Kuidas tagada IT-projekti edu

Nii mõnelegi seostuvad IT-projektid negatiivse kogemusega ? ootustele mittevastavad tulemused, tähtaegade ületamine, üksteisest vale arusaamine, vaidlused tööde tasustamise üle. Minu enam kui 15aastane kogemus majandustarkvara alal lubab väita, et alati ei saa süüdistada ühte või teist osapoolt, sest ebameeldiva olukorra kujunemine võib alguse saada ka üldisematest teguritest. Ei maksa unustada, et paljud meist polnud 10-15 aastat tagasi üldse arvutimaailmaga kokku puutunud, rääkimata IT rakendamisest ettevõtte juhtimises. Suur osa meie IT-inimestest on iseõppijad, kel polnud võtta välisfirmat mentoriks. Asju tehti parema äranägemise järgi ja üritati lahendada konkreetseid ülesandeid kättesaadavate vahenditega. Tellija poolel olid sageli samasugused entusiastidest asjatundjad, kelle sõna ei maksnud firma juhtkonna tasandil veel hiljuti midagi. Selles peitub üks võtmeid tänaste IT-projektide ebaõnnestumises ? tellijail kipub väheste kogemuste tõttu olema asjast lihtsustatud ettekujutus, millega kaasneb enamasti ka projekti liialt väike eelarve. Teisalt üritavad IT-firmad ennast konkurentsist tulenevalt näidata kogenumatena kui tegelikult ollakse. Veider on seejuures, et kuigi mõlemal osapoolel on n-ö reha peale astumise muhk otsa ees, astutakse sinna ikka ja jälle, mis näitab ilmekalt, et IT-projektide põhitõed on visad kinnistuma.

IT-l on heade külgede juures üks n-ö ebamugav aspekt ? ta areneb liiga kiiresti. IT-firmad on topeltsurve all ? ühest küljest on vaja hoida end elus ja pakkuda toimivaid lahendusi, teisalt peab olema kursis pidevalt uueneva tehnoloogiaga ning tegema selle kättesaadavaks enne konkurente. Kuna areng toimub süsteemide keerukuse suunas (mis tavalise arvutikasutaja jaoks võib hoopis tähendada pealtnäha lihtsamaid lahendusi), siis on IT-firmadel järjest raskem olla tasemel.

Muutuste surve paneb nii mõnegi IT-firma ajama oma asja, millega kaasneb surve kliendile. Markantne näide majandustarkvara valdkonnast on tarkvarafirma, mis leidis kord, et seni klientide seas positiivset vastukaja leidnud tarkvara on targem vahetada teise vastu. Selleks osutus klientidele sobimatu tarkvaralahendus. Olukorras, kus tegemist äsja loodud ärisüsteemiga, mille evitamine pole odav, on taoline ettepanek kliendile ebameeldiv üllatus, liiatigi, kui sellega kaasneb sisulise toeta jätmine. Kuigi avalikult lubati tarkvara pakkumise jätkumist, saadeti klientidele käsumajanduse-stiilis pöördumine, milles anti teada väljavaadete puudumisest tulevikus, kui ärilahenduse pakkujale järele ei anta... Et mitte muutuda mängukanniks oma asja ajava tarkvarafirma käes, on mõttekas vähendada tehnoloogilist sõltuvust. Majandustarkvara puhul tuleb muidugi jälgida, et tugiteenused ära ei kaoks.

Tüüpiline võte, millega üritatakse tellijat õnge võtta, on mängimine madala hinnaga. Esmapilgul kliendile kasulik ? saab justkui odavamalt sama teenuse, ? võib see tee osutuda hukatuslikuks, kuna odav teenus tähendab väiksemat tulu ja kahandab IT-firma toimetulekuvõimet. Dumpingut ja üliatraktiivseid hinnaalandusi kasutavad tavaliselt firmad, kus on probleemid heade spetsialistidega, sest professionaal lihtsalt ei lase oma tööd odavalt müüa. Teenuse madalamad hinnad võivad teisalt n-ö kompenseeruda kallite tarkvaralitsentside soetusvajaduse kaudu või ka lihtsalt suuremate tunnimahtude kaudu. On ka loogiline, et kehvem spetsialist ei tule oma tööga nii kiiresti toime kui ekspert, kuid ega tunnid sellegipoolest arveldamata jää.

Mõned firmad on üritanud lahendada IT-küsimust ise mõnelt IT-firmalt oma senist teenindajat üles ostes, kuid see on riskantne mõlemale tehingu osapoolele ? firma seob ennast ühe inimesega ning teisalt puudub IT-spetsialistil kindlus, kui kaua teda sellises ettevõttes palgal hoitakse. Seetõttu on üsna tavapärane, et IT-firmad on oma lepingutesse mittevärbamise punktid sisse pannud.

