Kuidas osta raamatupidamisprogrammi

Hinnakirju ja reklaammaterjale lugedes jääb tunne, et kõik programmipaketid teevad kõike. Tegelikkus on aga selline, et nende programmide moodulitel on sarnastele nimedele vaatamata mitte ainult erinev toimimisloogika, vaid ka erinevad võimalused. Nii oli ühes Windows-programmis ootamatult raske teha kuukokkuvõtet müüjate kaupa. Seepärast tuleb programmidega enne ostmist väga põhjalikult tutvuda ja võimalikult palju protseduure ise läbi teha.

Suurtel hulgiladudel näiteks võib olla tükk tegemist sobiva laomooduli leidmisega. Kindlasti uurige, kas programm võimaldab ühendust teie pangaga; sest enamasti oli pakettidel arvutimessi ajal pakkuda vaid ühe telepanganduse protokolli toetus. Ka palgaarvestuses oli nüansse, millele arvutimessil liikunud raamatupidajad tarkvara poolt pakutavat rahuldavat lahendust polnud leidnud. Firmadele elementaarselt vajaliku teevad tõesti ära kõik programmid ja ka praktiliselt ühtmoodi lihtsalt. Erandi moodustab töö käigus firma arvestussüsteemi vaba alamsüsteemideks jagamise võimalus, nimetatagu neid siis klientideks, osakondadeks, objektideks või projektideks. Halvemal juhul tuleb seda teha läbi kontoplaani.

Programmidesse sisseehitatud võimaluste arv võib olla kahest lõpmatuseni. Võimalus andmeid suvaliselt grupeerida näitab programmi poolt pakutavate analüüsivõimaluste tegelikku taset. Finantsjuhtimisest, andmete analüüsist ja juhtidele vajaliku informatsiooni lihtsast kättesaadavusest rääkisid arvutimessil kõik tarkvaramüüjad, tõsi küll, erineval määral. See ei tähenda tingimata, et mõne programmi pakutavad võimalused kõigi kasutajate jaoks teistest põhimõtteliselt paremad oleksid, kuna väga palju oleneb siin mitte ainult paketti kasutava firma spetsiifikast, vaid ka juhi subjektiivsetest eelistustest. Nagu öeldud, jõuab programmides sama tulemuseni erinevaid teid pidi.

Tarkvara loojatelt võite kuulda ühe või teise andmebaasi ja töökeskkonna põhimõttelistest eelistest. Selles on muidugi oma iva, aga teie jaoks on oluline (ilmselt) siiski ainult see, kas programm teeb kõike seda, mida just teile on vaja, ja kui teeb, siis kui kiiresti. Ning muidugi vajaliku riistvara võimsus ja sellest tulenev hind.

Vestlustest majandustarkvara müüjate ja kasutajatega koorus välja, et selles sfääris ei ole Windows esialgu veel suur samm edasi. DOSis töötavad samad programmid kiiremini tunduvalt väiksema võimsusega arvutitel.

Kõik tarkvaramüüjad rõhutasid, et normaalseks tööks Windowsis on vaja 16 megabaiti RAMi. Mälu on arvuti juures aga suhteliselt kallis asi ning ikkagi jooksid programmid messil tootjate eneste arvutites sellise mälu ja 100megahertsise Pentiumiga aeglaselt.

Kahtlemata on aga Windowsi tugev külg aruannete vaba kujundamise ning andmete mitmekülgse analüüsi võimalus. Mõni DOSis töötav programm kasutabki aruannete vormistamiseks Windowsi aruannete generaatorit, mõnest on sinna andmete ülekandmine eriti lihtsaks tehtud. DOSi programmi ostes uurige, kuidas on lood uute aruannete kujundamisega. Teoreetiliselt saab seda teha ainult tootjafirma programmeerija, kelle töö maksab.

Mõnes DOS-paketis on ka uute dokumentide isekujundamisele mõeldud, kuid protseduur pole lihtsuselt võrreldav Windowsi kasutamisega ja ega nende isekujundatute kõiki parameetreid vabalt valida ei saa. Väiksemate firmade jaoks võib aga seegi olla täiesti piisav. Üks tootja lubab uued aruanded kliendi programmi tasuta sisse viia. Windowsis töötades on (vähemalt teoreetiliselt) lihtne spetsiaalprogrammi andmeid analüüsimiseks üle kanda universaalprogrammi, näiteks Microsoft Excelisse. See on muidugi oluline juhtidele.

Kõik programmid ei lase seda teha ühtviisi lihtsalt. Viimasel ajal on hakatud mõtlema selle protseduuri lihtsustamisele ka tarkvara DOSi versioonides. Exceli taolise tabelarvutusprogrammi kasutamine lubab andmeid analüüsida just nii, nagu parasjagu vaja, majandustarkvaras on analüüsivõimalused, ka kõige paremad, ikkagi millegagi piiratud.

