25 nippi perfektse tööalase e-kirja saatmiseks

Tempokal infoajastul võib kergesti tekkida olukord, kus e-kirja saabudes vajutad vastamise nuppu, toksid kiire vastuse ja paned kirja teele, pikemalt mõtlemata, mida just kirja panid. Paljud e-kirjade eksperdid leiavad, et selline suhtumine võib ohustada mainet eraeluliselt ja ka tööalaselt. Väljaanne Inc.com korjas neilt ekspertidelt olulisemad nipid, millega kindlustada, et e-kiri oleks professionaalne.

1. Aruta ainult avalikke asju. Tee selgeks, kas teema, millest kirjutad, on avalik või seda peaks arutama eraviisiliselt. Küllalt on selliseid juhtumeid, kus privaatse sisuga e-kirjad ringlevad terves ettevõttes, halvemal juhul internetis. Küsi endalt enne kirja saatmist, kas oleksid näiteks valmis sel teemal kirjutama teadetetahvlile.

2. Tutvusta end lühidalt. Ära eelda, et saaja teab, kes sa oled või mäletab sinuga kohtumist. Kui sa pole kindel, kas sind tuntakse ära, lisa kirja alguse väike meeldetuletus, kes sa oled ja kuidas te üksteist teate.

3. Ära kirjuta vihasena. Kunagi ära saada halva sõnumiga e-kirju, kus näiteks lõpetad koostöö kliendi või edasimüüjaga, vihastad kellegi peale, noomid või halvustad kedagi. See tundub lihtne, kuna e-kirjad paistavad sedavõrd mitteametlikena, kuid ei maksa unustada, et e-kirjavahetus säilib igavesti.

4. Kasuta hüüumärke tagasihoidlikult. Kui palju võiks tööalases e-kirjas olla hüüumärke? Õige vastus on üks. Vastasel juhul paistad lapsik ja ebaprofessionaalne.

5. Ole ettevaatlik konfidentsiaalse infoga. Ära saada e-kirjaga tundlikku informatsiooni, näiteks olulise tehingu üksikasju. Kui kiri satub vale inimese kätte, võivad sellel olla tõsised tagajärjed.

6. Vasta mõistliku aja jooksul. Kui ei ole just hädaolukord, pole vaja vastata kohe, kui e-kiri saabub. Sõltuvalt kirja sisust ja saatjast on sobilik vastata 24-48 tunni jooksul.

7. Hoidu lühivastustest. „Aitäh!“ või „OK“ ei anna vestlusele midagi juurde. Võid vabalt lisada kirja algusesse märkuse „Vastust pole vaja“, kui sa ei oota vastust.

8. Väldi veidraid lühendeid, emotikone või slängi. On vastuvõetamatu, et täiskasvanud ettevõtlusega tegelevad inimesed kasutavad e-kirjades lühendeid nagu „jh“ (jah) või „kle“ (kuule). Kui sa ei paneks naerunägu ametlikule n-ö paberkirjale, siis ei peaks seda ka kasutama e-kirjas.

9. Hoia puhtust. Miski ei häiri saajaid rohkem, kui vastusega on kaasas segadus. Näiteks pikk kirjavahetus, kus on liiga palju sisestusmärke (>>>) või lehekülgede viisi e-posti aadresse, mida ei kaitstud Bcc (pimekoopia) rea kasutamisega. Sisestusmärgid saad hõlpsalt eemaldada otsimise ja asendamise tööriistaga (Ctrl+F), e-posti aadressid tuleks lihtsalt kustutada.

10. Teemarida olgu selge. E-postkastidesse jõuab iga päev sadu kirju, mistõttu on oluline, et teemarida räägiks asjast, oleks lihtne ja kirjeldaks kirja sisu. Eelda, et kõik häguse või segase pealkirjaga e-kirjad rändavad kohe prügikasti.

11. Ära jäta rämpsposti muljet. Väldi teemaridu, kus kogu tekst on ainult suur- või väiketähtedes, mis sisaldavad linke ja hüüumärke.

12. Teemarida peab kirjaga kokku minema. Ära kunagi ava vana e-kirja, vajuta vastamise nuppu ja saada kirja, millel pole eelmisega midagi pistmist. Ära pelga teemarea muutmist niipea, kui kirjavahetuse teema muutub.

