Maarja Lega • 19. märts 2015
Jaga lugu:

Kuidas korraldada ettevõtte raamatukogu?

Tallinna Kaubamaja sekretäri Olga Säkseli ülesandeks on korraldada raamatukogu tööd – nädalas võtab see ca 30 minutit tema tööajast.   Foto: Meeli Küttim

Ettevõttesisesed raamatukogud on hea võimalus arendada töötajate erialaseid teadmisi ning pakkuda huvitavat lugemist puhkepauside ajal, kirjutab Äripäeva 20. märtsil ilmuv erileht Sekretär.

Kuidas korraldada head ettevõtte raamatukogu? 

* Raamatukogu loomisel peab olema firma juhtkonna toetus ja firmas reaalne vajadus ehk seda peavad soovima ka töötajad.* Muuda raamatukogu kõigile töötajatele kergesti leitavaks ning selle kasutamine mugavaks.* Kaasa raamatukogu töösse ka töötajad. Tasub uurida, milliste tööalates teemade vastu nad huvi tunnevad ning milliseid raamatuid, ajakirjandust võiks nende huvidest lähtuvalt tellida. Raamatukogus võiks olla lugemiseks ka kergemat lugemist puhkepauside ajaks.* Määra vastutaja, kes tegeleb raamatukogus laenutamise korraldamisega ja uute raamatute tellimisega. Üks raamatukogu töötaja võiks võimalusel olla bibliograafi eriharidusega.* Kajasta lugemissoovitusi ettevõtte siselehes või intranetis. Asjalik soovitus motiveerib ka teisi raamatut pihku haarama ja aktuaalsete teemade üle arutlema.* Hoia silma peal ettevõtte valdkonna uutel ja põnevatel raamatutel. Nii nendel, mis on ilmunud, kui ka alles ilmuvatel raamatutel.* Süstematiseeri raamatukogu teemade kaupa. See aitab neid nii online-süsteemis kui ka riiulitelt kergemini leida.* Loo raamatukogule võimalusel oma sümboolika: pitsat, järjehoidja koos tagastuse meeldetuletusega, mis kõik toetab raamatukogu tuntust ettevõttes.* Korralda ettevõttes temaatiline raamatunädal, et näidata lugemise ja iseseisva õppimise kasusid. Nii mõnigi tolmukihi alla jäänud teos võib leida uue tänuliku lugeja.

Allikas: Jana Haugas, Elina Stepanova, Mart Siilivask

Ettevõttesisene raamatukogu on olnud Kaubamaja ASil juba 13 aastat ning sealt võib leida kõiksugust kirjandust, mis on seotud Kaubamaja juhtimisega. Seal on raamatuid psühholoogiast, teenindusest, asjaajamisest, juhtimisest, majandusest, ettevõtlusest, turundusest ning ühtlasi ka hobidest, moest ja etiketist.

Peamised lugejad on Kaubamaja töötajad. Kaubamaja ASi personali arendus­spetsialisti Jana Haugase sõnul võib laiema kasutajaskonna teenindamine osutuda problemaatiliseks, sest raamatuid on enamasti üks eksemplar. “Samuti on raamatukogus laenutamiseks töötajate isiklikke teoseid, mis on töökohal hoiul,” põhjendas Haugas.

Raamatukogu perenaine on sekretär. Tema ülesanneteks on avaldada infot uute raamatute kohta ettevõtte intranetis ning korraldada laenutamist. Ühtlasi tuletab ta laenutajale meelde, kui viimane on unustanud raamatu liiga pikaks ajaks enda kätte. Uute raamatute tellimiseks teevad ettepanekuid töötajaid, vastavalt sellele, millised raamatud on neile tööalaselt vajalikud. Kuigi raamatukoguga seotud ülesandeid on mitmeid, siis ajakulu sekretäri jaoks ei ole rohkem kui pool tundi nädalas.

Raamatukogu leiab Kaubamajas aktiivset kasutust. Seda nii tudengite kui ka juhtide poolt. “Õppuriteks on meie enda töötajad – kutsekoolis või ülikoolis õppivad noored. Kuna erialane kirjandus on tudengile üpris kallis, siis on mõistlik soovitada häid raamatuid ettevõttel soetada, siis on ka kasutajate ring laiem,” selgitas Haugas.

Kui juhtimis- ja majandusalaseid ning psühholoogiast kõnelevaid raamatuid laenavad enam juhid ja spetsialistid, siis erialast kirjandust kasutatakse aeg-ajalt ka Kaubamajas sisekoolituste ettevalmistamisel.

Sekretäri tööd lihtsustab veebipõhine keskkond

Nortal ASis on raamatukogu olnud ligi üheksa aastat. 1563 IT-teemalist raamatut laenutatakse ainult Nortali töötajatele. Füüsilised raamatukogud asuvad Tallinnas ja Tartus, aga raamatuid saavad laenutada ka Nortali teiste kontorite töötajad nii Soomes, Leedus, Serbias, Rumeenias kui ka Omaanis.