Ühest küljest tahab iga uus asi harjumist ja esimesel pilgul segane kasutajaliides võib hiljem üsnagi informatiivseks osutuda. Teisest küljest on aga nii mõnegi Windowsi programmi funktsionaalsuse kallal veel vähe tööd tehtud.

Seepärast oleks hea, kui kõikidel tarkvaramüüjatel oleks huvilistele uurida anda toimiv demoversioon, milles sisalduks ka väike demoandmebaas, nii et kõiki operatsioone reaalselt proovida saaks. (Oleks nagu elementaarne müügivõte, aga sugugi mitte kõik müüjad polnud selleks «alati valmis».). Siin on lisaks harjumisele väga oluline ka kasutaja(te) isikliku mõtlemisviisi ja programmi loogika kokkusobivus. Mõned Windows-versioonid on niivõrd hiirekesksed, et töökiiruse poolest kõlbavad küll tippjuhile, aga tõenäoliselt ei meeldi eriti raamatupidajatele. Andmete sisestamine läheb seda lihtsamalt, mida vähem selle juures hiirt kasutama peab.

Suur hulk pakutavaid võimalusi ja paljude toimingute automatiseerimine ei kompenseeri tingimata kasutamise keerukust. Ühes muidu väga võimalusterohkes, aga raskesti omandatavas programmis on väljundvormid vaadeldavad ainult kahes suurendusastmes: terve lehekülg korraga ekraanil (kus ka 1,0 nägemine 15tolliselt ekraanilt midagi välja ei loe) või siis viiendik lehekülge ekraanil (mispuhul kaob mõte seda üldse ekraanile tuua). DOSis töötava tarkvara (kauem turul olnud, enam lihvitud) toimimisloogika oli programme katsetades siiski lihtsamini haaratav ka Windowsi hästi tundvale inimesele. Mitmed tarkvara tootjad-müüjad ja nende kliendid arvasid, et raamatupidamist oleks mõistlikum ja inimsõbralikum DOSis edasi teha ning et Windows on siin rohkem ehk moeasi.

Operatsioonide sooritamisega kaasnev viivitus on raamatupidaja töös üsna ebameeldiv takistus, mistõttu võiks firmas mitme arvuti kasutamisel programmi Windowsi versiooni osta tippjuhtidele, kelle jaoks mitmekesine analüüsivõimalus ja dokumentide vormistamise vabadus on tõenäoliselt muust olulisem. DOS- ja Windows-versioonide võrgus koos töötamise võimalust pakuvad kõik tarkvarapaketid, millest mõlemad versioonid olemas on. Muidugi annab programmi lihvimisega selle töökiirust tõsta: messil eksponeeritud vastvalminud Windows-versioonid olid selgelt aeglasemad kui need, mis aasta-paar müügis olnud (välismaised!). Mitu tarkvaratootjat ütles, et kõiki hea raamatupidamistava nõudeid ei saa veel programmidesse sisse viia, kuna meie raamatupidajad ei suuda seniselt praktikalt ümber lülituda. Messil torkas silma, et reeglina oodatakse meil programmilt võimalust kandeid vabalt muuta, mida rahvusvaheline raamatupidamistava ei luba.

Nii tarkvarafirmade kui nende klientide kogemus näitab, et tihti nõuab majandustarkvara töölerakendamine firma senise arvestusalase töö ümberkorraldamist, see aga võib esialgsele segadusele vaatamata lõppkokkuvõttes vägagi kasulik olla. Mitmed omaloodud tarkvara müüjad rõhutasid, et nende poolt pakutu on just nimelt majandustarkvara, millest raamatupidamine moodustab ainult ühe osa. Teised rääkisid küll ka finantsanalüüsist ja finantsjuhtimisest, aga müüsid oma toodet ikka raamatupidamisprogrammi nime all.

Siin on tegemist erinevate müügistrateegiatega. Enamik Eesti firmasid kuulub kategooriasse «väikesed ja keskmised», seepärast võib ka hinnaskaala odavamast otsast pärit «raamatupidamisprogramm» sisaldada kõik teile vajaliku ja veel üht-teist. Kodumaised firmad teevad oma programmidesse klientide soovil ka ühele firmale vajalikke muudatusi. Ja veel kord: nõudke endale töötav demo ja uurige seda rahulikult, enne kui otsustate. Kui tunnete huvi DOS-versiooni vastu ja tahate seda käivitada Windows '95 all, küsige kindlasti, kas see üldse võimalik on.