Kui EMI EWT direktor Tiit Tammemägi Lõuna-Aafrikas oma esimesed katsed mobiilbürooga tegi, suurendas see küll telefoniarvet mitmekümne krooni võrra, kuid büroo tööle ei hakanud.

Nüüd peab koolitusfirma direktor olukorda paremaks kui mõne aasta eest, kuid virtuaalbüroo kasutajad on tema arvates endiselt pigem katsejänesed, kes maksavad enda peal katsetamise eest.

Virtuaalbüroo päikeselisse poolde kuulub see, et tehnika lubab kontoritööd teha lausa rannas päikest võttes või eri linnades. Virtuaalbüroo käimasaamiseks on aga vaja raha ja kannatust, mis arvutustehnikaga vähem tuttavale firmale tõsist peavalu võib tekitada.

Virtuaalbürooks on vaja kontoris serverit, mobiilseid töökohti, sülearvuteid ja sidepidamisvahendeid: telefone, modemeid ja mobiiltelefone. Kindlam lahendus on koduarvuti modemi ja tavalise telefoniga, keerulisem ja tehnilist taipu nõudvam on täiesti mobiilne sülearvuti ja GSM-telefoniga töökoht. Viimase variandi puhul tuleb enne veenduda, et sülearvuti, GSM-telefon ja neid juhtiv tarkvara ikka üksteisega läbi saavad. Töötav virtuaalbüroo võib palju kulusid kokku hoida.

Eelmisel aastal alustasime me vaevalist arendust, mille tulemusest võib rääkida kui virtuaalbüroost. EMI EWTs on seitsme töökoha ja serveriga põhibüroo ja kaks virtuaaltöökohta kodus või sülearvutis. Kasutame virtuaaltöökohta väljasõitudel koolitusüritustele, kus on vaja faile vahetada.

Positiivne on see, et büroopinna arvel saab rahalist kokkuhoidu. Virtuaalbüroo nõuab aga teatud arvutitaset ja enesetäiendamist.

Negatiivne pool on pidevad kulutused tehnikale. Kulutusi aitab kokku hoida konservatiivsus: ei maksa osta uut tarkvara kohe, sest alguses on see veel vigane. Meie esialgne juurutaja kasutas meie arvuteid, aega, närve ja raha uue programmi katsetamiseks ja töötaja väljaõppeks. Tänaseks on virtuaalbürool uus juurutaja.

Tehnilise lahendusena on virtuaalbüroos hea kasutada näiteks Microsoft Small Business Serverilahendust. Riistvaraliselt kasutatakse kogu organisatsiooni andmete hoidmist ja vahetust teostavat arvutit, mis on nii faili-, printeri-, Internetti pääsu kui ka sissehelistamise server. Eriti vajalik on virtuaalkontor firmades, kelle töötajad töötavad kodus ning välismaal, kuid kes vajavad pidevalt värsket informatsiooni firma andmebaasidest ja tahavad kasutada elektronposti teenuseid.

Tänu värskele informatsioonile on võimalik saavutada kiiret edu ja konkurentsivõime paranemist.

Oluline muutus on traditsioonilise töökeskkonna puudumine, mida mõnel juhul võib lugeda plussiks, mõnel juhul miinuseks.

Autor: ÄP