„Tahan puhkust ilma meilivahetuseta.” Töötaja ootab tööandjalt digilahendusi

Töötaja tahab endaga seotud infot näha ühest kohast, selgitab HR entusiast Sirli Vaher saates “Kasvukursil”. Kui võtad tööle särasilmse inimese ning saadad ta puhkust ühest ja lähetust teisest kohast vormistama, ei tea, milliseid koolitusi ta on läbinud ja saadad palgateatised ka meilitsi, võib see valusalt kätte maksta. Kui tööandja tehnoloogia arenguga kaasas ei käi, napsatakse hea töötaja lihtsalt ära.

Nutikad lahendused on osa vastastikusest investeeringust, leiab Grant Thorntoni partner ja raamatupidamise valdkonna juht Gaily Kuusik. Kui töötaja panustab ettevõttesse, tuleb vastata samaga.

Kui seni on arvatud, et raamatupidamistarkvaraga saab hallata kõik vajaliku ja sellest piisab, siis praegu on näha, et ka personalitarkvara võetakse juurde, näeb Kuusik suundumust turul.

Saatekülalised toovad nii enda kui ka teiste kogemuste põhjal välja personalitarkvara kasutamisega kaasnevaid plusse.

Kuna personalitarkvara digitaliseerib suure osa käsitööst, hoiab see kokku umbes poole personali- ja palgaarvestaja tööajast.

Eesti rakendusuuringute keskuses Metroserdis töötab 127 inimest. Puhkuste ja haiguslehtede manuaalne menetlemine võtab neil umbes neli täispikka tööpäeva kuus, jagab firma inimeste ja töökultuuri valdkonna juht Helina Pajussaar.

Fujitsu personalitarkvara Persona tootejuht Sirli Vaher ütleb, et just juhi tööaja kokku hoidmine on tihti argumendiks, miks hakatakse digitaliseerima. “See on kõige kallim tööaeg ja nemad on kõige rohkem frustreeritud, kui nad peavad oma protsesse haldama eri kohtades.”

“Juhina mulle meeldib ka, et kui ma olen korra infot hallanud, siis rohkem see minu lauale ei jõua. Tööprotsessid peaksid olema ilusti juhitud nii, et ühte sammu ei tuleks mitu korda teha. See on kõigi ootus, sest infot, mis meie käest läbi käib, on palju ja tempo kiire – ei taha iga päev teha samu tegevusi. See ootus on inimlik,” täiendas Grant Thorntoni partner Gaily Kuusik.

Kui info on korra süsteemi pandud, näiteks töötaja sisestab oma isikukoodi sisseelamisprotsessi käigus, ei pea seda enam kuskilt uuesti küsima ega teist korda sisestama. See on automatiseerimise mõte.

“Kõige hullem personalijuhi jaoks on töölepingute muutmine, mida tuleb teha iga aasta. Avad Wordi faili, lepingu, sisestad uue palganumbri, salvestad, saadad meiliga laiali ja muidugi läheb see veel valele inimesele,” meenutab Vaher aega, kui töötas ise suurfirmas personalijuhina.

Kui ettevõttel on mitu erinevat kohta ja protsessi palgaarvestuseks, dokumendihalduseks, hulga andmetabeleid, ka raamatupidamistarkvara, on palju kohti, kus tekib risk eksida, selgitab Pajussaar. Kui palk ei ole õigel päeval kontol või seal on vale number, rikub see töötaja usaldust.

Heas iseteeninduskeskkonnas saab praktiliselt kõike näha, see on infokanal tööandja ja töötaja vahel. Töötaja saab vaadata, milline on hetkeseisuga puhkusejääk, kuhu koolitusele saab minna ja milliseid hüvesid kasutada, võib-olla on seal teade, et täna saab vastlakukleid köögis, rääkis Vaher.

Kuusik tõi näite, millega oli äsja kokku puutunud – oli vaja planeerida osakonna koosolekut. Selleks viskas ta pilgu HR-tarkvarasse, et vaadata 60 inimese graafikut, sai ülevaate, kes millal puhkab ja millal on kõik kontoris. “Imelihtne.”

Juhi jaoks on ka oluline, et saaks mugavalt hoida silma peal oma meeskonna pädevustel, kas kõik vajalikud koolitused on läbitud. “Raamatupidamisteenuse kvaliteedi vaates on oluline, et inimesed oleksid muutustega kursis. Mündi teine külg – mõtlen ise töötajaks olemise peale – suur väärtus, et tööandjal on logi minu läbitud koolituste kohta. See on nagu seljakott, kuhu vaadata, milliseid teemasid olen läbinud, kas minu teadmised on turul adekvaatsed ja päevakohased,” tõi Kuusik välja.

Pajussaar toob näiteks veel töötaja sisseelamise. “Kui uus töötaja tuleb ettevõtesse, on tal kindlal perioodil ette nähtud kindlad tegevused. Juhina on tarkvaras ülihea vaadata, kui kaugel ta nendega on, millised andmed on edastatud. Hiljem näeb, kas on tulemas tagasisidevestlus ja millal.”

Tarkvarasse kogunevad andmed, mustrid ja nende analüüsimine aitavad juhtidel otsuseid teha. See viib kõhutundelt andmepõhisele juhtimisele.

Ideaalis peab see oluline info juhile jooksma hästi lihtsalt, mahtudes ühele A4 lehele või graafikule. Juht näeb, milliste teemadega tuleb kiiremas korras tegeleda. Unistus on, et see info jookseks juhile kätte reaalajas.

“Baashügieen on see, et info oleks imporditav-eksporditav tarkvaradest. Mis sisse paneme, peame ka välja saama võtta sellisena, et saan andmelattu panna ja suuremaid vaateid tekitada. Juhina minu ideaal ja ootus on näha vaateid selle kohta, milline minu töötajate palk on võrreldes konkurentidega. Kas pean sammu või peaksin tempot tõstma? Samamoodi käibega. Juhi jaoks on väga vajalik samm ette planeerida, mitte ainult kasutada kõhutunnet ja näha seda, mis eile juhtus,” rääkis Kaasik.

Tulevik on tema sõnul liikumas sinna, et ettevõte näeb jooksvat vaadet selle kohta, kus osakond hetkel on, mida teevad konkurendid ja kuhu liigub turg. Seda läbipaistvust saab siis ka töötajatele kuvada. Palgadirektiiv on üks tunnistus sellest. Läbipaistvus on turu ootus.

Ka Vaher näeb, et tulevikus saab personaliosakonnast läbi jooksvaid andmeid paremini prognoosimiseks kasutada. “Oletame, et sul on Pärnu rannas kohvik. On olemas palju avalikke andmeid, näiteks, et homme on päiksepaisteline ilm. Võiks ju kelluke heliseda telefonis, et pead homme rohkem töötajaid planeerima sinna.”

Kuula saatest “Kasvukursil”, kuidas tehnoloogia muudab personalitööd, millise osa tööst HR-tarkvara ära teeb, milliseid riske maandab ja mille kõigega tuleks arvestada, kui seda valida ja kasutama hakata. Saadet juhib Mai Kroonmäe.