13. Hoiata suurte manuste eest. Ette teatamata suurte manuste saatmine võib ummistada saaja postkasti ja teised olulised kirjad ei pruugi kohale jõuda. Kui saadad midagi, mis on mahult suurem kui 500KB, peaksid saajalt küsima, kas talle sobib, kui selle saadad.

14. Ära saada üle kahe manuse. Kui ei ole just eraldi palutud, siis ära pane kirjaga kaasa korraga rohkem kui kaks faili. Samuti pane neile loogilised nimed, et saaja teaks kohe, millega tegu.

15. Lisa saajaid ainult siis, kui nad peavad infot teadma. Enne kui lisad nimesid koopia (Cc) ja pimekoopia (Bcc) ridadele, küsi endalt, kas kõik need inimesed peavad selle e-kirja saama.

16. Ole ettevaatlik „Vasta kõigile“ nupuga. Ära klõpsa seda enne, kui oled täiesti kindel, et sinu info peab jõudma iga kirjavahetuses oleva inimeseni.

17. Haara telefon. Kui teema vajab rohkem seletamist ja võib tekitada liiga palju küsimusi, ära saada e-kirja. E-kirja ei tohiks kasutada ka selleks, et viimasel minutil kohtumine tühistada ja mitte kunagi halbade uudiste teatamiseks. Selleks tuleks alati eelistada telefonikõne. Kui uudiseid on vaja teatada suurele hulgale inimestele, on e-kiri praktilisem.

18. Hinda oma kirja tähtsust. Ära mine liiale kõrgeima tähtuse (high priority) kasutamisega. Kui seda liiga tihti kasutada, ei võeta seda enam tõsiselt. Parem on selgitada teemareal, millest kiri räägib.

19. Säilita privaatsus. Kui saadad kirja suurele hulgale inimestele ja tahad nende privaatsust kaitsta, kasuta alati pimekoopia rida (Bcc). Samuti ära anna e-posti aadresse kolmandatele osapooltele.

20. Tee lühidalt ja konkreetselt. Pikad e-kirjad on möödanik. Kirjuta sisutihedalt, kuid jäta ridade vahele ruumi, et saajat mitte üle koormata. Veendu, et su teksti ei oleks raske lugeda ja saaja ei peaks end lõikudest läbi närima, selleks et aru saada, miks sa kirjutad. Kirja eesmärk peaks selguma esimese kahe lausega.

21. Tunne oma publikut. E-kirja tervitus ja lõpetus peaksid olema saajale vastavalt lugupidavad ja formaalsed. Järgi teise inimese stiili – kui ta on viisakas ja ametlik, vasta ka nii. Sama kehtib siis, kui ta on vähem ametlik ja pingevabam.

22. Jäta alati allkiri. Saaja ei peaks hakkama otsima, kuidas sinuga ühendust saada. Kui sa tegutsed palju sotsiaalmeedias, lisa allkirja ka kogu info oma kontode kohta. Sinu allkiri annab inimestele vajalikku lisainfot, eriti kui e-posti aadress ei sisalda täisnime ja firmanime.

23. Kasuta automaatvastust ainult siis, kui vaja. Täiesti kasutu on selline automaatne teade: „Aitäh teie kirja eest. Vastan esimesel võimalusel.“ Küll aga näitavad need rämpsposti saatjatele, et aadress töötab ja nad võivad selle lisada oma nimekirja.

24. Koolita oma töötajaid. Ettevõtete omanikud peaksid veenduma, et nende töötajad oskavad e-kirja teel suhelda. Ei tasu eeldada, et kõik teavad, mida nad teevad ja mida peetakse professionaalseks suhtluseks. Pange paika standard, mille järgi kogu ettevõte peaks käituma.

25. Sinu e-kiri on sinu peegeldus. Iga e-kiri, mille saadad, mõjutab su mainet. Kui teade on segane ja vigane, peab saaja sind ka segaduses, hooletuks ja kaootiliseks ettevõtjaks. Ärimaailmas on teiste nägemus sinust ülioluline, et edu saavutada.