Paberkalendrist elektroonilise ühiskalendrini

Kuidas tavaline paberist märkmik asendada ajaplaneerimiseks arvutis asuva ja kõigile näha oleva kalendriga, kirjeldab Scania Eestis elektroonilise grupitöö projekti juhtinud veokifirma personalijuht Katriin Lumiste.

Ligi saja töötajaga Scania Eesti esimene ajaplaneerimise vahend oli kalendermärkmik. Selle suurim miinus oli ülevaate puudumine töökaaslaste plaanidest. Kümne inimesega koosoleku kokkukutsumiseks oli vaja kulutada hulgaliselt aega, et telefoni või e-posti teel leida kõigile sobiv kellaaeg. Osade töötajate arvutiekraanide ääred olid tihedalt kaunistatud mitmevärviliste märkmepaberitega täis meeldetuletusi ja muud tööalast infot. Seega asus kogu töö konkreetse inimese laual.

Järgmisena võtsime kasutusele elektroonilise kalendri. Propageerisime ajaplaneerimise viimist kalendermärkmikust juba olemasolevasse arvutiprogrammi Outlook, mida osad töötajad juba ka kasutasid. Outlooki abil kolis info mitmelt erinevalt paberkandjalt ühte keskkonda luues mitmeid lisavõimalusi ka info struktureerimisel. Tõsi, mõnede töötajate jaoks on see siiani raske, kuid vast paneb teiste eeskuju ka nemad aja jooksul ümber harjuma.

Umbes pooleteise kuu möödudes saime pakkumisi terviklikult analüüsida, misjärel esitlesime informatsiooni tippjuhile ja eelnevalt mainitud kolleegiumile. Ühisest arutelust koorus välja veel küsimusi, millele vastuste saamiseks kulus nädal-paar.

IT partneri valikul olid meie jaoks lisaks lahendusele olulised faktorid mulje nende meeskonnast ? selle omavaheline koostöö ning meie projektimeeskonnaga kontakti saavutamise oskus. Meie omavaheline koostöö pidi ju samuti hakkama toimima efektiivse meeskonnatööna. Raske oli otsinguprotsessi käigus saavutada teineteisemõistmine näiteks selle firmaga, kus partneri valiku hetkeni olime suhelnud juba seitsme erineva inimesega ? palju tuli end korrata, pakkuja meeskond sai meie ootustest erinevalt aru.

Peale IT partneri valikut jõudsime rakenduse faasi. Edasi toimus lepingu sõlmimine, tööde üldplaani koostamine, täiendavad kohtumised konkreetsemate vajaduste tuvastamiseks jms. Siingi tekkis olukordasid, millega ei osanud arvestada. Esmalt vahetus kogu meie väljavalitud IT partneri meeskond ? ilmselt tüüpiline müügist ülemineku protsess. See oli aga meile veidi valuline, sest uus meeskond ei sisendanud kohe kindlust. Vaja oli uuesti luua kontakt ja üksteist tundma õppida. Mõnes mõttes oli selline asjade käik mõistetav, kuna iga lõigu jaoks oli partnerfirmas oma spetsialist. Teisalt tähendas see informatsiooni kadumist või vääriti tõlgendamist. Raskeimaks osutuski meie konkreetse vajaduse kirjeldamine. Olime müügiprotsessis korduvalt rõhutanud nõustamise olulisust ning ei muretsenud liialt selle üle, et me ise polnud antud lahenduse ja toodete ning ka IT alal piisavalt head spetsialistid. Kuid tööde sooritamisest huvitatud teostusmeeskond ootas meie täpset tellimust. Siinkohal idee IT-firmadele ? ehk on võimalik teostuse projektijuhi kaasamine müügiprotsessi, nii ei läheks müügiprotsessis kliendi poolt suuliselt esitatud ootused ja vajadused kaduma.

Hakkasime siis ise eri tooteid õppima, et koguda infot võimalikest lahendustest. Külastasime teisi sarnast lahendust rakendanud ettevõtteid, saime nõu koolitusfirmadelt.

Kuidas aitas meid meie IT partner? Projektijuht saatis meile lingi Microsofti veebilehele, et me sealt kõike vajalikku järjest lugeda saaksime. Samas keeldus projektijuht jätkuvalt nõuandja rollist ? äkki tahame liiga palju nn kellukesi ja muud ebavajalikku. Unustati vist, et meie soov oli jääda selle projektiga võimalikult lihtsaks ja töötajatele mõistetavaks. Teostusmeeskonna nägemus oma rollist oli tööde sooritamine, mitte lahenduste pakkumine.

Partneri tööstiil on teostuse faasis ülioluline, kuidas sellest tööstiilist aga enne lõpliku valiku tegemist teada saada, on raskem küsimus. Soovitan juba partneri valikul küsida infot ka teostuse projektijuhi kohta, võimalusel kaasata ta ostu/müügiprotsessi ja muidugi nõuda endale teostuseks kõige tugevamat projektijuhti.

Vahetult enne uue töökeskkonna ehk Exchange?i serveri rakendamist sai iga Scania Eesti töötaja seda tutvustava infomaterjali, viisime läbi Outlook'i koolitusi algajatele kasutajatele ning lõpuks ka vastava juhendamise. Meie uus töökeskkond on nüüdseks juurutatud vajades siiski veel mõningast kohendamist. Küll aga on järjest enam oma tööde planeerimine viidud Outlook'i ja aina aktiivsemalt kasutatakse erinevaid uusi grupitöö võimalusi.

Oleme oma töös efektiivsemad ? üksteise kalendreid nähes saame paremini meeskonnasiseselt aega planeerida, üle interneti saame mahuka üldvaate mitme töötaja kalendrist, pääseme oma e-postile ligi ka majaväliselt, kasutusse on võetud kõigile ligipääsetavad ühiskaustad. Loomisel on firma ühine kontaktide andmebaas ja kavas rakendada faksi saatmine otse Outlook?st. Julgen väita, et mitmeid Scania töötajad soovitaksid teistele firmadele mõelda grupitöö võimaluste loomisele, see annab hea eelduse efektiivsemaks firmasiseseks suhtluseks.

Autor: Katriin Lumiste