha mitu inimest. 

Aitab tööpäeva pildistamine

Tööpinge ja ajasurve mõõtmine pole keerukamate tööde ja erinevate oskuste korral kuigi lihtne. Tööks vajaliku ajakulu ja töö normeerimisega tegeldakse vähe: enamasti eeldatakse, et töötajad oskavad ja suudavad ise oma tööd ja tööaega plaanida. Levinud meetod nii ajasurve kui ka ajakao mõõtmiseks on tööpäeva pildistamine. Töötajad teevad kas iga veerand- või poole tunni kohta kahe nädala jooksul ülevaate tegevusest, millele nad oma aega kulutasid, ning analüüsivad tulemusi hiljem koos juhtidega.

Tööpäevade pildistamist tehakse vähemalt kahel eri intensiivsusega tööperioodil. Kuigi tööaja pildistamine on ajamahukas ja leiab sageli vastuseisu nii juhtidelt kui ka töötajatelt, aitab see enamasti saada hea ülevaate, kuhu kaob aeg ja kui palju on töö tegemiseks ressursse vaja.

Loovus külastab puhanud ajusid

Veel läinud sajandi viimase veerandi alguseni leidsid loovate ideede teket uurinud Frank Andrews ja George Farris, et mõõdukas ajasurve ergutab loovust. Selle sajandi alguses tõestati, et nii võib see olla üksikute loovülesannete täitmise puhul, kuid ei kehti vahelduva igapäevatöö korral. Tuntud loovuse uurijate Teresa Amabile, Constance Hadley, Steven Krameri 2002. aastal juhtimisajakirjas Harvard Business Reiview avaldatud uurimistulemuste järgi vähendab juba mõne päeva jooksul kogetud ajasurve loovust oluliselt. Intensiivsele ja tähtaegadest survestatud päevadele järgneva nädala jooksul vähenes loovus koguni 45% võrra.

Loov mõtlemine on häiritud ka siis, kui tööpäev on killustatud eri tegevuse vahel, inimestele tundub, et neid häiritakse või koormatakse ebaolulisega, või nad tunnevad, et nende töö pole tähtis. Loovus on suure ajasurve tingimustes võimalik üksnes siis, kui inimesed saavad keskenduda ühele tegevusele olulise osa päevast ja neid ei segata katkestamistega. Nad saavad aru, et teevad olulist tööd, mis on neile positiivne väljakutse, ning tunnevad end kaasatutena.

Loomingulisuse uuringutega on tõestatud, et tegutsema häälestumine, sellesse sisseelamisaja võimaldamine, et on aega vaadata ja mõtiskleda, annab parema tulemuse, kui asuda kohe tegutsema. Näiteks viib mõni minut materjalidega tutvumist ja nendega mängimist suurema loovuseni, kui kohe tegutsema asumine. Samasuguse efekti annab, kui võtta töö loovad tulemused kokku: analüüsimine, õppimiskogemuse esiletõstmine ja tunnustamine tehtu eest on ühtlasi vajalik, et lülituda ümber järgmiseks tegevuseks.