Online-müügi liitmine hotelli tarkvaraga tagab teeninduskiiruse ja paindlikkuse

Tänane hotellitarkvara peab olema kiire ja lihtne ja pakkuma klassikaliste hotelliteenuste nagu registreerimise, arvelduse, raportite ja kliendi ajaloo moodustamise kõrval ühendust hotellitube ja -teenuseid müüvate online-kanalitega nagu Booking, RateTiger või Expedia. Seejuures on oluline, et süsteem oleks liidestatud automaatselt: kui klient soovib broneerida süsteemis tuba, kontrollib tarkvara automaatselt vabade ruumide olemasolu, ütleb inimesele hinna ning annab infot lisateenuste kohta. Kui klient toa broneerib, jõuab info kohe hotelli andmebaasi. Ainult nii on tagatud kiire, paindlik ja kasutajasõbralik suhtlus kliendi ning hotelli vahel.

Kuna selline tarkvara töötab 24 h, pole vaja sinna vahelüli teenindajate näol, mis tähendab omakorda tööjõukulude optimeerimist, inimestest tingitud vigade vähenemist ja müügipaindlikkuse tõusu. Just selline on Hoist Groupi arendatud spetsiaalne tarkvara HotSoft 8, mis on väga kasutajapõhine: seal on lihtne korrigeerida hotellitubade ja -teenuste hindu, sest kõik muudatused on tehtavad kiirelt ja automaatselt ning nähtavad üheaegselt nii vastuvõtutöötajale, juhtkonnale, omanikule kui ka teistele, kellele on vaja nende muudatustega kursis olla.

HotSoft 8 puhul on tegemist moodulistest koosneva programmiga, mille baaspakett on majutusasutustele ruumide broneerimiseks oluline tarkvara, millele omakorda lisanduvad vajadusel näiteks konverentsimoodul, kvoodimoodul, müügi- ja marketingimoodul ning spaamoodul jne. Tarkvara on võimalik nii osta kui ka rentida ning see võib asuda nii pilves kui ka lokaalses serveris, aga kindlasti on mugavam, lihtsam ja soodsam hoida andmeid pilveserveris.

Programm sobib tööks nii ühe- kuni viietärnihotellidele, pisikestele talumajutustele kui ka suurtele hotellidele pealinnas. Kui tegemist on hotelliketiga, näeb vastuvõtutöötaja täituvust ka teistes hotellides. Samuti on programmi ühendatud kliima automaatika: kui on teada, et klient saabub esmaspäeval kell 14, saab mugavalt seadistada ka seda otse HotSoftist. HotSoft 8 on taskukohane kõigile ning muudab töötajate töö mugavamaks, selgemaks ja lihtsamaks.

Peale tubade broneerimise lihtsustamise pakub HotSoft 8 olulist innovaatilist lisalahendust Serviator, mis aitab planeerida kogu hotelli tööd alates vastuvõtust kuni koristus-, remondi- ja majapidamistöödeni. Iga hotelli jaoks on oluline, et toad oleksid koristatud õigel ajal, korras ja kõik asjad terved. Kui varem pidi koristaja helistama mõne puuduse avastamisel tehnikule, kes pani töö paberile kirja ja võib-olla unustas koristaja palve, siis Serviator ühendab kõigi osakondade töö omavahel ega lase kellelgi unustada ühtegi tööd.

Telefonid, raadiosaatjad ja märkmikud on muutunud seoses Serviatoriga ajalooks. Tegemist on nutiseadmes avatava programmiga, mis näitab täpselt hotellitubade kaupa, mitu inimest sinna on registreeritud, kui pikaks ajaks ning millal on vaja ruume koristada. Lisaks on seal kolme värvi ikoonid, mis lihtsustatult öeldes kirjeldavad hotellielu: roheline näitab, et kõik on puhas ja korras. Kollane, et midagi vajab kontrollimist või toas on tööd pooleli. Ja punase värvi järgi saab aru, et toaga on midagi tõsiselt valesti. Sama pilti näevad kõik hotelli töötajad ning programm meenutab näiteks, et üle tuleb vaadata hotelli minibaar, mis ajaks saab tuba koristatud või et seal on midagi parandada. Võimalik on teha probleemist või hotelli unustatud asjadest pildid ning laadida need programmi üles.

Serviatorisse on mugavalt koondatud ka eriülesanded, mida toateenija ja personal igapäevaselt ei tee, nagu kuu iga esimesel päeval akende pesemine.

Programm on multikeelne ehk kui hotellijuht räägib inglise keeles ja koristaja vene keeles, saavad kumbki programmi endale sobivas keelel lugeda ja täita. Nii Androidil kui ka iPhone’il põhinev süsteem on lihtne ning sellega saavad hakkama kõik, kes oskavad telefoni kasutada. Kuna kõik andmebaasid asuvad Hoist Groupi pilveserveris, on need turvaliselt kaitstud.

Mugavad ja nutikad tänapäevased IT-lahendused teevad töö atraktiivsemaks nii töötajatele kui ka hotelli juhtkonnale, sest kõigil on olemas asjade üle kontroll, teenuse kvaliteet tõuseb ning töö muutub efektiivsemaks. Keskmiselt langeb Serviatori kasutamisega hotelli koristamisaeg kahe minuti võrra, mis teeb 100-toalise hotelli puhul veidi rohkem kui kolm tundi päevas. Kui korrutada see arv kuu või aastaga, tuleb kokku kopsakas summa.

Hoist Group pakub ka mobiilseid lukke ehk klient saab tavalise võtme asemel hotelli ja tuppa mobiilile saadetava numbrilise koodi või QR-koodi kaudu. Paljud hotellid tahavad optimeerida tööjõukulusid ja sulgeda näiteks ööseks või madalhooajaks hotelli peaukse. Serviator annab võimaluse seda mugavalt ja efektiivselt teha.

Uuringute järgi on töötajate rahulolu kasvanud kõigil hotellidel, mis kasutavad Serviatorit – seega on hea see ka argument tööjõuküsimuste lahendamiseks.

1994. aastal Rootsis asutatud Hoist Group arendab ja tarnib süsteeme, tooteid ja teenuseid nii hotellidele kui ka hotellikettidele, haiglatele ning avaliku sektori asutustele Euroopas ja Lähis-Idas. Lisaks tarkvarale kuuluvad ettevõtte tooteportfelli hotellide lukud, seifid, minibaarid ja samuti pakutakse klienditele enda pilveserverit, garanteerides niiviisi andmete turvalisuse.

Hoist Group ei müü teiste ettevõtete tooteid, mis omakorda teeb neist atraktiivsema partneri kui teiste tarkvaraarendajate edasimüüjad. Samuti ollakse seetõttu ka paindlikum ja kiirem klientide erisoovide ja vajaduste täitmisel. Tugiteenused on saadaval 24 tundi kohalikus keeles ning ettevõttel on kliente üle Euroopa. Praegu tegutsetakse 18 riigis.

Autor: Vasily Tsypun, Hoist Groupi Baltikumi müügijuht