Kaubandusse jõuavad elektrondokumendid

Eesti kaubanduses liigub praegu 90 infost paberkandjatel ja keskmiselt tekitatakse ühe äritehingu sooritamiseks viis dokumenti. Seda on palju, kuid mida tuleks muuta?

Kuna ühest ettevõttest teise saadetav info tuleb uuesti arvutisse sisestada, siis tekib vigu ja lisatööd. Paberimajandus on aeglane ning seega võtab tellimuste töötlemine ning täidetud tellimuse jõudmine kliendini rohkem aega. Töötajate käsitöö suur maht, aeganõudev andmetöötlus ja võimalik tulevikus tekkiv konkurentsieelis panevad mõtlema elektroonilistele dokumentidele.

Arenenud majandusega riikides suurenevad tööjõukulud pidevalt, samal ajal kui automatiseerimise vahendid (arvutid ning telekommunikatsioon) odavnevad. Tänased edukamad kaubandusettevõtted kasutavad ära elektroonilise infovahetuse eeliseid. Ja kui ka tänasel päeval veel pole rahaliselt vahet, kas vahetada dokumente paberkandjal või elektroonsel kujul, siis tasub ikkagi valida elektrooniline andmevahetus, sest viie aasta pärast on e-dokumentide vahetus juba 35 soodsam. Üleminek paberipõhiselt elektroonilisele dokumendihaldusele võimaldab tänu elektrondokumentide paremale käideldavusele, kiiremale edastatavusele ja odavamale säilitatavusele saavutada märkimisväärset aja ja raha kokkuhoidu.

Elektroonilise andmevahetuse eesmärgiks on suurendada kõrgema efektiivsuse ja suurema käibe abil kasumit ning rentaablust, kasutades selleks infotehnoloogia võimalusi.

Samas ei võetud viimase 20 aasta elektroonilise andmevahetuse standardit EDI-t kasutusele nii kiirelt ja laialdaselt, kui alguses loodeti. Tõrked olid ennustatuist suuremad ning uue tehnoloogia kasutuselevõtmisega seotud kulud olid samuti väga suured. Kui vahepeal oli EDI küllaltki varjusurmas, siis 2000/2001 toimus EDI kasutuselevõtus suur arenguhüpe seoses EDI/XML tehnoloogia arenguga. XML (eXtensible Markup Language) on täna peamine tehnoloogia, mida kasutatakse kaubandusrakendustes, kuna see toetab täielikult ka olemasolevaid EDI transaktsioone. Tänu XMLi arengule on EDI abil realiseeritav äriline edu kättesaadav ka keskmise ja väikese suurusega ettevõtetele. XML-tehnoloogial põhinevate transaktsioonide osakaal suureneb ennustuste kohaselt poolelt protsendilt 2001. aastal 40ni 2003. aasta lõpuks.

Üks-ühele kommunikatsioon vs kesksüsteem

Kuigi esialgu võib tunduda, et elektroonilise ühenduse loomine partnerite vahel on imelihtne, pole see tegelikult nii. Põhjuseks see, et nn eraldiseisvat tarkvaralahendust pole olemas, iga tehing, ükskõik kui väike, omab mõju kogu organisatsioonile. Integreeritud lahenduste kogum ei esinda kunagi tervet organisatsiooni. Kõige suurem valearusaam on see, et integratsioon on lihtne. Kuid kohe, kui andmevahetusest tahetakse korraldada rohkem kui kahe ettevõtte vahel, tähendab see pingutuse korrutamist kõikide linki vajavate ettevõtete arvuga. Komplekssust ning muutuste mõju saab piirata, kasutades ühte linki, mis ühendab teie ettevõtte kõigi teiste ettevõtetega.

Komplekssuse piiramiseks ja stabiilsuse kindlustamiseks tasub kasutada kesksüsteemi, millel on mitmeid eeliseid: vähendab komplekssust, tagab stabiilsuse ja jätkusuutlikkuse; kindlustab dokumendi saatja legitiimsuse (st tagab, et dokumendi on tõesti saatnud partner, kes on tehingu teiseks pooleks); võimaldab süsteemi abil kontrollida, kas dokument jõudis adressaadini; salvestab kõik vahendatud dokumendid keskserveris, mis on eriti oluline väiksematele ettevõtetele, kes saavad dokumentidega tegeleda endale sobival ajal; võimaldab konverteerida ja vahetada informatsiooni väga erinevates formaatides ? mis on peamine faktor, et maksimaalne arv osalisi saaks eelistest osa; läbi kesksüsteemi saab ettevõtte kommunikeeruda ka klientidega teistes maades.

USA uuringufirma Boston Consulting Group (BCG) hinnangul moodustavad logistikakulud keskmise toote omahinnast 37. Võidud elektroonse andmevahetuse puhul on aga järgmised: keskmine kokkuhoid edasimüüjal tellimuse töötlemisel ? 10 dollarit (peamiselt tööjõukulud), tarnija kokkuhoid tellimuse töötlemisel ? 40 dollarit (tööjõukulud). Tarnija pakub edasimüüjale lisaallahindlust 0,5-1, et see kasutaks EDIt. Need säästud kasvavad geometraalselt iga uue dokumenditüübi lisandumisega (saateleht, arve jms). BCG sõnul nõuavad Ameerikas mõned jaemüügiketid tarnijalt iga paberdokumendi töötlemise kulude hüvitamiseks 20-30 dollarit. Ka Eestis on esimesed jaemüügiketid teavitanud tarnijaid oma plaanidest hakata paberdokumentide töötlemise eest raha küsima. Mitmed teised on sama sammu plaanimas.

Autor: Hele Hammer