Mis kasu on pikaajalisest kogemusest, kui valdkond pöörase kiirusega muutub? Kogemused aitavad meil muutustega toime tulla ning näha selles positiivset. Täiesti vabalt võib juhtuda, et kümme aastat tagasi omandatud andmebaasirakenduse programmeerimise oskust ei saa täna kasutada või viis aastat tagasi toimunud majandustarkvara juurutusprojekti ei ole võimalik enam korrata. Küll aga annab see tunde, et kõik projektid on detailsel tasemel lühiajalised ning strateegiliselt on oluline seada esiplaanile muutustele piisavalt kiire ja praktilise reageerimisvõime arendamine. Kuna see ülesanne pole kergete killast (vaistlikult otsib ju inimene ikka stabiilsust ja klammerdub toimiva lahenduste külge), siis ärge imestage, et IT-firmast pole äkki abi, kui paari aasta eest juurutatud infosüsteem ei toeta firma muutuvaid vajadusi. Muutustega toimetulek eeldab uuendusmeelseid inimesi ? sestap on nn intellektuaalse kapitali teema mistahes IT-firma jaoks kõige olulisem. Firmad, mis tuginevad pikemat aega koos toiminud ja erinevatest projektidest ühiselt läbikäinud meeskonnale, suudavad aidata ka kliendil muutustega toime tulla. Seda tuleb kindlasti jälgida isegi juhul, kui otsite koostööpartnerit tuntud ja nimekate IT-firmade hulgast ? sageli on kunagisest hiilgusest jäänud järele tühi kest, kus vanad tegijad on lahkunud ja asja üritatakse paremal juhul mujalt üle löödud üksikute spetsialistide või halvemal juhul algajatega ülal hoida. Sellise firma esindaja võib küll müügiolukorras ennast õiget juttu puhudes igati atraktiivsena näidata, kuid kui ettevaatamatu tellija peaks lõksu langema, ei jõua ta ennast ära kiruda, kui IT-projekti hakkavad kimbutama ebaõnnestumised. Ettevaatlik tasub olla ka firmade suhtes, kus tuginetakse üksikutele, seni konkurentide juures töötanud tegijatele ? hea inimene tavaliselt heast meeskonnast lahku ei löö.

Küllalt tavapäraselt teeb IT-lahenduse tellija oma elu ise keeruliseks ? tüüpveana tahetakse jõuda valmislahenduseni ilma ülesannet korralikult püstitamata. Teine äärmus on tellida nõustamine kolmandalt osapoolelt, teha põhjalik kaardistus ja korraldada konkurss IT-lahenduse pakkuja leidmiseks. Kuna kolmandad osapooled pole tavaliselt ise konkreetset IT-lahendust loonud ega evitanud, siis kipuvad soovitused olema liialt üldised või süvenevad detailidesse. Tellija võib riskide maandamiseks kasutada nt projektijärelvalve teenust või palgata professionaalse projektijuhi (üldjuhul ei ole tellijal endal kogemust või lihtsalt aega), kuid evitajaga koos paika pandud ülesande püstitus ja tarkvara või juurutamise spetsifikatsioon on olulisemaid edufaktoreid.

Teine komistuskoht on see, kui spetsifikatsiooni alusel ei suudeta kokku panna realistlikku töögraafikut. Tellija tahab tavaliselt vähema raha eest rohkem tööd ja mida varem seda parem. Vastupidiselt eeldusele, et vilets IT-firma üritab leppida kokku suurema tunnimahu (kompenseerimaks odavamat hinda ja tagada süsteemi evitamine), on kogemusteta IT-firma tunnuseks lubadus teha ära kõik tööd väiksema summa eest. Tasuta lõunaid pole aga olemas ? madalam hind ei kompenseeri kogenematusest tehtavaid vigu ja ootuspärasele mittevastavat tulemust ning paremal juhul pääseb lisaeelarvega, kuid halvemal juhul tuleb vahetada koostööpartnerit või isegi viia läbi uus juurutus. Heade tulemuste saavutamiseks tuleb maksta korralikku tasu või siis jätta projekt üldse katki. Mistahes infosüsteemide juurutamisel on efekt vaid siis, kui need on rakendatud ettevõtte äriprotsesside muutmise teenistusse, kui infotehnoloogia aitab tõepoolest leida uusi võimalusi muuta põhitegevust efektiivsemaks. Selle tulemuseni jõuab aga ainult koostöös kogenud meeskonnal tuginevate IT-firmadega.

Autor: Margus Tammeraja