Firmapidu nagu matrjoška

Eesti festivalide korraldajad võõrustavad festivali ajal rõõmuga ka firmapidusid. Õllesummeril on võimalik ühendada näiteks firmasündmus muusikaalaga, panna püsti täiesti oma ala või siduda mõni festivali ala ja oma esinejad või tegevus.  Foto: Õllesummer

Suurürituste korraldajad kinnitavad, et üldjuhul on nende juures teretulnud ka firmad oma sündmustega. Õllesummer, Birgitta Festival ja Jazzkaar on ainult mõned näited, rääkimata jalgpallimängude ajal koosviibimiste korraldamisest A. Le Coq Arenal.

Mugav lahendus firmale

Algor Orav, Salva Kindlustuse ASi müügidirektor

Salva Kindlustus on korraldanud kliendiüritust Õllesummeri raames juba aastaid. Esimestel aastatel toimus vastuvõtt platsil eraldi telgis. Viimastel aastatel oleme kolinud oma ürituse laululava kolmandale korrusele. Ruumi suurusest tingituna oleme olnud sunnitud külaliste arvu vähendama. Samas on kolmanda korruse lahendus, kus vastuvõtult pääseb otse kontserdile, väga mugav. Festivali raames ürituse korraldmise suur eelis on tugev kontsertprogramm. Festivali korraldajate poolt on väga hästi olnud organiseeritud külaliste akrediteering, juhatamine üritusele ja toitlustus. Korraldame oma vastuvõtu ka tänavusel festivalil.

Turismitalude ja puhkekeskuste kõrval on alternatiiviks korraldada oma firmaüritus mõne suurürituse või festivali raames, kirjutab 16. aprillil ilmuv Firmapeo erileht. Õlle­summeril on näiteks seitse erineva muusikaga ala ning lavale astumas nelja päeva jooksul ligi sada artisti ehk mitmekesisust kui palju, selgitas festivali pressiesindaja Reno Hekkonens.

“Firma sündmuse suurus võib varieeruda kümnest kutsutust mitme tuhandeni,” rääkis ta. “On võimalus ühendada firma pidu muusikaalaga, panna püsti täiesti oma ala või siduda mõni Õllesummeri ala ja oma esinejad või tegevus,” tõi ta välja võimalusi.

Festivalialale saab kutsetega – vastava paketi paneb kokku korraldaja. “Võimalik on osta oma kutsututele tavapääsmeid, festivali passe, looži istekohti – samuti kombineerida neid autoparkimise võimalusega eraldi parklas,” kirjeldas Hekkonens.

Šampusepudeleid ära ei võeta

Hekkonensi kinnitusel on nii suuremaid kui ka väiksemaid firmasid, kes korraldavad Õllesummeril oma üritust juba 10 aastat järjest. “Põhiliselt on need firmade suvised vastuvõtud, mis on levinud traditsioon.” Kindlat tärminit, mil peaks enda üritusesoovist teada andma, pole, kuid Hekkonens rõhutas, et mida varem, seda parem. Enne tuleks aga kindlaks määrata ürituse eelarve, külaliste esialgne arv (hiljem öelda ka konkreetne number) ning seegi, kas soovitakse enda alale veel eraldi artiste.

Kui tavakülastaja oma söökide-jookidega festivalialale ei pääse, siis eriürituste puhul on teised reeglid. “Kingitusi saab loomulikult tuua. Need peavad olema kooskõlas turvareeglitega – näiteks kui tahetakse tuua kingina kaasa sampust või muud alkoholi, siis selle peab enne festivali algust firma alale kohale tooma (või teeb seda catering-firma). Sama kehtib suurte esemete, terariistade ja taolise kohta,” selgitas Hekkonens.

Ka ruumilise lahenduse pärast ei pea firmad muretsema. “Festival võib kogu ülesehituse, kaasa arvatud mööbli paigutuse, enda peale võtta.”

Piduõhtu klassikalise muusika saatel

Kui ettevõte eelistab rahulikumat õhkkonda ja näiteks klassikalist muusikat, siis juba aastaid muutuvad Pirita kloostri varemed augustis ooperimajaks, kus toimub Birgitta Festival. Tallinna Filharmoonia müügijuhi Aet Tampuu sõnul on festivalil võimalik korraldada firmaüritusi ja kliendivastuvõtte ning seda on ettevõtted juba aastaid kasutanud. “Ka sel aastal on enamik kuupäevi juba hõivatud, vabad on vaid kaks etendust – 12.08 “Aida” ja 14.08 “Iisrael. Killer pig ja Wonderland”,” ütles ta aprilli alguses.

Kloostri territooriumile püstitatakse suveterrass, mis on ilmastikukindel. Inimeste arv on ulatunud 40–200 külaliseni. “Toitlustust on võimalik tellida kohapeal tegutsevast toitlustusettevõttest, mis selgub igal aastal riigihanke kaudu. Seni oleme koostööd teinud Carmen Cateringiga. Samuti on võimalik soovi korral meilt tellida taustmuusika vastuvõtu ajaks, seda ka elavas esituses,” märkis Tampuu.Enamasti on ürituse algus 1,5–2 tundi enne etenduse algust, samuti on vastuvõtutelk ettevõtte kasutuses vaheajal.

