Mõtle enne, kui kirjutad

E-kirjad on saanud õigusvaidluste lahendamisel kohtutes keskseteks tõenditeks ning on paberkandjal dokumentatsiooniga samaväärselt arvestatavad. Sageli on e-kirja suhtlusstiil ja -viis vabamad, mis loovad aga omakorda laiad tõlgendusvõimalused. Enesele teadvustamata võib e-kirja teel olla sõlmitud kokkuleppeid, astutud läbirääkimistesse, antud võlatunnistusi, kinnitatud ettevõtte majandusraskusi ja tehtud muid toiminguid, mida vastaspool saab kohtuvaidlusesse sattumisel kergesti ära kasutada. E-kirja puhul kehtivad samad reeglid, mis ametliku kirjavahetusegi puhul, lihtsustatult ja väga üldistatult võib välja tuua kuus aspekti.

Tonaalsus - eelistada tuleks võimalikult lühikesi ja konkreetseid, viisakas ja lugupidavas toonis läbimõeldud e-kirju. Arvestades, et e-kirjad satuvad õiguslikus vaidluses tõenditena sageli ka kohtu lauale, võib kirjavahetuse tonaalsuse teadlik jälgimine olla kasulik.

Ajaline faktor - e-kirja kasutatakse sageli pakiliste asjade jooksvaks kokkuleppimiseks, teavitamiseks, kiirete arvamuste avaldamiseks jmt. Kiirustades võivad aga tekkida eksimused, millel võib olla võimaliku vaidluse tulemuse suhtes otsustav tähtsus. Pakilise suhtlemisvajaduse korral on seetõttu alati soovitatav suuline vorm (nt telefonikõne).

Saatja - äriühingus on otstarbekas ära määrata, kes millistes valdkondades ja millistes küsimustes on õigustatud e-kirjavahetust pidama. Nii välditakse olukordi, kus kohtuvaidluses selgub äriühingu juhtkonnale üllatuslikult, et vastaspoolele on töötajate kaudu antud kinnitusi, sõlmitud kokkuleppeid ja tehtud muud sarnast, mida juhtkond poleks soovinud.

Saajaskond - e-kirjavahetus on suur avatud ruum, mille üle puudub kirja saatjal kontroll. Alati tasub e-kirja saatmisel teada, et see võib vaid hetkega jõuda väga paljude isikuteni, sh nendeni, kellele see tegelikult jõuda ei tohiks.

Eesmärk - alati tasub e-kirjavahetuses tähele panna, et kirja võidakse kasutada teabe saamise või edastamise kõrval ka muude eesmärkide saavutamiseks, nt kohtuasja ettevalmistamiseks. E-kirjavahetuse võib ise algatada tõenduslikku väärtust omava teabe kogumiseks. Seda võib aga teha ka lepingupartner või muu isik, kellega on tekkinud erimeelsused, ning on hea, kui niisugust eesmärki osataks läbi näha.

Konfidentsiaalsus - väga oluline on tähele panna, et konfidentsiaalse või tundliku teabe edastamiseks e-kirjavahetus ei sobi.

Loodetavasti on need tähelepanekud abiks mõtestatud ja teadliku e-kirjavahetuse kujundamisel.