Raamatupidaja leidis viisi, kuidas teha kahe inimese töö ära üksi

Saar on juhtinud oma raamatupidamisbürood alates 2007. aastast ning kasutanud CostPocketit 2017. aastast. Tänaseks on temast saanud ka CostPocketi enda raamatupidaja ja finantsjuht, kes aitab oma praktiliste kogemustega kaasa ettevõtte tarkvaraarendusele.

“Mul oli aega vähe, aga tööd palju,” meenutab Saar aega, mil töötas veel täiskohaga palgatööl ning arendas selle kõrvalt oma raamatupidamisbürood. Töötaja lahkumine sundis otsima lahendust, kuidas olemasoleva töömahuga toime tulla. CostPocketi kasutuselevõtuga vähenes arvete ja tšekkide käsitsi sisestamisele aeg sedavõrd, et kogu töö sai tehtud ilma uut töötajat palkamata.

Kuigi Eesti ettevõtted on harjunud end digiriigiks pidama, pole raamatupidamisest kadunud ei paberarved ega kaustatäied tšekke. Saare sõnul leidub praegugi kliente, kes toovad kord aastas terve hulga dokumente, millest tuleb majandusaasta aruanne kokku panna.

“Siis me muigame, et kellele õnn sel aastal naeratab ja kes selle töö endale saab,” räägib ta.

Õnneks ei tähenda ka selline ülesanne enam arvete ükshaaval käsitsi sisestamist. Dokumendid saab telefoniga sisse pildistada ning tarkvara loeb vajalikud andmed välja.

CostPocketi asutaja Joonas Sernjuki sõnul oligi raamatupidajate ajapuudus üks peamisi põhjusi, miks ettevõte kümme aastat tagasi oma lahendusega turule tuli. Varem kogunesid paljude ettevõtete dokumendid raamatupidaja lauale vahetult enne maksudeklaratsioonide esitamise tähtaega. See tähendas kuu teises pooles pikki tööpäevi ja viimase hetke rapsimist.

Kui dokumendid liiguvad süsteemi jooksvalt, saab osa ettevõtete arvestusest lõpetada juba järgmise kuu alguses. Lisaks ei pea raamatupidaja enam iga arve pealt eraldi välja lugema summasid, tarnija andmeid ega käibemaksukoode.

CostPocket alustas üle kümne aasta tagasi tšekkide digiteerimisega. Sernjuk meenutab, et alguses tuli tal klientide leidmiseks teha hinnanguliselt 3000–5000 külma müügikõnet. Praeguseks on ettevõttel ligikaudu 20 000 aktiivset äriklienti Eestis, Lätis, Soomes ja Poolas ning iga kuu digiteeritakse umbes 800 000 kuludokumenti.

Kuigi CostPocketit tuntakse endiselt tšekkide digiteerijana, moodustasid arved juba kolme aasta taguses statistikas 62% töödeldavatest dokumentidest.

Tegelikult on sellest kujunenud ettevõtte kulude haldamise lahendus, mis ühendab arvete digiteerimise, e-arvete vastuvõtmise, kulu- ja lähetusaruanded, sõidupäevikud ning ettevõtte maksekaardid.

Viimased on CostPocketi üks uuemaid ärisuundi. Ettevõtte juht saab töötajale väljastada nii füüsilise kui ka virtuaalse maksekaardi, määrata sellele kululimiidi ning jälgida tehtud makseid. Kui töötaja kaardiga ostu teeb, saab ta kohe meeldetuletuse, et ostu tõendav dokument tuleb lisada.

Nii saab lahendada ühe raamatupidajate igipõlise mure: pangakontolt on näha, et raha kulus, kuid millele täpselt, selgub alles siis, kui ostja tšeki esitab.

Kaartidest võib aga olla kasu ka ettevõtte kulude juhtimisel. Näiteks saab turundusosakond kasutada Facebooki, Google'i ja LinkedIni reklaamikulude jaoks eraldi virtuaalseid kaarte. Nii on kohe näha, kui palju igale kanalile raha kulub, ning vajadusel saab kaardi sulgeda või kululimiiti muuta. Samamoodi saab ehitusettevõte luua erinevatele objektidele eraldi kaardid, et projektide kulusid täpsemalt jälgida.

CostPocketi järgmine eesmärk on vähendada ka neid toiminguid, mida raamatupidaja peab praegu tarkvaras ise tegema.

Näiteks on juba loodud võimalus saata arveid Meritisse otse kinnitatud ostuarvetena. Kui korduva arve puhul on vajalikud seadistused tehtud ning süsteem suudab määrata õiged andmed, ei pea raamatupidaja seda enam eraldi kinnitama.

Järgmiseks soovib ettevõte arendada tehisintellektil põhinevat abilist, kellelt saaks küsida ettevõtte kulude kohta analüüse ning kes oskaks korduvate arvete põhjal ise sobivaid töövooge luua. Näiteks võiks süsteem ära tunda igakuiselt saabuva arve, määrata sellele õige kulukonto ja käibemaksukoodi ning saata dokumendi automaatselt raamatupidamistarkvarasse.

Sernjuk näeb siin suurt võimalust, kuid rõhutab ka kogemuse tähtsust. Tehisintellekti abil võib uue tarkvara kiiresti valmis ehitada, ent päriselus kasutamiseks peab see suutma toime tulla tuhandete erinevate dokumentide ja olukordadega.

“Meil on üle kümne aasta kogemust ja 20 000 klienti. Kõik need funktsionaalsused on päris palju kasutust saanud,” ütleb ta.

CostPocketi arengule lisab hoogu ka liitumine Rootsi finantstehnoloogiaettevõttega Mynt. Algselt maksekaartide pakkumiseks alanud koostööst kasvas välja tehing, millega Mynt omandas CostPocketi. Sernjuki sõnul annab uus omanik võimaluse õppida rahvusvahelisest müügi- ja turunduskogemusest ning kiirendada tootearendust.