Aastatepikkune traditsioon

EMT ja Elion on juba aastaid Birgitta Festivali raames korraldanud oma suvist kliendiüritust. Eesti Telekomi partnersuhete ja üritusturunduse osakonna juhataja Heddy Ring rääkis, et mullu ajastati üritus õhtuks, mil oli Eri Klasi ooperigala, 2013. aastal valiti Tšaikovski “Uinuv kaunitar” ja 2012. aastal Mozarti ooper “Don Giovanni”.

“Osalenud on üldjuhul 200 inimest. Oleme koostööga Birgitta Festivaliga väga rahul ja plaanime seda ilusat traditsiooni jätkata ka sel aastal,” lausus Ring.

Eelarve ja kutsutute arv paika

Enne suurüritusel firmasündmuse korraldamist mõtle põhjalikult läbi eelarve.Pane paika kutsutute arv.Mõtle, mis stiilis toimub firmasündmus – kas tegu on piduliku vastuvõtu või meeleolukas peoga.Tee selgeks, kas ja millist ruumi firmaürituse korraldamiseks vajad – kas eraldi kinnist ruumi või suvisel ajal näiteks telki ning kas ruumipaigutuse puhul oleks vaja festivali korraldajate abi.Kas on olemas kokkulepped mõne catering-firmaga sündmuse toitlustamiseks või vajatakse appi festivali korraldajaid toitlustuse osa korraldama.Kuidas toimub külaliste sissepääs?Kas külalised võivad tuua kingitusi ja kuidas sel juhul sissesaamine nõuetekohaselt on korraldatud.

Festivalil firmaürituse korraldamise plussid ja miinused

PlussidUnikaalne olustik – firmapeo saab tuua n-ö melu keskele.Kultuuriprogrammi või meelelahutusprogrammi eest hoolitseb festivali/suurürituse korraldaja.Firma tähtpäev toimub vabamas olustikus, ollakse rahva ja sündmuste keskel.

MiinusKonverentsi ja süvenemist nõudvaid koolitusprogramme festivalidel läbi viia kindlasti ei saa.

Allikas: Reno Hekkonens, Õllesummeri pressiesindaja

Idee nr 1

Kliendiüritus jalgpallistaadionil

Tallinnas Lillekülas asuv A. Le Coq Arena on pakkunud Eesti spordisõpradele palju ilusaid hetki, sportlikke heitlusi on võimalik nautida ka firmadel.

Et staadionil näiteks mõni jalgpallilahing oma firmaüritusega ühendada, tuleb kontakteeruda staadionit haldava Eesti Jalgpalli Liiduga (EJL). Viimase suurtoetaja LHV Pank on seal teinud üritusi oma klientidele. “Oleme kasutanud staadioni pakutavaid võimalusi ehk Business Clubi, kus lisaks mängu vaatamisele on meie külalisi võimalik võõrustada ja neile suupisteid ning jooke pakkuda. Ka on meie kliendid hinnanud häid istekohti tribüüni ääres,” rääkis LHV turundusjuht Margit Kotkas. 

Mullu mõeldi, et aasta kõige tähtsam kliendiüritus võiks aga kuidagi tavapärasest eristuda, nii käidigi EJLile välja idee, et külalisi võiks võõrustada otse staadionimurul. Koostöös paigutati sinna spetsiaalne põrandapind ürituseks vajalikuga.

Osalejaid oli üle kolmesaja. “Staadionil toimunud kliendiüritusele oleme saanud valdavalt head tagasisidet – eraldi võiks välja tuua populaarseks osutunud penaltilöömisvõistluse, kus kõik huvilised said staadionimurul proovida, kas suudavad palli oskusliku väravavahi selja taha väravasse lennutada.”

Idee nr 2

Folgitiim aitab organiseerida toitlustuseViljandi Pärimusmuusika Festivali logistikapealiku Silja Soo sõnul võiks folk sobida hästi täitma kultuurilise meelelahutuse osa firmapeol.

“Kontsertide valik on suur ning sealt leiab kindlasti sobiliku esineja ka neile, kelle esimene eelistus pole pärimusmuusika. Gruppidele kuni 40 inimest saame aidata organiseerida ka toitlustuse mõne festivalil toitlustava ettevõttega koostöös,” rääkis Soo. 

“Kuna majutuskohad Viljandis on sel ajal enamasti hõivatud, siis sobiks päeva jätkuks väljasõit mõnda Viljandimaa turismitallu, kus võiks pidu jätkuda saunaga,” pakkus ta. Majutus ja transport jäävad firmade enda korraldada. 

Idee nr 3

Jõulupidu džässi saatel

Jazzkaare turundusjuht Eva Saar sõnas, et ka nemad pakuvad võimalusi oma üritus mõne kontserdiga ühendada.

Eva Saar märkis, et üldjuhul uurivad firmad, kas on võimalik näiteks suur kogus pileteid ostes saada mingi soodustus, hilisema vastuvõtu eest hoolitsetakse ise. Siiski on ka üritusi, kus festivali korraldajad aitavad organiseerida piletite kõrval ka vastuvõtuks ruumid ja toitlustuse.

“Jõulujazzi ajal näiteks on toimunud erinevad jõulupeod. Kevadel pigem üritused, mis suunatud klientidele. Firmade sünnipäevi väga korraldatud ei ole – fookuses on ikkagi muusika,” lausus Saar.Ühendust tasuks võtta vähemalt 10 päeva enne kontserdi toimumist. “Aga sõltub muidugi sellest, kas kohti on. Mõned kontserdid müüakse kiiresti välja.”

Hetkel kuum