Kui see huvi peaks tekkima, siis saadetakse raamat sihtriiki posti, kulleri või töötajaga, kes on sinna riiki minemas. Nortal ASi assistendi Elina Stepanova sõnul tuleb aga raamatu teise riiki saatmist ette väga harva. Kui see juhtub, siis korraldab raamatu saatmise assistent.

Raamatute valik on üleval ettevõtte siseveebis. Nortal ASis on kasutusel keskkond Microsoft SharePoint. Seal on kirjas raamatu nimi, autor, mis teemaline see raamat on, kus kontoris asub ning kas raamat on välja laenutatud või mitte. “Selles keskkonnas asuvad meil ka e-raamatud ning nimekiri kontoritesse tellitud ajakirjadest,” selgitas Stepanova.

Kui töötaja laenutab raamatu, siis ta peab selle registreerima intranetis. Tagastamisel tuleb teha sama. “Me eeldame töötajatelt heaperemehelikku käitumist ettevõtte varaga, siiani on käinud raamatute laenutamine aususe peale,” kirjeldas Stepanova. Kui juhtubki, et mingi raamat on raamatukogust kadunud, siis saadab assistent siselisti teate ja tavaliselt töötaja tagastab teaviku.

Ka hoolitseb assistent raamatukogu sujuva toimimise eest. Tema ülesandeks on kontrollida, et kõik raamatud oleksid olemas ning tellida uut erialast kirjandust vastavalt töötajate soovidele. Stepanova hinnangul on töötajad raamatukoguga rahul ning raamatute valikut uuendatakse igakuiselt.

Swedbank avas siseraamatukogu 2011. aastal. Esialgu koosnes see osakondades olevatest raamatutest ja ajakirjadest, tänaseks on raamatukogus aga 2018 teavikut, mis võtavad enda alla umbes 100 ruutmeetrit.

Firma tegevusvaldkonnale kohaselt on raamatukogus kõige enam ettevõtlus-, pangandus-, rahandus- ja juhtimisalaseid raamatuid. “Näiteks juhtimisalaseid raamatuid on 263, rahandus ja pangandusalaseid 375, ettevõtlusalaseid 312 ja psühholoogiaalaseid 138,” sõnas Swedbank ASi pressiesindaja Mart Siilivask.

Vähemal määral on Swedbanki raamatukogus ka majandusalast, üldharivat ja juriidilist kirjandust ning arvutiõppega seotud teoseid. Teatmeteostest on esindatud keelesõnaraamatud, kohallugemiseks aga olemas paberajalehed Eesti Päevaleht, Postimees, Äripäev, Eesti Ekspress, Maaleht ja Sirp ning ajakirjad Director, Forbes, Harvard Business Review ja The Economist.

Uusi raamatuid tutvustab uudiskiri

Swed­banki mahukas raamatukogu on mõeldud majasiseseks kasutamiseks ning raamatuid laenutatakse kõigile Swedbanki töötajatele üle Eesti. Peamajast väljaspool asuvatele lugejatele saadetakse laenutatud raamatud sisepostiga ning tagastatakse need samal moel. Lugejatele on siseveebis rubriik Raamatukogu, kus lugeja näeb kogu raamatute nimekirja ja saab endale huvipakkuvaid teoseid otsida.

Raamatukogus toimuvat korraldavad kaks raamatukoguhoidjat, nende tööd hõlbustab veebipõhine keskkond, kus registreeritakse raamatute laenutused, kontrollitakse tagastamist ja otsitakse raamatuid. Raamatukogu tellimiskeskus on loodud panga enda IT-töötajate poolt ning see toimib SharePointi põhjal.

Siilivaski sõnul laenutatakse raamatuid kolmeks nädalaks, pikendada saab lugemisvõimalust kahe nädala kaupa kolm korda. “Kui laenutuse tähtaeg on lõppenud, saadame lugejale e-kirjaga teavituse,” lisas Siilivask.

Kirjanduse tellimisel arvestab Swedbank töötajate ja sisekoolitajate soovitusi ning peab nõu panga erinevate spetsialistidega. Ühtlasi jälgivad raamatukoguhoidjad internetist ja ajakirjandusest raamatukaupluste pakkumisi.

Uute raamatute tutvustamiseks koostab raamatukogu uudiskirja koos raamatute lühikirjeldustega. “Seni on ilmunud 31 uudiskirja,” ütles Siilivask. Ta lisas, et tagasiside on eranditult positiivne. “Raamatukoguga ollakse rahul. Eraldi on välja toodud erialase kirjanduse valiku suurus, laenutamistähtaegadest teavitamine ning uudiskiri,” rõõmustas Siilivask.

---- 

Artikkel ilmub 20. märtsil Äripäeva erilehes Sekretär. Lisaks saab väljaandest lugeda, milline näeb välja tippjuhi sekretäri tööpäev, kuidas nutikalt nõupidamistelauda katta, firma asjaajamist korraldada jm.

Jaga lugu:
Hetkel kuum Äripäevas