Kuidas koostada ettevõtte IT eelarvet?

Iga IT investeeringu puhul peab olema arusaadavalt ära toodud sellest tulenev kasu kogu organisatsioonile ning klientide, oma töötajate või avaliku sektori puhul kodanike jaoks. Vastavalt loodetavale kasule saab hiljem hinnata investeeringu tasuvust. Samuti peab eelarve koostamise protsessis seadma tähtsuse järjekorda erinevaid investeeringuid.

Hea lähenemine uute edukate IT projektide ja investeerimisvõimaluste leidmiseks on just rääkimine oma ettevõtte tavatöötajatega. Selgitada välja, mis oleksid need lahendused, mis aitaks töötajal muuta igapäevast tööd lihtsamaks. Samamoodi tuleb kuulata ka nende vastuväiteid. Näiteks uus ja kiirem arvutivõrk võib olla inimese jaoks palju vähemtähtsam kui kliendiinfo süsteem, kus on kõik andmed käepärast.

Üheks kasuks võib olla efektiivsem sisemine tava-IT korraldus. Siia kuuluvad algatuseks hästitoimivad igapäevased IT infrastruktuurid pidevalt hooldatud personaalarvutitest ja kesksüsteemidest kiire ning töökindla interneti ühenduseni. Tähtsaks abiks on ka hästi toimiv IT tugi nii lõppkasutajatele kui ka IT spetsialistidele endale, mis tõstab IT lahenduste käideldavust ning vähendab riketest põhjustatud tööseisakuid, mis on tegelikult ettevõttele kaotatud raha.

Teine efekt võib olla organisatsiooni tarbijatele suunatud parem teeninduskvaliteet, mis suurema kliendirahulolu kaudu väljendub ettevõtte kliendiväärtuse kasvus. Siin on IT-lahendused juba tihedamalt seotud asutuse igapäevase tegevusega, kas klienditoe, internetisuhtluse vahendite või kliendihalduse süsteemide kaudu. Nii pikemas kui lühemas perspektiivis on lõpptulemuseks suurem käive ja kasum, riigiasutustel rahulolevamad kodanikud.

Kolmandal tasemel on IT otseseks eesmärgiks uute tehnoloogial baseeruvate lõpptarbijatele suunatud teenuste loomine, kus ITst kujuneb välja ettevõtte põhiprotsess. Heaks näiteks on siin nii Eesti juhtivate finantsasutuste internetipangad, enamuse oma teenusest interneti kaudu müüv uudisteagentuur BNS, nii kodanikke kui ärikliente teenindavad EVK Pensionikeskus või Tallinna Börs kui ka riigi online-suhtlus Eesti elanikega. Selliste lahenduste puhul on IT eelarve kulutused ka kõige lihtsamini mõõdetavad, kuna otsene tulemus äritegevusele käib just tehnoloogia kaudu. Üks suuremaid ja seni vähe kasutatud lahendusi on investeeringud ettevõtte põhitegevuse efektiivsuse tõstmisesse. Tööstus ja tootmine on tänapäeval edukad vaid juhul, kui kõik sisemised süsteemid toimivad väga täpselt optimeeritult. Mitmete ärirakenduste eesmärgiks saabki siin olla just mõõdetav tootmisprotsessi efektiivsuse tõus.

Riigi või avaliku sektori asutuse eelarve koostamisel võiks eesmärgiks seada eelkõige kliendirahulolu mõõdikud, kuna just need on nende toimimise eesmärgiks. Näiteks parem internetisuhtlus on üks hea võimalus tõsta iga Eesti elaniku rahulolu kohalike ja kesksete riiklike asutuste suhtes.

IT firmad peaks ettevõtetes saama konsultandi rolli ka kogu selles planeerimisprotsessis, pakkudes välja võimalusi suurema tasuvuse saavutamiseks kõigis toodud punktides. Ka IT ettevõtted omalt poolt tahavad ju kliendile pakkuda just neid lahendusi, millest on kliendile kõige rohkem kasu, saavutamaks pikaajalist võida-võida partnerlust.

Iga eelarve sammu puhul peaks kaaluma IT allhanke kasutamise võimalusi võrreldes oma IT meeskonnaga. Arvesse tuleb siin võtta mitte ainult oma töötajate otsest palgakulu, vaid ka nendega kaasnevaid proportsionaalseid kulusid ettevõtte üldkuludest. Maksab ju nii oma IT inimeste juhtimine, nende koolitus ja osalemine firma jõulupidudel või suvepäevadel, mis muidu keskmisena tunduva palgakulu mitmekordistavad. Oma töötaja puhul tuleb arvesse võtta ka see üks kuu aastas, mille ta erinevalt pidevalt oma teenuseid pakkuvast IT-firmast palgalisele puhkusele pühendab. Oma IT meeskonna puhul ei ole sageli võimalik ka töötajate nii hea spetsialiseerumine kitsamatele IT aladele, seega peab kulude juures mõõtma ka sama raha eest saadavat teadmistepagasit ning garanteeritud teenuste kvaliteeti. Teenuse sisseostmise (inglise keeles outsourcing) otsuste puhul tuleb mõista, et põhjendus selleks ei saa kindlasti olla vaid rahaline kokkuhoid, pigem on selleks parem teenuste kvaliteet ja ettevõtte tugevdamine keskendudes vaid oma põhitegevusele. Outsourcing ei ole ka tegevus, mille tulemusi saaks mõõta vaid üheaastase eelarvega, kuna tegu on aastatepikkuse protsessiga.